Saatja: "Allar Aron" <
[email protected]>
Saaja: "info - AKI" <
[email protected]>
Teema: Veearvestite näitude salvestamine väliskeskonnas
Kuupäev: 2026-07-06 04:52
Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga.
Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.
Tere
Plaanime muutust klientide veearvesti näitude edastamisel.
Seniseni edastatakse näidud meie kodulehel Näitude teatamine - Kuusalu
Soojus <https://kuusalusoojus.ee/naitude-teatamine/> ja saadetakse
meilile.
Uus lahendus põhineb Tally veebivormil, mille kaudu sisestatud andmed
kantakse automaatselt Google Sheetsi tabelisse. See tähendab, et näidud ei
jõua enam üksikute e-kirjadena postkasti, vaid koonduvad ühte tabelisse,
kus neid on lihtne kontrollida, sorteerida, filtreerida ja vajadusel
eksportida.
Vormi võiks lisada ainult need andmed, mis on teenuse osutamiseks
vajalikud. Näiteks:
* Piirkond
* nimi
* joogivee näit;
* kastmisvee näit (vajadusel);
* kommentaar (soovi korral).
* kliendi number või lepingu number (kaalume vajadusel)
Kaalume kasutada kliendi- või lepingunumbrit nime asemel või vähemalt
peamise identifikaatorina. See võimaldab siduda näidud konkreetse
tarbimiskohaga ning vähendab töödeldavate isikuandmete hulka.
Selline lahendus vastab hästi isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR,
Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2016/679) põhimõtetele,
eelkõige:
* Andmete minimaalsuse põhimõte – kogutakse ainult neid andmeid, mis
on vajalikud veenäitude registreerimiseks. Kui e-posti aadressi või
telefoninumbrit ei ole teenuse osutamiseks vaja, siis neid ei küsita.
* Eesmärgipärasuse põhimõte – kogutud andmeid kasutatakse üksnes
veenäitude vastuvõtmiseks ja töötlemiseks ning neid ei kasutata
turunduseks ega muudel eesmärkidel.
* Turvalisuse põhimõte – ligipääs Google Sheetsi tabelile on ainult
selleks volitatud töötajatel ning konto kaitstakse tugeva parooli ja
kaheastmelise autentimisega.
* Läbipaistvuse põhimõte – vormil kuvatakse lühike selgitus,
millisel eesmärgil andmeid kogutakse, ning viide ettevõtte
privaatsuspoliitikale.
Vormi lõppu lisatakse ka teavitus, näiteks:
"Esitatud andmeid kasutatakse üksnes veenäitude registreerimiseks ja
veeteenuse osutamiseks. Andmeid ei kasutata turunduseks ning neid
töödeldakse kooskõlas ettevõtte privaatsuspoliitika ja kehtivate
andmekaitsenõuetega."
Sellise lahenduse peamised eelised on:
* kliendil on näitude esitamine kiirem ja mugavam;
* kõik andmed koonduvad automaatselt ühte kohta;
* väheneb käsitsi andmete sisestamise vajadus ja vigade oht;
* vajadusel saab andmeid lihtsalt eksportida või integreerida teiste
infosüsteemidega;
* lahendus on lihtsalt hallatav ning seda saab tulevikus hõlpsasti
täiendada.
Lisaks väärib märkimist, et nii Google Workspace (sh Google Sheets) kui ka
Tally on tänapäeval laialdaselt kasutusel nii Euroopa ettevõtetes,
mittetulundusühingutes, haridusasutustes kui ka avaliku sektori
organisatsioonides erinevate andmete kogumiseks ja töötlemiseks. Neid
kasutatakse näiteks registreerimiste, avalduste, küsitluste,
hooldustaotluste, teenuste tellimuste ning mõõteandmete kogumise juures.
Google Workspace on üks maailma enim kasutatavaid pilvepõhiseid
kontoritarkvara platvorme ning selle turvalisuse, ligipääsu halduse ja
andmekaitse võimalused vastavad professionaalsete organisatsioonide
ootustele. Ka Tally on kujunenud populaarseks veebivormide lahenduseks
tänu lihtsale kasutuskogemusele, paindlikkusele ning võimalusele
integreerida kogutavad andmed automaatselt erinevatesse infosüsteemidesse.
Andmekaitse seisukohalt on oluline rõhutada, et GDPR ei keela
pilveteenuste kasutamist. Vastupidi – määrus eeldab, et kasutatav teenus
tagab piisavad tehnilised ja organisatsioonilised turvameetmed ning et
isikuandmeid töödeldakse ainult ulatuses, mis on vajalik konkreetse
eesmärgi saavutamiseks.
Kas selline andmete edastamise plaan on vastuvõetav lahendus
kliendiandmete vastuvõtmisel?
Lugupidamisega
Allar Aron
Juhataja
Kuusalu Soojus OÜ
Tel.: 6072 452
Mobiil: 50 23 253
e-post: <mailto:
[email protected]>
[email protected]
<http://www.kuusalusoojus.ee/> www.kuusalusoojus.ee