Lähetuste töökord 2025

Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: kantsleri 29.01.2025käskkirjaga nr 4 Protsessi koordinaator: finantstiimi peaspetsialist Versioon: 10 Lähetuste kord Andmed dokumendi muutmise kohta Versiooni Käskkirja kpv Jõustumise Käskkirjade informatiivne terviktagasivaade nr ja nr kuupäev Ver 01 16.09.2009 nr 16.09.2009 Algse versiooni loomine. 114 Ver 02 12.07.2010 nr 12.07.2010 Täiendatud versiooni loomine. 118 Ver 03 05.04.2013 nr 05.04.2013 Kord laieneb nii ametnikele kui töötajatele sarnastel 48 tingimustel, lähetuste kinnitamine on vastavalt alluvussuhtele delegeeritud kantslerilt asekantslerile, skaneeritud pardakaarte peavad lähetuste aruandluses esitama ainult EL Nõukogu töös osalejad, isikliku sõiduauto kulude hüvitamisel võetakse aluseks arvestus 8 liitrit 100 km kohta. Ver 04 21.11.2014 nr 21.11.2014 Täiendatud protsessikirjeldust seoses Riigitöötaja 119 Iseteenindusportaali lähetuste mooduli kasutuselevõtuga ning üldpõhimõttega nõukogu liikmetest teenistujate lähetuskulude katmisest. Ver 05 19.02.2016 nr 19.02.2016 Muudetud välislähetuse päevaraha määra. 024 Ver 06 17.06.2018 nr 17.06.2018 Jäetud välja majutuskulude piirmäärad, kohustus 44 vormistada RTIPis siseriiklik lähetus, kui sellega ei kaasne kulusid ning protsessijoonised. Jäetud välja kohustus lisada siseriikliku lähetuse puhul kutse. Tõstetud piirmäära, mille võrra võib ilma täiendavat kinnitust võtmata algne maksumus erineda lõplikust maksumusest. Lisatud võimalus lähtuda lähetuskulude hüvitamisel tegelikest kantud kuludest, kui lähetuspäevale järgneval tööpäeval kehtiv Euroopa Keskpanga päevakurss sellest erineb. Ver 07 18.10.2021 nr oktoober 2021 Töökorra endine versioon tunnistatakse kehtetuks ja 63 kehtestatakse uus, mille sisu on eelmise versiooniga võrreldes sama, välja arvatud järgnevalt kirjeldatud muudatus. Kõikide lähetuste (v.a kantsler ja ministri nõunikud) kinnitaja on kantsler. Kantsleri ja ministri nõunike lähetused kinnitab minister. Välja on jäetud põhimõte, et RM hüvitab lähetuskulud teenistuja osalemisel juriidiliste isikute organite töös (nõukogu liikmed). 03.02.2022 nr 8 Veebruar 2022 Muudetakse põhimõtet, mille kohaselt ei pea tööandja juhul, kui töötaja viibib lähetuses kauem kui lähetuse eesmärgi täitmiseks vajalik, hüvitama sõidukulu, sest olukorda käsitletakse kui puhkuse ühildamist lähetusega. Muudatuse jõustudes hüvitab tööandja lähetuse sõidukulud ka juhul, kui töötaja viibib lähetuses kauem kui lähetuse eesmärgi täitmiseks vajalik. Teenistuja tasub tööandjale sõidukulu ulatuses, Rahandusministeerium 1 / 10 Eelmine versioon: RaM kantsleri 19.12.2023 käskkiri nr 79  Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: kantsleri 29.01.2025käskkirjaga nr 4 Protsessi koordinaator: finantstiimi peaspetsialist Versioon: 10 mis ületab summat, mis oleks kulunud lähetuses viibimise sõidukuludeks eesmärgi täitmiseks vajaliku pikkusega lähetuse korral. (käskkirjaline üksikmuudatus, tervikdokumenti ei koostatud) Ver 08 märts 2023 Lähetuskulude jälgimise ja kinnitamise delegeerib kantsler asekantsleritele. Vastutus lähetuskorra ajakohasuse tagamise eest pannakse finantsüksusele. Ver 09 19.12.2023 nr 79 19.12.2023 Muudetud punkti 4.5.3. Lähetuskorralduse kinnitajaks kõikide teenistuskohtade osas (v.a kantsler, ministri nõunikud) on kantsler või kantsleri kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis antud nõusolekult asekantsler või osakonnajuhataja. Ver 10 29.01.2025 nr 4 29.01.2025 Muudetud punkti 3.4 päevaraha määra. Alates 01.02.2025 on päevaraha määr 60 eurot. Muudetud punkti 5.1.1 teksti, Välisministeerium asendatakse lähetaja ministeerium. Muudetud punkti 5.2.1 eemaldatakse lauses sulgudes olev tekst (ühistransport, kommunaalkulud jne) Sisukord 1. Eesmärk ..................................................................................................................................... 