Auditi lõpparuande edastamine

Ühtekuuluvusfondi projekti 2014-2020.6.01.20-0621 “Korterelamu rekonstrueerimine aadressil Kullava tee 4, Kolga” PROJEKTIAUDIT toetuse saaja: Kuusalu vald, Kolga alevik, Kullava tee 4 korteriühistu rakendusüksus: Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutus Lõpparuanne CF-204/2024 21.01.2025 KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST Auditi tulemus: Auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena järeldusele, et toetuse saaja tegevus projekti rakendamisel on olulises osas1 vastavuses kehtivate õigusaktidega. Siiski tehti väheoluline tähelepanek rakendusüksusele, kuna toetuse saajat ei oldud projekti dokumentatsiooni säilitamiskohustuse lõpukuupäevast ühemõtteliselt teavitatud. Märge struktuuritoetuse registris2 ➢ märkustega, väheolulised tähelepanekud (RÜ-le). Projektiaudit on läbi viidud vastavuses rahvusvaheliste siseauditeerimise kutsetegevuse standarditega. Projektiauditi lõpparuanne avalikustatakse Rahandusministeeriumi koduleheküljel. Täname auditeeritavat auditi läbiviimise ajal osutatud kaasabi, vastutulelikkuse ja koostöö eest. 1 Auditi töörühm on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega. Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata. 2 Olulised tähelepanekud on leiud, mis omavad või võivad omada finantsmõju (st mitteabikõlblikud kulud). Väheolulised tähelepanekud on leiud, mis ei oma finantsmõju, kuid mille lahendamine aitab toetuse saajal vähendada riske projekti edukal elluviimisel. 2  A - OSA 1. Auditi objekt ja auditeeritud kulud 1.1 PROJEKTI ÜLDANDMED Rakenduskava Ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskava 2014-2020 Prioriteetne suund 2014-2020.6 Energiatõhusus Meede 2014-2020.6.1 Energiatõhususe saavutamine elamumajanduses Projekti number 2014-2020.6.01.20-0621 struktuuritoetuse registris (edaspidi SFOS) Projekti nimetus Korterelamu rekonstrueerimine aadressil Kullava tee 4, Kolga Toetuse saaja ja partner(id): Kuusalu vald, Kolga alevik, Kullava tee 4 korteriühistu Taotluse rahuldamise otsuse KESF-0637, 02.09.2020 (kõrval-tingimustega taotluse rahuldamise otsus) (otsuse muutmise) number ja KESF-0637, 10.08.2021 (maksete õiguse tegemise otsus). kuupäev Rakendusüksus Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutus Projekti kulude abikõlblikkuse 01.06.2019-11.08.2023 periood 1.2 AUDITI LÄBIVIIMISE INFO Alus Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse § 11 lg 3 ning Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna struktuuritoetuse auditeerimise 2024. a tööplaan3. Eesmärk Hinnang struktuuritoetuse eesmärgipärasele ja õiguspärasele kasutamisele vastavalt Vabariigi Valitsuse 07.08.2014. a määruse nr 127 „Perioodi 2014- 2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine ” § 4 lõikele 1. Auditi läbiviija(d) Ailen Vali, Rahandusministeerium, Finantskontrolli osakond, I auditi talitus, talitusejuhataja (auditi eest vastutav isik); Grete Saarniit, Rahandusministeerium, Finantskontrolli osakond I auditi talitus, juhtivaudiitor (auditi juht). Auditi läbiviimise aeg 25.06.2024-21.01.2025 Metoodika Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna “Projektiauditi käsiraamat”. Auditi toimingud Auditi toimingute käigus projekti rakendamisega seotud isikute intervjueerimine ning järgneva analüüs ja hindamine: • projekti tegelik teostamine, • projekti rakendamist kajastav dokumentatsioon, • kulude abikõlblikkus, • projektiga seotud raamatupidamise korraldus, • omafinantseeringu olemasolu, 3 Tööplaan koostatakse lähtuvalt statistilise valimi moodustamise metoodikast, mille kohaselt on kõikidel projektidel võrdne võimalus valimisse sattuda. 