Hankija vastus

. TARTU LINNAVALITSUS Riigihangete vaidlustuskomisjon Teie 20.01.2025 Lõkke tn 5 Meie 23.01.2025 nr 4-6/RH-24-055 10122 TALLINN Asutusesiseseks kasutamiseks Alus: AvTS § 35 lg 1 p 17 - Ärisaladus Hankija vastus vaidlustusele riigihankes 287282 Märge tehtud: 23.01.2025 Piirangu lõpp: 22.01.2030 Hankija taotlused Hankija taotleb Riigihangete vaidlustuskomisjonilt jätta vaidlustus rahuldamata ning vaidlustaja menetluskulud vaidlustaja enda kanda. I Asjaolud 1. Tartu Linnavalitsus (edaspidi: hankija) viib avatud hankemenetlusena läbi riigihanget "Tartu linna kodulehe arendustööde tellimine" (viitenumber 287282) (edaspidi: riigihange). 2. 20.01.2025 laekus hankijale ADM Interactive OÜ poolt esitatud vaidlustus, milles taotletakse Tartu Linnavalitsuse riigihankes "Tartu linna kodulehe arendustööde tellimine" (viitenumber 287282) vastu võetud järgmiste otsuste kehtetuks tunnistamist: Trinidad Wiseman OÜ pakkumuse edukaks tunnistamine (linnavalitsuse 07.01.2025 korralduse nr 6 p 1) ning Trinidad Wiseman OÜ kui eduka pakkuja kvalifitseerimine ja mittekõrvaldamine. 3. Otsuste kehtetuks tunnistamise taotlus on ajendatuna asjaolust, et vaidlustaja ei ole rahul hankija riigihanke hindamiskomisjoni otsustega, milles vaidlustaja pakkumuse teenuse osutamise kavale ei omistatud maksimumpunkte. 4. Vaidlustaja arvates tuleks eduka pakkuja kvalifitseerimise ja mittekõrvaldamise otsused kehtetuks tunnistada ka põhjusel, et hankija olevat eduka pakkuja kontrolli läbi viinud liiga vara (enne pakkumuse edukaks tunnistamist). 5. Hankija ei nõustu vaidlustusega ja vaidleb sellele täies ulatuses alljärgnevalt vastu. II Hankija seisukohad/põhjendused 2.1. Hankija seisukohad eduka pakkuja kvalifitseerimise ja kõrvaldamise aluste kontrollimise aja küsimuses RHS § 104 lg 8 näeb ette, et pärast pakkumuse edukaks tunnistamise otsuse tegemist kontrollib hankija edukal pakkujal kõrvaldamise aluste puudumist ja esitatud kvalifitseerimise tingimustele vastamist ning teeb otsuse eduka pakkuja kõrvaldamise või kõrvaldamata jätmise, ja kui ta on seadnud pakkujatele kvalifitseerimise tingimused, kvalifitseerimise või kvalifitseerimata jätmise kohta. Pakkumuse edukaks tunnistamise otsuse tegemine toimus Tartu Linnavalitsuse istungil 07.01.2025, istungi toimumise ajavahemikus 8:30-9:00. ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Raekoja plats 1a tel 736 1111 www.tartu.ee 50089 TARTU rg-kood 75006546 [email protected] Linnavalitsuse istungi päevakorra 11. punkt oli "Riigihanke "Tartu linna kodulehe arendustööde tellimine" pakkumuse edukaks tunnistamine". Kokku oli päevakorras 15 punkti. Viimane, 15. punkt sai läbi arutatud kella 9:00ks. Istungi protokolli saab hankija VAKOle vajadusel eraldi väljastada. Peale istungil otsuse tegemist teostas hankija riigihangete registris vastavad kontrollid ning koostas ja allkirjastas eduka pakkuja mittekõrvaldamise ja kvalifitseerimise otsused. Seega on hankija järginud RHS § 104 lg-s 8 esitatut. Elulise praktikaga ei ole kooskõlas arutelu, et kui näiteks kl 12 teostada eRHRi välispäringute liidese kaudu eduka pakkuja kõrvaldamise asjaolude kontroll ja allkirjastada kontrolli tulemi otsus nt kl 18, siis tuleks mitmetunnise ajavahemiku tõttu viis või kümme minutit enne kl 18 teha uus kontroll. Päevasiseselt ei muutu kõrvaldamise asjaolude info registris mitu korda. Hankija