2 2. Mõisted ...................................................................................................................................... 2 3. Üldpõhimõtted ........................................................................................................................... 3 4. Tööprotsess: lühiajaline ehk nn tavalähetus ............................................................................... 4 5. Tööprotsess: pikaajaline välislähetus ........................................................................................ 9 6. Viited ....................................................................................................................................... 10 7. Kaasnevad dokumendid .......................................................................................................... 10 1. Eesmärk Lähetuste kord (edaspidi kord) reguleerib Rahandusministeeriumi (edaspidi RM) ametnike ja töötajate (edaspidi teenistujate) lähetuste planeerimist, taotlemist, vormistamist ja aruandlust. 2. Mõisted 2.1 Juhtkond- kantsler, asekantslerid. 2.2 Lähetus - teenistuja suunamine kindlaksmääratud ajavahemikuks teenistusülesande täitmisele väljapoole alalise teenistuskoha asukohta. 2.2.1 Välislähetus - teenistuja lähetamine välisriiki. 2.2.2 Siseriiklik lähetus - teenistuja suunamine teenistusülesande täitmiseks väljapoole alalise teenistuskoha asukohta asukohariigi piires. 2.2.3 Koolituslähetus - teenistuja lähetamine koolituse eesmärgil. Koolituslähetuse taotlused vormistatakse sarnaselt koolitustaotlustega riigitöötaja iseteenindusportaalis (edaspidi RTIP. 2.2.4 Grupilähetus - Lähetuskorraldus, kuhu saab lisada kui palju tahes lähetatavaid, kes reisivad grupina ning jagavad ühiselt lähetuse kulusid. Osalejad võivad esitada eraldiseisvaid Rahandusministeerium 2 / 10 Eelmine versioon: RaM kantsleri 19.12.2023 käskkiri nr 79  Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: kantsleri 29.01.2025käskkirjaga nr 4 Protsessi koordinaator: finantstiimi peaspetsialist Versioon: 10 kuluaruandeid lähetuse kulude kohta. Tavapärane valik osakonna ühiskoolituseks või seminariks. Grupilähetuskorralduse võib koostada lähetuse organiseerija, kes ise gruppi ei kuulu. Grupilähetuse vormistamisel lähetatavatele asendajaid ei määrata ning grupi liige avanssi küsida ei saa. 2.2.5 Ühislähetus - Lähetus, kus osaleb mitu isikut (min 2 lähetatavat). Selle valiku korral jagatakse lähetuskorralduse vormil lähetuse üldiseid andmeid (s.t. lähetusse tuleb minna samal ajal, samal eesmärgil ja samasse sihtpunkti), kuid lähetuskorralduse kulude ploki peab iga lähetatav täitma eraldi. Samuti saadab iga lähetatav oma lähetuskorralduse eraldi menetlusse. Ühislähetuse liikmetele saab küsida ühist reisipakkumist. Ühislähetusel käinud töötajad saavad esitada ühise sisuaruande. 2.2.6 Pikaajaline välislähetus - üle 6 kuu kestev teenistuslähetus välisriiki. 2.3 Lähetuse taotleja – teenistuja, kes vormistab enda lähetust või juhiabi (sh ühisosakonna (ÜO) teenistuja), kes vormistab juhi lähetust või Euroopa Liidu ja rahvusvahelise koostöö osakonna (ELO) teenistuja, kes vormistab ministri lähetust. 