3  • struktuurifondide sümboolika kasutamine. 1.3 AUDITEERITUD KULUD (auditi ulatus) Deklareeritud kulude aluseks SFOS nr PO3027, 24.01.2022, 192 283,78 eurot. olevad väljamaksed (väljamaksetaotluse SFOS nr, kuupäev, abikõlblik summa eurodes) Toetuse ja omafinantseeringu Toetus: 50% osakaal abikõlblikest Omafinantseering: 50% summadest (%) Valimi suurus (eurodes; % 192 283,78 eurot, 100% deklareeritud abikõlblikust summast)4 Tuvastatud mitteabikõlblikud kulud (eurodes): 0 eurot Leitud vea määr (%) 5 0% 2. Piirangud Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes. Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse § 24 punkti 10 alusel on toetuse saaja kohustatud andma audiitori kasutusse tema nõutavad andmed ja dokumendid ning võimaldama audiitoril viibida projektiga seotud ruumides ja territooriumil. Eelnevast tulenevalt järeldavad audiitorid, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad projekti raames teostatud tegevusi korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad projektidele hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitorite järeldused võinud olla teistsugused. . 4 Kui ei auditeeritud valimi alusel, märgitakse valimi suuruseks väljamaksetaotluse summa eurodes ja auditeeritud kulude osakaaluks 100%. 5 Mitteabikõlblike kulude osakaal tegelikult auditeeritud kuludest (%). Kui auditeeriti valimi alusel, siis mitteabikõlblike kulude osakaal valimi mahust. 4 B-OSA AUDITI TULEMUSED 1. Struktuuritoetuse eesmärgipärane kasutamine Struktuuritoetust on kasutatud olulises osas otstarbekalt ja sihipäraselt, vastavalt projekti eesmärkidele ja rakendamise tingimustele. 2. Raamatupidamises kajastamine Auditi ulatuses olevad kulud vastavad olulises osas struktuuritoetuse saaja raamatupidamise andmetele. 3. Struktuuritoetuse maht ning ajastus Struktuuritoetuse andmine on toimunud olulises osas ettenähtud mahus ja õigeaegselt ning omafinantseering on tagatud. 4. Hangete läbiviimine Struktuuritoetuse saaja ei ole hankija riigihangete seaduse mõistes. Toetuse saaja on toetuse saaja ostu RHR nr 238013 läbi viinud olulises osas vastavalt kehtivatele õigusaktidele. 5. Riigiabi andmine Projekt ei sisalda riigiabi andmist ega vähese tähtsusega abi. 6. Teavitamine ja avalikustamine Struktuuritoetuse saaja on toetuse kasutamisest teavitamisel ning avalikustamisel järginud olulises osas kehtivaid õigusakte. 7. Rakendusüksusele suunatud tähelepanekud Väheoluline tähelepanek 7.1 – Rakendusüksus ei ole toetuse saajat selgelt ja ühemõtteliselt teavitanud projekti dokumentatsiooni säilitamise lõputähtajast. Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse (edaspidi STS) § 35 lg 2 järgi tuleb kulu abikõlblikkust tõendavaid dokumente ja muid tõendeid säilitada vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr 1303/2013 (edaspidi ÜSM) artikli 140 lõikele 1 neli aastat, alates selle aasta 31. detsembrist, millal 30. juuni seisuga on kõikide 5 projektis abikõlblikuks arvatud kulude alusel toetus välja makstud, välja arvatud, kui muus õigusaktis on sätestatud pikem tähtaeg. Toetuse saajat teavitab säilitamise algusest ja lõpust rakendusüksus6 (edaspidi RÜ). RÜ teatas 23.05.2022 toetuse saajale (edaspidi TS) e-kirja teel, et projekti lõppmakse teostatakse 26.05.2022 ja juhtis mh TS tähelepanu projektiga seotud tõendavate dokumentide säilitamiskohustusele7. Samas ei toonud RÜ välja konkreetset dokumentide säilitamise tähtaja lõpukuupäeva, vaid TS pidi ise aru saama, mis kuupäeva on mõeldud sõnastusega „vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr 1303/2013 artikli 140 lõikele 1 neli aastat, alates selle aasta 31. detsembrist, millal 30. juuni seisuga on kõikide projektis abikõlblikuks arvatud kulude alusel toetus välja makstud“. Auditi käigus ei osanud TS konkreetset kuupäeva nimetada, mis ajani tuleb dokumente säilitada, vaid kinnitas, et säilitavad dokumente rohkemgi veel, kui on nõutud tähtaeg. Audiitori hinnangul tuleb RÜ-l toetuse saajat abistada keeruliselt sõnastatud tingimuste arusaadavaks tegemisel, eriti olukorras, kus toetuse saajateks on varem toetust mitte küsinud isikud (näiteks korteriühistud, kes tavaolukorras taotlevad toetust korterelamu renoveerimiseks vaid üks kord). Dokumentide säilitamise täpne tähtaeg on oluline, seda nii siseriiklike kontrollide ja auditite kui ka Euroopa Komisjoni ja Kontrollikoja poolt läbiviidavate kontrollide tarbeks, et TS oskaks arvestada kui kaua on ta kohustatud projektiga seotud originaaldokumentatsiooni säilitama. TS kompetentsi arvestades on ülekohtune loota, et TS oma minimaalse kogemuse taustalt suudaks täpse kuupäeva RÜ saadetud viitest välja arvestada. Hea praktika, kuidas toetuse saajat selgelt ja üheselt mõistevalt teavitada projekti dokumentatsiooni säilitamiskohustuse lõpuajast, on tuua lähenemine, mida kasutab rakendusüksus SA Keskkonnainvesteeringute Keskuses (edaspidi KIK). Nimelt edastab KIK SFOS-i kaudu toetuse saajale peale lõpparuande heakskiitmist teavituse projekti lõppemisest, kus muuhulgas tuuakse välja info „Juhime Teie tähelepanu, et tulenevalt perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seaduse (edaspidi STS) §-st 24 olete toetuse saajana kohustatud punkti 17 kohaselt säilitama projektiga seotud dokumendid ja muud tõendid, eelkõige kulude abikõlblikkust tõendavad dokumendid kuni 31.12.2026“. Ehk siis toetuse saaja saab selge kuupäeva, mis ajani dokumente peab säilitama. Risk rakendusüksusele: Mittehankijast toetuse saaja, kellel puudub varasem struktuurifondide toetuse saamise kogemust, ei pruugi aru saada dokumentide säilitamise täpsest tähtajast, sest RÜ ei ole seda TS-le lihtsalt ja mõistetavalt lähtuvalt heast haldusmenetlustavast edastanud nii, et see oleks tavainimesele selgelt ja ühemõtteliselt arusaadav. Juhul kui toetuse saaja ei ole arusaamatusest tulenevalt dokumentide säilitamise tähtajast kinni pidanud, siis sellega võib kaasneda oht, et toetus tuleb osaliselt või täielikult tagasi maksta, kuna toetus saaja ei ole oma kohustusi täitnud. Soovitus rakendusüksusele: Soovitame rakendusüksusel edaspidi (programmperioodil 2021-2027) toetuse saajatele selgelt ja ühemõtteliselt toetust reguleerivates õigusaktides keeruliselt sõnastatud tingimused lahti selgitada, eriti kui tegemist on toetuse saajatele seatud kohustustega. 