nõustub vaidlustaja poolt vaidlustuse p-s 46 esitatuga: "Allkirja andmine on formaalsus, lähtuda tuleb asja sisust (ehk millal kontroll faktiliselt läbi viidi) ja seaduse mõttest. RHS § 104 lg 8 mõte on tagada, et hankija kontrolliks kvalifikatsiooni ja kõrvaldamise aluseid selle pakkuja suhtes, kelle puhul on selge, et hankija plaanib temaga hankelepingu sõlmida, sellise selguse annab pakkumuse edukaks tunnistamise otsuse ametlik vastuvõtmine." Antud juhul hankija kontrollis kvalifikatsiooni ja kõrvaldamise aluseid selle pakkuja suhtes, kelle puhul oli selge, et hankija plaanib temaga hankelepingu sõlmida. Sellise selguse andis pakkumuse edukaks tunnistamine, mis oli teoks saanud linnavalitsuse istungil 07.01.2025 juba enne 9:00. 2.2. Hankija seisukohad vaidlustaja pakkumusele hindepunktide andmise küsimuses Vaidlustaja ei ole rahul tema teenuse osutamise kavale antud hindepunktidega. Teenuse osutamise kava alamkriteeriumi "realistlik projektplaan ja ajakava" eest anti Vaidlustaja pakkumusele 43 p 55st võimalikust (40%). Vaidlustaja soovib, et VAKO kontrolliks vaidlustaja pakkumusele antud hinnangute põhjendatust, iseäranis, kas hindamine toimus hanke alusdokumentides teatavaks tehtud hindamiskriteeriumide kohaselt. Hindamismetoodika näeb ette, et 40% maksimaalsest võimalikust punktide arvust saab pakkumus siis, kui "pakkumuses on küsitud info esitatud, kuid see sisaldab olulistes aspektides mõningaid puudujääke ja/või ebatäpsusi". Hankija on esitanud hindamisel põhjendused, so ülevaate, mis olulistes aspektides esinevad mõningaid puudujäägid ja/või ebatäpsused: ajakava ei arvesta hankija ja kolmandate osapoolte (kelle toode/teenus on kodulehega seotud) võimekusega esitatud ajakava realiseerimisel; ajakava ei arvesta puhkuste perioodi ja riigipühadega; riskiplaanis ei ole ette nähtud ja ammendavalt kirjeldatud, kuidas vastav risk maandatakse. Alljärgnevalt esitab hankija veelkord ülevaate/selgitused, millest nähtub, et hankija on andnud hindepunktid vaidlustaja pakkumuse projektiplaanile ja ajakavale vastavuses hindamismetoodikaga. 2.2.1. Ajakava küsimused Lähteülesande p 4.2.4 sätestab ajakava osas järgmist: "Teenuse osutamise kava peab sisaldama: /---/ 4.2.4. hanke sisuks olevate tööde tegemise realistlikku projektiplaani ja ajakava: 4.2.4.1. projektiplaanis on eesmärkide ja oodatavate tulemuste saavutamiseks vajalikud tegevused ja ülesanded jaotatud tegevusetappideks, toodud nende ajaline kestus, määratud tegevusetapi tegijad, tegevusetapi alustamise eeldused ja tulemid, sh toodud välja etappide omavaheline sõltuvus, 4.2.4.2. projektiplaanis on välja toodud olulised verstapostid" 2.2.1.1. Hankija selgitused hinnangule "Vaidlustaja esitatud ajakava ei arvesta hankija ja kolmandate osapoolte (kelle toode/teenus on kodulehega seotud) võimekusega esitatud ajakava realiseerimisel." Hankija hindas ajakava ning riskide juhtimise plaani tervikuna. Vaidlustaja on välja toonud 48 nädalase tegevusplaani. Kuna vaidlustaja esitatud dokumentatsioonis on kirjeldatud ainult vaidlustajapoolsed tegevused, jääb hankijal selgusetuks, kuidas on vaidlustaja ette näinud vaidlustaja, hankija ja kolmandate osapoolte vahelise suhtluse ja tööde sõltuvuse, sh kuidas toimub arvestamine hankija poolsete tööde ja hankijaga seotud kolmandate osapoolte tööde üleandmisega. Kuna koostööd ega võimalikke puhveraegasid ei ole