2.4 Lähetuse haldur – juhiabi, kes konsulteerib teenistujat reisiteenuse tellimisel ja piletite vormistamisel. 2.5 Riigitöötaja iseteenindusportaali (RTIP) lähetuste moodul – lähetuste taotlemise (sh reisiteenuste tellimise) ja vormistamise elektroonne keskkond. 2.6 Ametisõiduk – RM omandis olevad või kasutuslepingu alusel kasutatavad ministrite ja kantslerite kasutuses olevad sõiduautod, autojuhiga või autojuhita ühiskasutuses olevad sõiduautod ning ühiskasutuses jalgrattad. 3. Üldpõhimõtted 3.1 Lähetusse saadetakse teenistuja juhul, kui ei ole võimalik infot hankida või probleemi lahendada telefoni- või videokonverentsi teel. Lähetuskulud hüvitatakse vastavalt kehtivatele õigusaktidele. 3.2 Korra läbivaks põhimõtteks on, et ühele üritusele (eelkõige peetakse silmas välislähetusi) üldjuhul RMist mitut teenistujat ei lähetata: lähtutakse üldisest mõistlikkuse põhimõttest. 3.3 Koolituslähetustele lubamisel lähtutakse Rahandusministeeriumis kehtivatest koolituspõhimõtetest. 3.4 Kõigile teenistujatele kehtib ühtne välislähetuse päevaraha määr 60 eurot päevas (sõltumata toitlustamisest) välislähetuse esimese 15 päeva kohta, kuid mitte rohkem kui 15 päeva kalendrikuus, ja 40 eurot iga järgneva päeva kohta. 3.5 Lähetusse jõudmiseks eelistatakse ühistransporti või kasutatakse ametisõidukeid. Kui ühistranspordi või ametisõiduki kasutamine on ebamõistlik või pole võimalik, võib teenistuja kasutada lähetuses viibimiseks isiklikku sõiduautot. Isikliku sõiduauto lähetuses kasutamise kulu hüvitatakse kütusetšeki alusel, lähetuses läbitud kilomeetritele arvestatakse 8l/100 km kohta. Remondi-, hoolduskulusid ja muid auto kasutamisega seotud kulusid ei hüvitata. 3.6 Juhul, kui teenistuja soovib viibida lähetuses kauem kui lähetuse eesmärgi täitmiseks vajalik, siis tasub teenistuja RM-le tekkinud kulu ulatuses, mis ületab summat, mis oleks kulunud lähetuses viibimiseks eesmärgi täitmiseks vajaliku pikkusega lähetuse korral. Sel juhul ei ühti sõidupileti kuupäevad lähetuskorraldusel toodud lähetuse algus- ja lõpukuupäevadega. Lähetuskorralduse lisainfo ja märkuste lahtris peab kajastuma: a) teenistuja soov viibida lähetuse sihtkohas kauem ning b) sõidukulu lähtesumma, mis oleks kulunud eesmärgi täitmiseks vajaliku pikkusega lähetuse korral. 3.7 Välislähetusse väljasõidu päeva loetakse välislähetuse päevaks ja selle eest makstakse teenistujale päevaraha, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub vähemalt kolm tundi enne keskööd. Välislähetusest saabumise päeva loetakse välislähetuse päevaks ja selle eest makstakse Rahandusministeerium 3 / 10 Eelmine versioon: RaM kantsleri 19.12.2023 käskkiri nr 79  Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: kantsleri 29.01.2025käskkirjaga nr 4 Protsessi koordinaator: finantstiimi peaspetsialist Versioon: 10 päevaraha, kui saabumispäeva algusest (kell 00.00) on sõiduki saabumise ajaks möödunud vähemalt kolm tundi. 3.8 Lähetuskorralduse digitaalset kinnitamist tõlgendatakse kui korraldust vastava teenistuja lähetusse saatmiseks lähetuskorraldusel nimetatud tingimustel. Siseriikliku lähetuse puhul, millega kulusid ei kaasne, ei ole lähetuskorralduse vormistamine RTIPis vajalik. Küll on vajalik struktuuriüksuse juhi eelnev e-kirjaga teavitamine enda viibimisest väljaspool tavapärast töökeskkonda ning vastava märke lisamine elektroonsesse kalendrisse. Juhul, kui lähetuse kulud siiski tekivad, esitab teenistuja lähetusest naastes lähetuse kuluaruande (kaks ühes lähetuskorralduse/kuluaruande). 