6 STS § 35 lg 3: Rakendusüksus teavitab toetuse saajat käesoleva paragrahvi lõike 2 kohasest dokumentide ja muude tõendite säilitamise tähtaja algusest ja lõpust 7 „…Samuti juhime tähelepanu, et kõik kulu abikõlblikkust tõendavad dokumendid ja muud tõendid peavad olema säilitatud vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr 1303/2013 artikli 140 lõikele 1 neli aastat, alates selle aasta 31. detsembrist, millal 30. juuni seisuga on kõikide projektis abikõlblikuks arvatud kulude alusel toetus välja makstud. Lisaks käesolevas punktis toodud dokumentide säilitamise kohustuse täitmisele vähemalt eelnimetatud tähtaja jooksul, olete kohustatud säilitama kogu toetatavate tegevuste tellimisega seotud dokumentatsiooni (s.h toetatavate tegevuste teostamiseks pakkujatele saadetud pakkumiskutsed, pakkumiskutse saatmise e-kiri, pakkumiste esitamise või pakkumise esitamisest loobumise e-kirjad, pakkumiskutse muutmisel pakkujate teavitamise e-kiri ja muud kohased tõendid), tagamaks toetuse saaja poolne riigihangete seaduse § 3 toodud nõuete täitmise kontrolli võimalikkus toetatavate tegevuste järelevalvetoimingute käigus.“ 6 Vajadusel edastada auditeeritud projekti toetuse saajale selge säilitamiskohustuse lõpu kuupäev. Sel juhul soovitame eelnevalt konsulteerida korraldusasutusega, et muuhulgas oleks tagatud ka ÜSM-i artikli 140 lõikes 1 toodud tingimus. Rakendusüksuse kommentaar: Nõustume esitatud tähelepanekuga, et toetuse saajatele oleks projekti dokumentatsiooni säilitamise lõpptähtaega saanud veelgi selgemalt kommunikeerida. Selguse huvides võtame tarvitusele järgmised meetmed: • Saadame kõikidele programmiperioodi 2021–2027 lõpetatud projektidele täiendava teavituse, kus märgime konkreetse kuupäeva, milleni dokumente tuleb säilitada. • Tulevikus lisatakse selline teave selgelt ja üheselt mõistetavalt toetuse saajale projekti lõppmakse tegemisel. • Kooskõlastame tegevuse ka korraldusasutusega. Soovituse rakendamise eest vastutav isik ja kuupäev rakendusüksuses: Kadri Haamer-Tibar, 31.03.2025 Kinnitame lõpparuande 7 leheküljel. Auditi eest vastutav isik: Auditi juht: Ailen Vali Grete Saarniit I auditi talituse juhataja I auditi talituse audiitor Finantskontrolli osakond Finantskontrolli osakond Tallinn, 21.01.2025 7  Kaupo Koit Kuusalu vald Meie 22.01.2025 nr 10-5/353-1 Kolga alevik Kullava tee 4 korteriühistu [email protected] Auditi lõpparuande edastamine Austatud härra Koit Edastame Teile projekti nr 2014-2020.6.01.20-0621 „Korterelamu rekonstrueerimine aadressil Kullava tee 4, Kolga“ auditi lõpparuande nr CF-204/2024. Auditi eesmärk oli anda hinnang struktuuritoetuse kasutamisele Vabariigi Valitsuse 7. augusti 2014. a määruse nr 127 „Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine” § 4 lõike 1 järgi. Täname Teid meeldiva koostöö ja osutatud abi eest. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Anu Alber finantskontrolli osakonna juhataja auditeeriva asutuse juht Lisa: Auditi lõpparuanne Sama: Hr Aare Järvan, Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutus ([email protected]). Teadmiseks: Hr Yoko Alender, Kliimaministeerium ([email protected]); Hr Urmo Merila, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]); Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee registrikood 70000272 Pr Kristi Sell, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]); Pr Karin Viikmaa, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]). Grete Saarniit 5885 1346 [email protected] 2