projektiplaanis kirjeldatud, nähtub hankijale, et vaidlustaja viib arenduse läbi sprintidena ilma vahepealsete pausideta 48 nädala (11 kuu) jooksul. Arvesse tuleks võtta, et ka hankijal ja kolmandate osapoolte meeskondadel on aasta jooksul puhkused või riigipühadest ja muudest tööülesannetest tulenevaid takistusi. Sellises ajakavas püsimine ei ole hankija seisukohast realistlik. Kui vaidlustaja isegi eeldas, et arendusele kuluvate nädalate vahele võib jääda täiendavalt puhveraega, siis jättis ta selle oma pakkumises selgitamata ja hindamiskomisjon ei saanud sellega arvestada. Vaidlustaja on tähtaegadest kinnipidamisel riske hinnates hinnanud vaid tema enda poolseid viivitusi, kuid ei ole arvestatud riskidena võimalikke hankijast või kolmandatest osapooltest põhjustatud viivitusi. Hankija selgitused vaidlustuse p-s 25 esitatule: "Kui Hankija eelnevast olenemata leiab, et mõnele konkreetsele töölõigule on arvestatud ilmselgelt liiga vähe aega, arvestades Hankija ja kolmandate osapoolte „võimekust“, siis peaks ta selle selgelt ära näitama. Vaidlustaja ei saa hakata, õieti ei saa Vaidlustajalt mõistlikult nõuda, et ta hakkaks pakkumuses või vaidlustuses eraldi põhjendama ülimahuka tabeli iga lahtrit ja rida." Hankija on hanke dokumentatsioonis välja toonud informatsiooni, millest lähtuvalt oleks Vaidlustaja pidanud hindama, et hankija meeskonnast tulenevalt võib tekkida viivitusi ja kõik liidestatavad rakendused ei pruugi olla ajakavas esitatud aegadeks valmis. Näiteks hanke lähteülesande punktis 1.5 on kirjeldatud, et kodulehe sisuga tegeleb ligi 40 inimest linna erinevatest struktuurüksustest, kelle põhitööks ei ole veebi sisuhaldus. Lisaks on samas punktis kirjeldatud, et teenuste register, kust hakkab uus veebileht edaspidi teenuste kohta infot saama, on alles loomisel. Hanke alusdokumentide koosseisus esitatud turukonsultatsiooni dokumendi punktist nr 2 võib lugeda, et "tuleb arvestada võimalike kitsaskohtadega, mis võivad alles siis ilmneda, kui kodulehte hakatakse täitma reaalse sisuga. On oluline, et hankija poolt loodud sisu (tekstid, fotod jne), jõuaks arendajale õigeaegselt ning jääks piisavalt aega, et tegeleda tekkinud ülesannete lahendamisega." Pakkuja pole selle hankija meeskonnast tekkiva võimaliku riski ilmnemisega riskide loetelus ega ajakavas arvestanud. Hankija on nii turukonsultatsiooni dokumendis kui ka hanke andmete juures märkinud hanke eeldatavaks kestvuseks 18 kuud. Lisas 3 "Liidestuste kirjeldus" punktis 2 on välja toodud, et personalitarkvara on väljavahetamisel ja uus võetakse kasutusele enne uue kodulehe valmimist. Lähteülesannet koostades lähtus hankija mitmel pool väljatoodud 18 kuulisest arendusperioodist. Ka sellest saab välja lugeda, et ajakavas võivad tekkida nihked juhul, kui pakkuja ajakavas esitatud perioodi jooksul arendusi valmis ei saa. Ajakavas on pakkuja ette näinud, et personalitarkvaraga liidestamisega plaanivad nad tegeleda juba 17. ja 18. nädalal. Hankija möönab, et kõiki liidestusi saab iseenesest edasi lükata ka planeeritava arendusperioodi lõppu, kuid sellisel juhul kaotab tähenduse detailne ajakava ja võimekus sellest kinni pidada. Hankija poolt kalkuleeritud eeldatav ajakava ning vaidlustaja pakutud ajakava erinevad üksteisest 7 kuu võrra. Hankija selgitused vaidlustuse p-s 27 esitatule: "Selgusetuks jääb, õieti mis (või kui suur) on Hankija ja