3.9 Juriidiliste isikute organite töös (nõukogu liikmed) osalemiseks vormistatakse lähetus, arvestades siseriikliku lähetuse puhul punktis 3.8 sätestatut ning lähtutakse põhimõttest, et lähetusega kaasnevad kulud katab vastav juriidiline isik, kelle töös osaletakse. Juhul, kui juriidiline isik seda ei tee, katab kulud RM. 3.10 Erinevaid hinnapakkumusi võib kombineerida (nt lennupiletid ühelt reisipakkujalt, majutus teiselt), silmas pidades seejuures erinevate teenusepakkujate erinevaid kindlustuspõhimõtteid. 3.11 Erinevate pakkumuste hulgast valiku tegemisel tuleks eelistada soodsaima hinnaga lähetuse kogupaketti. 3.12 RM toetab keskkonnahoidliku transpordi ja ühistranspordi kasutamist, muuhulgas välditakse üldjuhul lendamist äriklassis (vt ka p 3.14 -3.15 täpsustused) ja eelistatakse otselende. 3.13 Lennupiletite puhul tuleb eelistada mittevahetatavaid nn economy saver pileteid. Kui sõidukulud hüvitatakse (Euroopa Komisjoni vm vastav organisatsioon), võib kasutada flexible e muudetavaid pileteid. Flexible-pileteid tuleb eelistada ka asekantslerite ja kantsleri lähetustel. 3.14 Lennureisi pikkusest sõltuvalt valitakse parim hinna ja mugavuse/reisiklassi suhe, äriklassis on lubatud üldjuhul sõita üle 6-tunniste lendude puhul. 3.15 Ministril on lubatud äriklassis reisimine. Ministrit saatev teenistuja kasutab äriklassi kantsleri nõusolekul. 3.16 Broneeringud kehtivad sõltuvalt teenuse tingimustest üldjuhul 24 kuni 72 tundi, v.a. erisused. 4. Tööprotsess: lühiajaline ehk nn tavalähetus Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus (ametikoht/üksus) 4.1 LÄHETUSTE PLANEERIMINE 4.1.1 Asekantslerid, Esitavad RMi iga-aastase tegevuskava ja eelarve koostamisel kantsler finantsjuhile oma valdkonna lõikes osakondade lähetuste plaani. 4.2 LÄHETUSKORRALDUSE ALUSTAMINE 4.2.1 Lähetuse taotleja Koostab esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui 7 kalendripäeva enne planeeritava lähetuse algust RTIPis lähetuskorralduse (va. siseriikliku lähetuse puhul, kui kulusid ei kaasne), märkides vahelehele „üldandmed“: lähetuse nimetuse; lähetuse algus- ja lõpukuupäeva; lähetuse liigi (sise- või välislähetus); lähetuse tüübi (üksi, ühis- või grupilähetus); lähetuse eesmärgi ja ülesande; lähetuse sihtkoha ja vastuvõtja asutuse. Kohustusliku manusena lisab juurde programmi või muu lähetuse vajalikkust tõendava dokumendi. Rahandusministeerium 4 / 10 Eelmine versioon: RaM kantsleri 19.12.2023 käskkiri nr 79 Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: kantsleri 29.01.2025käskkirjaga nr 4 Protsessi koordinaator: finantstiimi peaspetsialist Versioon: 10 Uue lähetustaotluse koostamisel on võimalik võtta aluseks ka varasem lähetuskorraldus, kasutades seda nö eeltäidetud vormina. 4.2.2 Juhiabi Koostab lähetuskorralduse grupilähetuse puhul. 4.3 LÄHETUSEGA SEOTUD PAKKUMISED 4.3.1 Lähetuse taotleja Pärast üldandmete sisestamist edastab RTIPi kaudu päringu RM lepingulistele reisiteenuse pakkujatele reisiteenuste (transport, majutus, kindlustus jm teenused) pakkumiste saamiseks. Ühislähetuse puhul lepivad lähetatud kokku, kas võtavad pakkumised eraldi või võtab üks lähetatutest ühispakkumise kõigi kohta. Ühispakkumise puhul tuleb arvestada asjaoluga, et broneeringu kinnitamist saab üldjuhul teha kõigile lähetatutele korraga. Juhul, kui lähetuse taotleja soovib ära kasutada ühekordset sooduspakkumist mõnelt teiselt reisiteenuse pakkujalt või otse transporditeenuse või majutusteenuse osutajalt, võib seda teha, informeerides sellest osakonda teenindavat juhiabi. 