Riigi Tugiteenuste Keskuse personalivestluste läbiviimise korra kinnitamine

KÄSKKIRI 19.09.2023 nr 1-2/23/57 Riigi Tugiteenuste Keskuse personalivestluste läbiviimise korra kinnitamine Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20 lg 1 p 7 alusel: 1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse personalivestluste läbiviimise korra. 2. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 02.06.2022 a. käskkirja nr 1- 2/0057 "Riigi Tugiteenuste Keskuse personalivestluste korra kinnitamine“. 3. Käskkiri jõustub selle allkirjastamise hetkest. (allkirjastatud digitaalselt) Pärt-Eo Rannap peadirektor Teatavaks teha: Koostaja: Maarja Käis  Kinnitatud peadirektori käskkirjaga 19.09.2023 nr 1-2/23/57 Personalivestluste läbiviimise kord (K7) Protsess: Personalivestluste läbiviimine Protsessi omanik: personalipartner Versioon: 9 Personalivestluste kord sisaldab:  1. Sisu ja eesmärk  2. Personalivestlused ja nende eesmärgid  3. Personalivestluste läbiviimise protsess o 3.1. Katseaja vestluste läbiviimine o 3.2. 1:1 vestluste pidamine o 3.3. Aastavestluse planeerimine ja läbiviimine  3.3.1. Tulemusvestluse läbiviimine  3.3.2. Vahevestluse läbiviimine o 3.4. Lahkumisvestluse läbiviimine Viited:  RTK palgajuhend;  Koolitusplaan;  RTK arengu- ja tegevuskava. 1. Sisu ja eesmärk  Eesmärk: töökord reguleerib personalivestluste – katseaja vestlused, üks ühele (1:1) vestlus, aastavestlus ja lahkumisvestlus – läbiviimist Riigi Tugiteenuste Keskuses (edaspidi RTK). Protsessi eesmärgiks on anda juhtidele töövahendid töötajate töö eesmärgistamiseks, tulemuslikkuse ja kompetentside hindamiseks ning süsteemseks arendamiseks.  Kasutusulatus: kõik RTKga avalik-õiguslikus teenistus- ja usaldussuhtes olevad ametnikud või eraõiguslikus töösuhtes olevad töölepingulised töötajad (edaspidi läbivalt kasutatud töötajad).  Vastutajad: korra koostamise ja ajakohasena hoidmise eest vastutab RTK personalipartner. Korra rakendamise eest vastutavad RTK peadirektor ja kõik struktuuriüksuste juhid enda struktuuriüksuse ulatuses. 2. Personalivestlused ja nende eesmärgid Kõigi RTKs läbiviidavate personalivestluste eesmärgiks on toetada juhi ja töötaja vahelist dialoogi organisatsiooni eesmärkide saavutamise suunal ja ühise koostöö parendamise nimel. Ühtlasi on vestluste eesmärgiks toetada tulemusjuhtimise tööriistade rakendamist aidates töötajal mõista, millist väärtust tema töö ühiskonnas loob ning mida temalt oodatakse, luues seeläbi motivatsiooni parimate tulemuste saavutamiseks. Tagasisidet andes lähtutakse RTK tagasisidestamise heast tavast. Personalivestluste (välja arvatud 1:1 vestluste) tulemused ja kokkuvõtted vormistatakse ja säilitatakse Jira keskkonnas. 1 Vestluste sisu on konfidentsiaalne. Vestluse vormil fikseeritud sisule on juurdepääs töötajal, tema vahetul juhil ja personalitöötajatel. Peale vestluste läbiviimist ja nii töötaja kui juhipoolset kinnitamist edastatakse vestluste kokkuvõtted ka struktuuriüksuse juhile (reeglina osakonnajuhtajale; alamüksustest koosneva talituse puhul ka talituse juhile). Töötaja liikumisel teise struktuuriüksusesse tema varasemaid vestlusi uuele juhile ei edastata. Struktuuriüksuse juhi vahetumisel antakse juhile ligipääs pooleliolevatele vestlustele, kuid talle ei anta ligipääsu varasemalt kinnitatud vestluste vormidele. Katseaja vestlused Katseaja alguse vestlus on vestlus vahetu juhi ja uue töötaja vahel, kus lepitakse kokku katseaja eesmärgid, vajalikud arendustegevused ja koolitused katseajaks ning antakse soovitused täiendava info osas, millega töötaja peab ennast katseajal kurssi viima. Katseaja alguse vestlus toimub reeglina esimese töönädala jooksul, kuid mitte hiljem kui kahe nädala jooksul peale tööle asumist. Katseaja lõpu vestluses tehakse kokkuvõtted katseaja töötulemustest, lepitakse kokku töötaja järgneva perioodi eesmärgid ja oodatav tulemus ning nendega seonduvad arengu- ja koolitusvajadused. Vestlusel küsitakse RTKle tagasisidet uue töötaja pilgu läbi ning tutvustatakse