kolmandate osapoolte "võimekus", kust sellega arvestamise kohustus tuleneb ja kui suurel määral, õieti millises osas ajakava on eelneva vaates puudulik. Niisiis ei ole Hankija etteheide mitte üksnes sisuliselt ebaõige, vaid ka puudulikult põhjendatud." Hankija eeldatav ajakava (18 kuud) ja pakkuja eeldatav ajakava (11 kuud) erinevad üksteisest väga palju. Juba sellest saab välja lugeda hankija "eeldatavat võimekust". Hankija ja pakkuja tegevused on arendusprotsessis omavahel sõltuvuses. Kui hankija ei suuda pakkuja meeskonnale esitada vajalike arendussprintide alguseks veebilehe sisu või disainiga seotud materjale, siis ei ole ka pakkujal võimalik arendusega jätkata. Sellega on nõustunud ka vaidlustaja oma pakkumuses - näiteks on vaidlustaja esitatud ajakavas ääremärkustena väljatoodud järgnevad punktid: "- Tööde etapid võivad pakkujast mittesõltuvatel asjaoludel pikeneda (nagu nt kolmandate osapoolte tekitatud viivitus); - Sidusrühmad, kaasa arvatud tellija ja kolmandad osapooled, on kohustatud osalema määratud koosolekutel ja andma õigeaegselt tagasisidet ning vajalikud sisendid" Vaidlustaja riskide halduse tegevuskavas neid välja toodud punkte võimalike riskidena käsitletud aga ei ole. Esitatud on vaid vaidlustaja tegevuse tagajärjel tekkinud riskid ja nende maandamine. Näiteks on vaidlustaja toonud välja, et 32 nädala lõpuks peab olema hankijal üle antud veebilehe sisu, et järgmise sprindi lõpuks oleks sisu indekseeritud. Hankija ei pruugi selleks olla võimeline, kuna hankija meeskond tegeleb lehe sisuga oma põhitöö kõrvalt. Lähteülesande punktis 1.5 on esile toodud, et tänasel veebilehel võib olla sisu erinevalt struktureeritud ja sõnastatud. Lisaks võib esineda sisu dubleeritust, aga ka vananemist, sest teenuste info uuendamine ning vananenud info tuvastamine veebilehel on mahukas käsitöö. 2.2.1.2. Hankija selgitused vaidlustuse p-des 30 ja 31 esitatule ning hankija hinnangule "ajakava ei arvesta puhkuste perioodi ja riigipühadega", "Kui Hankija leiab, et Vaidlustaja projektiplaan sisaldab nii labast viga nagu töötajate puhkusega mittearvestamine, siis peaks Hankija selle täpsemalt ära näitama ja lahti seletama. Seda ei ole Hankija teinud, esitades vaid paljasõnalise etteheite." Hankija leiab, et vaidlustaja on valesti tõlgendanud hindamislehel olevat selgitust. Vaidlustaja on arvestanud enda meeskonna puhkustega, kuid ei ole arvestanud hankija ning hankijast sõltumatute kolmandate osapoolte puhkustega ja sellest tuleneva võimaliku ajaraami nihkumisega. 2.2.2. Riskiplaani küsimus Lähteülesande p 4.2.3.2 kohaselt soovis hankija näha, kas projektiplaani koostamisel on pakkuja arvestanud riskide ilmnemisega ja viinud sisse riskijuhtimise tegevused. Tegemist on pakkumuse olulise aspektiga. Vaidlustaja poolt pakkumuse koosseisus esitatud teenuse osutamise kava koosseisus sisalduvas "riskide halduse tegevuskavas" on esitatud äärmiselt paljasõnalised laused, nagu nt "Riskide hindamine ja nende maandamise planeerimine on projektijuhtimise oluliseks osaks", "Riskide juhtimisega tegeldakse kogu projekti vältel", "Riskide määratlemisse ja ennetavate tegevuste väljatöötamisse peaksid olema kaasatud Tellija ja Täitja projektimeeskonnad", "Määratletud riskide analüüsimisse ja hindamisse peaks Täitja hinnangul olema kaasatud ka projekti juhtrühm", "Põhjalikum riskianalüüs, hindamine ja riskiplaani kinnitamine viiakse läbi enne projekti elluviimist, näiteks avakoosoleku osana" ja "Projekti riskid on pidevas muutmises". Hankija leiab, et vaidlustaja ei ole pakkumuse projektplaani koostamisel arvestanud riskide ilmnemisega ega viinud sisse riskijuhtimise tegevusi. 