4.3.2 Lähetuse haldur Konsulteerib lähetuse taotlejat pakkumuste võrdlemisel ja valiku tegemisel ning jälgib, et tehtud valikud oleksid mõistlikud. 4.3.3 Lähetuse taotleja Teeb valiku ja informeerib sellest reisiteenuse osutajaid e-kirja teel. Reisiteenuse osutaja saadab lähetuse taotlejale tagasi valitud broneeringu(d). Laeb RTIPi üles kõik saadud pakkumised. 4.3.4 Juhiabi Võtab grupilähetuse toimumiseks vajalikud pakkumised (transport, majutus jm). 4.4 LÄHETUSKORRALDUSE JÄTKAMINE (KULUDE MÄRKIMINE) 4.4.1 Lähetuse Valib RTIP lähetuskorralduse vahelehel „lähetatav“ lähetuse taotleja perioodiks asendaja (täpsemalt vt asenduste määramine kuni 1- päevasteks lähetusteks RM sisekorraeeskirjas). Grupilähetuse vormistamisel lähetatavatele asendajaid ei määrata. 4.4.2 Lähetuse Väljavalitud reisikorraldaja pakkumise põhjal jätkab taotleja lähetuskorralduse täitmist, märkides vahelehele „lähetuse kulud“: - finantseerimise allika juhul, kui selleks on toetus või projekt (vaikimisi finantseeritakse lähetus riigieelarvest); - kulud piletitele, majutusele, kindlustusele; - muud võimalikud kaasnevad kulud prognoosina (ühistransport, internet, ametikõned, takso jne); - lähetuskulude hüvitamise korral RM-le hüvitatava kululiigi reale hüvitaja ja hüvitatava summa või % ning vajadusel täiendavad selgitused. Muude kulude juurde lisab: - kirjelduse, millise kuluga on tegemist; - võimaliku taksokulu või isikliku sõiduauto lennujaamas parkimise kulu puhul põhjenduse. Võimalusel eelistab RMi transporti; - isikliku sõiduauto kasutamisel lähetuses eeldatavalt läbitavad kilomeetrid. Rahandusministeerium 5 / 10 Eelmine versioon: RaM kantsleri 19.12.2023 käskkiri nr 79 Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: kantsleri 29.01.2025käskkirjaga nr 4 Protsessi koordinaator: finantstiimi peaspetsialist Versioon: 10 Avansi saamiseks märgib lähetuskorraldusele vastava summa, mis ei saa olla suurem kui päevarahade ja teenistuja poolt tasutavate kulude summa kokku. Kui RMile kulusid ei kaasne, märgib vastavasse lahtrisse, et kuluaruannet ei esitata. Kui lähetuskorraldus ei ole jõudnud RTIP menetlusringiga Riigi Tugiteenuste Keskusesse (RTK) 3 tööpäeva enne lähetuse algust, ei taga RTK avansi laekumist teenistuja pangakontole enne lähetuse algust. 4.4.3 Lähetuse Esitab muu isiku või asutuse kinnituse päevaraha maksmise taotleja kohta või kinnitab ise selle saamist lähetuskorralduse päevarahade taotlemise plokis juhul, kui päevaraha maksab teenistujale muu isik või asutus. RM hüvitab Vabariigi Valitsuse 19. detsembri 2012. a määruses nr 112 "Ametniku teenistuslähetusse saatmise, lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja kord ning päevaraha määr" sätestatud päevaraha määra ja muu isiku või asutuse poolt makstava summa vahe. 4.5 LÄHETUSKORRALDUSE (SISERIIKLIK-, VÄLISLÄHETUS) KOOSKÕLASTAMINE JA KINNITAMINE 4.5.1 Lähetuse Siseriikliku lähetuse kooskõlastusring (vormistatakse juhul, kui kooskõlastajad kaasnevad kulud, vt ka p 3.8): - teenistuja asendaja (asendaja määramise vajalikkuse otsustab osakonnajuhataja, täpsemalt vt asenduste määramine RM sisekorraeeskirjas); - finantstöötaja; - välistoetustest finantseeritavate lähetuste korral projektijuht; - vahetu juht (talituse juhataja, osakonnajuhataja asetäitja või osakonnajuhataja). Välislähetuse kooskõlastusring: - teenistuja asendaja (asendaja määramise vajalikkuse otsustab osakonnajuhataja, täpsemalt vt asenduste määramine RM sisekorraeeskirjas); - finantstöötaja; - välistoetustest finantseeritavate lähetuste korral projektijuht; - vahetu juht (talituse juhataja, osakonnajuhataja asetäitja või osakonnajuhataja. 4.5.2 Lähetuse Kooskõlastajate rollid ja ülesanded: kooskõlastajad - Asendaja kinnitab, et on teadlik lähetusest ning täidab lähetatu teenistusülesandeid lähetuse ajal; - finantstöötaja kontrollib, kas kõik vajalikud väljad lähetuskorraldusel on täidetud, et kulud kajastuksid õigest finantseerimise allikast, et lähetuse lähetuskorraldusel kirjapandu oleks korrektne, sh sõidu kuupäevad lähetuskohta ja tagasi ühtiksid lähetuse algus- ja lõpukuupäevadega (erand: vt Rahandusministeerium 6 / 10 Eelmine versioon: RaM kantsleri 19.12.2023 käskkiri nr 79 Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: kantsleri 29.01.2025käskkirjaga nr 4 Protsessi koordinaator: finantstiimi peaspetsialist Versioon: 10 üldpõhimõtted p 3.6), arvestades seejuures tööandja-poolset vahendite säästliku kasutamise põhimõtet, et välistoetustest finantseeritavate lähetuste korral oleks lähetuskorraldusel projektijuhi kooskõlastus ning määrab avansile finantsdimensioonid; - Projektijuht kinnitab, et lähetuseks vajalikud vahendid on projekti eelarves olemas ja lähetusega seotud kulud on abikõlblikud; - Vahetu juht ja osakonnajuhataja kinnitavad, et lähetus on lähetatu teenistusülesannetest tulenevalt põhjendatud. 4.5.3 Lähetuse Lähetuskorralduse kinnitajaks kõikide teenistuskohtade osas (v.a kinnitajad: kantsler ja ministri nõunikud) on kantsler või kantsleri kirjalikku osakonnajuhataja taasesitamist võimaldavas vormis antud nõusolekul asekantsler või asekantsler, osakonnajuhataja. kantsler, minister Kantsleri ja ministri nõunike lähetuskorraldused (nii sise- kui välis-) kinnitab minister. Lähetuse kinnitajal on võimalik enne taotluse kinnitamist saata RTIPi kaudu menetlusringis osalejale täiendavaid küsimusi. 4.6 LÄHETUSE BRONEERINGU KINNITAMINE 4.6.1 Lähetuse taotleja Kinnitab e-kirja teel reisiks vajalikud broneeringud reisiteenuse pakkuja juures pärast lähetuskorralduse kinnitamist. Pileteid ja muid reisidokumente pole lubatud välja osta ega broneeringut kinnitada enne, kui lähetus on kinnitatud. 4.6.2 Juhiabi Kinnitab grupilähetuseks vajalikud broneeringud. 4.7 LÄHETUSKORRALDUSE MUUTMINE 4.7.1 Lähetuse taotleja Teavitab lähetuse ärajäämisest, edasilükkumisest, kestuse muutumisest või osalemise takistusest (nt haigus) koheselt: - reisibürood; - lähetuste haldurit- juhiabi; - vahetut juhti/osakonnajuhatajat. Algatab RTIPis vastava lähetuskorralduse muutmise menetluse. Kui enne muutmise algatamist on kinnitatud lähetuskorralduse põhjal kohustused võetud ja neid tühistada ei saa, siis jäävad kulud vastava osakonna kuludeks. Lähetuskorralduse tühistamise teade edastatakse RTIPis automaatselt ka lähetuste haldurile. 4.7.2 Lähetuse taotleja Juhul, kui broneeringud on menetluse käigus kaotanud kehtivuse või hinnad on suurenenud: - kuni 15% protsenti, ei pea täiendavaid toiminguid tegema; - üle 15% protsenti hinnamuudatuste puhul tuleb algatada lähetuskorralduse muutmine ning võtta uuele hinnapakkumisele kooskõlastused. 