2.2.3. Hankija seisukohad hankel seatud hindamiskriteeriumidest juhindumisest Vaidlustaja ei ole hankija poolt alusdokumentides osundatule ajakava ja riskide hindamisel piisavalt tähelepanu pööranud. Lähteülesandes on esitatud p 2.3. "Uue kodulehe planeeritav valmimisaeg on 18 kuud pärast hankelepingu sõlmimist." Ajakava realistlikkus ning riskiplaan selle hindamise osana olid hankija vaates olulised aspektid. Oluline aspekt on selline, mis mõjutab olulisel määral projekti õnnestumist või ebaõnnestumist. Hankija hinnangul ei ole 48 nädalaga reaalne kodulehe sisu ja disaini valmis teha. Vaidlustaja on arvestanud, et ta teeb kogu aeg tööd järjepanu. Vaidlustaja peab arendustöid tehes arvesse võtma, et vahepeal on korduvalt vaja ka hankijapoolseid sisendeid. Hanke eesmärk on lansseeritud kujul koduleht. Selleks on vaja hankija sisendit. Vaidlustaja ei ole hanke lähteülesandest korrektselt aru saanud, mis nähtub asjaolust, et vaidlustaja ei ole arvestanud hankija sisendiga ja selleks kuluva ajaga. Hankija on osundanud riskidele mh ka AD koosseisus esitatud failis "Turukonsultatsioon hankele. pdf". Väljavõtted: "2. Planeeritud ajaraami (18 kuud) teostatavus 18 kuud on piisav aeg küsitud arendustöö tegemiseks. Arvestada tuleb, et võimalikud kitsaskohad ilmnevad sageli alles siis, kui koduleht täidetakse reaalse sisuga. Seega on oluline, et hankija poolt loodud sisu (tekstid, fotod jne), jõuaks arendajale õigeaegselt ning jääks piisavalt aega, et tegeleda tekkinud ülesannete lahendamisega. /…/ 7. Töö etappidesse jaotamine ning garantiitööde teostamine Etapid võivad pakkujast mittesõltuvatel asjaoludel pikeneda (nt kolmandate osapoolte tekitatud viivitus). Agiilse arenduse puhul ei ole võimalik välja tuua konkreetseid etappide algus- ja lõpukuupäevi." Esitatud teenuse osutamise kava hindasid hankekomisjoni liikmed ühiselt. Pakkumises olemasoleva info põhjal leidis hindamiskomisjon, et ajakava ei ole realistlik ja riskianalüüs on liiga ühekülgne. Lähteülesande p-s 6.2 on esitatud ülevaade, mille kohaselt hindamisel antakse maksimaalsed 20 punkti komponendi "Realistlik projektiplaan ja ajakava" osas pakkumusele, mis sisaldab realistlikku ja riske arvestavat projektiplaani ning ajakava. 40% maksimaalsest võimalikust punktide arvust antakse juhul, kui pakkumuses on küsitud info esitatud, kuid see sisaldab olulistes aspektides mõningaid puudujääke ja/või ebatäpsusi. Kuna vaidlustaja pakkumus sisaldab komponendi "realistlik projektiplaan ja ajakava" osas olulistes aspektides, nagu ajakava realistlikkus ning riskiplaan, mõningaid puudujääke ja/või ebatäpsusi, anti selle komponendi osas vaidlustaja pakkumusele 40% maksimaalsest võimalikust punktide arvust. III Menetluslikud küsimused 3.1. Tähtaegsus. Vaidlustuskomisjon on määranud vaidlustusele vastamise tähtpäevaks 23.01.2024. Vastus on tähtaegne. 3.2. Vaidlustuse läbivaatamine. Hankija on nõus vaidlustuse läbivaatamisega kirjalikus menetluses. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Anneli Apuhtin õigusteenistuse juhataja linnasekretäri ülesannetes Veiko Faster 736 1172 [email protected]