4.8 LÄHETUSE ARUANDLUS 4.8.1 Lähetatu Esimesel tööpäeval pärast lähetuse lõppu genereerib RTIP lähetuskorralduse andmete põhjal lähetatule tööülesandeks Rahandusministeerium 7 / 10 Eelmine versioon: RaM kantsleri 19.12.2023 käskkiri nr 79 Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: kantsleri 29.01.2025käskkirjaga nr 4 Protsessi koordinaator: finantstiimi peaspetsialist Versioon: 10 eeltäidetud kuluaruande, mis saadetakse lähetatu meilile ja ilmub RTIPis ka töölauale. Vormistab kuluaruande hiljemalt 3 tööpäeva jooksul pärast lähetusest saabumist, lisades aruandele tegelikke tasutud kulutusi tõendavad dokumendid. Muude kulude kirjelduse juures märgib: - millise kuluga on tegemist; - taksokulu või isikliku sõiduauto lennujaamas parkimise kulu põhjenduse; - isikliku sõiduauto kasutamisel lähetuses tegelikult läbitud kilomeetrid. EL Nõukogu töös osalevad Eesti delegaadid on kohustatud lisama lähetuskulude aruandele koopiad pardakaartidest ja EL Nõukogu koosolekul osalejate nimekirja olemasolul sellest koopia. Elektroonse pardakaardi puhul esitab reisibüroo poolt väljastatud e- pileti. Käivitab kuluaruande kooskõlastus- ja kinnitusringi. 4.8.2 Aruande Kontrollib, kas aruandel on kõik vajalikud väljad korrektselt täidetud kooskõlastaja: ja kuludokumendid lisatud, kas tegelikud kulud vastavad finantstöötaja lähetuskorraldusele ning määrab finantsdimensioonid. Erijuhtumid: 1. Kui kulud ületavad lähetuskorralduses kinnitatut, kooskõlastab kuluaruande ka kulujuht. 2. Kui pärast aruande kinnitamist ilmneb aruandest välja jäänud kuludokument, siis tuleb sellest teavitada finantstöötajat, kes korraldab aruande avamise, mille järgselt lisab lähetatu dokumendi aruandele ja saadab uuesti kooskõlastusringile. 4.8.3 Kulujuht Kinnitab kuluaruande (vt RM kulujuhtimise korra lisa). 4.8.4 Lähetatu Esitab välislähetusega seotud teenistusülesande täitmise sisuaruande 5 tööpäeva jooksul pärast lähetusest saabumist RTIPis osakonnajuhatajale ja teistele vajalikele teenistujatele nii RMis kui ka valitsemisalas. Juhul, kui kohtumiste kohta edastatakse ametlikud protokollid või muu täiendav materjal korraldajate poolt, mida soovitakse aruandele lisada, esitab sisuaruande vähemalt 3 nädala jooksul. 4.9. LÄHETUSE KULUDE HÜVITAMINE 4.9.1 finantstöötaja Arvestab välisvaluutas tehtud kulutused eurodesse välislähetuselt saabumise päevale järgnenud tööpäeval kehtinud Euroopa Keskpanga päevakursi alusel või lähtub lähetatu poolt kantud kulude tegelikust summast. 4.9.2 RTK Hüvitab lähetuskulud lähetatule 10 tööpäeva jooksul pärast lähetuskulude aruande kinnitamist. Rahandusministeerium 8 / 10 Eelmine versioon: RaM kantsleri 19.12.2023 käskkiri nr 79  Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: kantsleri 29.01.2025käskkirjaga nr 4 Protsessi koordinaator: finantstiimi peaspetsialist Versioon: 10 4.9.3 Lähetatu Kui tegelikud lähetuskulud on väiksemad saadud avansist, kannab kasutamata jäänud vahendid tagasi hiljemalt 10 tööpäeva jooksul ühele RM pangakontodest: SEB pank – EE891010220034796011 Swedbank – EE932200221023778606 Danske Bank – EE403300333416110002 Nordea pank – EE701700017001577198 Kindlasti tuleb märkida viitenumber 2800045768 ja maksekorralduse märkuste lahtrisse lähetuskorralduse number. 5. Tööprotsess: pikaajaline välislähetus Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus (ametikoht/üksus) 5.1 LÄHETUSE PÜSIKULUDE VORMISTAMINE 5.1.1 finantstöötaja Algatab RTIPis uue lähetuskorralduse, valides liigiks „Pikaajaline välislähetus“. Täidab lähetuse üldandmed, püsikulud ning esmakordse avansi avalduse, lähtudes lähetaja ministeeriumi välisteenistusse võtmise ja tasude määramise käskkirjadest ja üürilepingust. 5.1.2 finantstöötaja Määrab püsikulude finantsdimensioonid. 5.1.3 Lähetatu Kooskõlastab püsikulude vormi. 5.1.4 Finantsjuht Kinnitab püsikulud (vastavalt kulujuhtimise korrale). 5.2 IGAKUISE KULUARUANDE KOOSTAMINE 5.2.1 Lähetatu Iga kuu esimesel kuupäeval genereerib RTIP lähetuskorralduse püsiandmete põhjal lähetatule tööülesandeks eelmise kuu eeltäidetud kuluaruande. Lisab eeltäidetud kuluaruandele aruandekuu täiendavad kulud ja vormistab kuluaruande hiljemalt aruandekuule järgneva kuu 5- ndaks tööpäevaks lisades kulutusi ja nende tasumist tõendavad dokumendid. Pikaajalise lähetuse kuluaruandes saab küsida avanssi järgmise kuu kulude katteks 5.2.2 finantstöötaja Kooskõlastab kuluaruande, kontrollides kuludokumentide vastavust aruandele ja kehtivatele kordadele, lisab finantsdimensioonid. 5.2.3 Finantsjuht Kinnitab kuluaruande (vastavalt kulujuhtimise korrale). 5.3 AVANSI TAOTLEMINE 5.3.1 Lähetatu Võib esitada avansiavalduse koos kuluaruandega või kuluaruandest eraldiseisvalt, täites vastava vormi ning märkides summa koos põhjendusega. 5.3.2 finantstöötaja Kooskõlastab avansiavalduse, kontrollides lähetatu jooksvat avansi jääki ja lisab finantsdimensioonid. 5.3.3 Finantsjuht Kinnitab avansiavalduse (vastavalt kulujuhtimise korrale), hinnates avansi põhjendatust. Rahandusministeerium 9 / 10 Eelmine versioon: RaM kantsleri 19.12.2023 käskkiri nr 79  Vastutav osakond: strateegia- ja finantsosakond Kinnitatud: kantsleri 29.01.2025käskkirjaga nr 4 Protsessi koordinaator: finantstiimi peaspetsialist Versioon: 10 6. Viited 6.1 Vabariigi Valitsuse seadus § 53 lg 1, § 54 lg 2. 6.2 Avaliku teenistuse seadus §-d 44 ja 47. 6.3 Töölepingu seadus §-d 21 ja 40. 6.4 Vabariigi Valitsuse 19. detsembri 2012. a määrus nr 112 "Ametniku teenistuslähetusse saatmise, lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja kord ning päevaraha määr". 6.5 Vabariigi Valitsuse 25. juuni 2009. a määrus nr 110 „Töölähetuse kulude hüvitise maksmise kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja kord“. 6.6 Vabariigi Valitsuse 14. juuli 2006. a määrus nr 164 „Teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise kord ”. 6.7 Rahandusministeeriumi eelarve- ja kulujuhtimise kord. 6.8 Rahandusministeeriumi töökord „Asjaajamine“. 6.9 Rahandusministeeriumi koolituspõhimõtted ja Erialadiplomaatide EV Alalistesse Esindustesse lähetamise kord. 6.10 RM töökord „Ametisõidukite kasutamise kord“. 7. Kaasnevad dokumendid Kaasnev Vastutaja Asukoht Säilitamise viis: Dokumendi Säilitustähtaeg dokument paberil/ tähis elektrooniliselt Lähetus- RTK RTIP Elektrooniliselt 2.1-5; 2.1-7; Vastavalt RM korraldus 2.1-11 dokumentide liigitusskeemile Sisuaruanne RTK RTIP Elektrooniliselt 2.1-9.3 Vastavalt RM dokumentide liigitusskeemile Kuluaruanne RTK RTIP Elektrooniliselt 2.1-9.3 Vastavalt RM dokumentide liigitusskeemile Rahandusministeerium 10 / 10 Eelmine versioon: RaM kantsleri 19.12.2023 käskkiri nr 79  KÄSKKIRI 29.01.2025 nr 4 Lähetuste töökord kinnitamine Vabariigi Valitsuse seaduse § 53 lõike 1, § 54 lõike 1 ning Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määruse nr 177 „Rahandusministeeriumi põhimäärus“ § 12 punktide 1, 14 ja 15 ning § 13 lõike 1 alusel: 1. Kinnitan „Lähetuste töökorra“ (lisatud). 2. Tunnistan kehtetuks kantsleri 19. detsember 2023. a käskkirja nr 79 „Lähetuste korra kinnitamine“. 3. Käskkiri jõustub alates 1.veebruar 2025. a (allkirjastatud digitaalselt) Merike Saks kantsler