töötajale väärtuspõhist kompetentsimudelit. Kui katseaja tulemused ei vasta ootustele, annab vahetu juht töötajale võimaluse selgituste andmiseks ja seejärel teeb otsuse töösuhte jätkamise või lõpetamise kohta (viimasel juhul selgitab töötajale põhjalikult otsuse põhjuseid). Katseaja lõpu vestlus toimub reeglina katseaja viimase kahe nädala jooksul. Üks ühele (1:1) vestlus 1:1 vestlused on regulaarsed vestlused vahetu juhi ja töötaja vahel, mille eesmärgiks on luua ja hoida emotsionaalset kontakti ning usaldust osapoolte vahel ja vahetada vastastikku (tööalast) infot. See on personaalselt töötajale pühendatud aeg, kus juht arutab töötajaga läbi igapäevased tööteemad, tunneb huvi töötaja üldise käekäigu vastu ja võtab regulaarselt teemaks ka töötaja sisemise motivatsiooni, töörõõmu ning arengu. Vestluseid viiakse läbi vähemalt 1 kord kuus kestusega 30 minutit kuni 1 tund. Aastavestlus Aastavestlus koosneb kahest eraldi vestlusest - tulemusvestlus ja vahevestlus. Tulemusvestlus viiakse läbi I kvartalis ja vahevestlus III kvartalis. Vestluste toimumise tähtajad lepitakse kokku juhtkonnas. Tulemusvestlus Tulemusvestlus on tulemusjuhtimise tööriist, kus vahetu juhi ja töötaja vahelise vestluse kaudu tehakse kokkuvõtted eelmise aasta töötulemustest ja -sooritusest, räägitakse läbi tulemuspalga ettepanek, arutatakse läbi töötaja arengu soove hinnataval perioodil ning lepitakse kokku järgneva perioodi tööeesmärgid, tegevused ja oodatav tulemus ning nendega seonduvad arengu- ja koolitusvajadused. Tulemusvestluste planeerimisel lähtutakse põhimõttest, et vestlused viiakse läbi “ülalt alla” põhimõttel, st enne kui juht vestleb oma alluvaga, on temaga vestelnud tema vahetu juht. Tulemuspalga määramise protsess ja põhimõtted on kirjeldatud RTK palgajuhendis. Vahevestlus Vahevestluse eesmärkiks on kokku leppida vajalikud arendustegevused seatud eesmärkide saavutamiseks. See on vestlus vahetu juhi ja töötaja vahel, mille raames tehakse kokkuvõtted esimese poolaasta tulemustest, hinnatakse asutuse põhiväärtustel põhinevaid töötaja kompetentse 2 ja kaardistatakse järgmise perioodi (II poolaasta ja järgmise aasta) arengu- ja koolitusvajadused, töötaja motivatsioon ning karjääriplaanid. Lahkumisvestlus Lahkumisvestlus on vestlus organisatsioonist lahkuva töötaja ja personalipartneri vahel, kus lahkuv töötaja annab tagasisidet RTKle kui tööandjale, töökorraldusele ja juhtimisele. 3. Personalivestluste läbiviimise protsess Tegevus Vastutaja 3.1. Katseaja vestluste läbiviimine Seostab Jiras osakonna tegevuskava vaates tegevused töötajaga. Viib uue töötaja (sh ka tähtajalises töösuhtes oleva töötaja) tööle asumisel läbi katseaja alguse vestluse (sh täidab Jira keskkonnas vastava vormi), mille käigus lepitakse kokku eesmärgid katseaja perioodiks ja juhipoolsed toetavad tegevused:  tutvustab töötajale asutuse strateegilisi ja üksuse tegevuskavast Vahetu juht tulenevaid eesmärke ja seostab need töötaja tööülesannetega;  lepib töötajaga kokku tööeesmärgid, planeeritavad tegevused (sh kontaktide loomine, tutvumine asutuse siseste protseduuridega, iseseisev õpe, osalemine töögruppides vms) ja oodatavad tulemused (sh kirjeldades soovitud käitumist). Viib hiljemalt üks nädal enne katseaja lõppu töötajaga (sh ka tähtajalises töösuhtes oleva töötajaga) läbi katseaja lõpuvestluse, mille formaat, vestlusest teavitamine jm on sarnane aastavestlusega. Vahetu juht Kui katseaja lõpu vestlus langeb aastavestluste perioodi ja katseaeg on edukalt läbitud, vormistatakse katseaja lõpu vestlus. 3.2. 1:1 vestluste pidamine Lepib töötajaga kokku vestluste intervalli (kuid mitte harvem kui üks kord kuus) ja planeerib vestlused (soovitavalt sarjana) kalendrisse, et tagada regulaarsus ja mõlema poole häälestatus, mis võimaldab vähem pakiliste teemade arutamise planeerida vestluse ajale. Mõtleb läbi vestluse teemad ja sõltuvalt vestluste intervallist võtab kas teatud regulaarsusega või iga kord teemaks: Vahetu juht  töötaja üldise seisundi (kuidas läheb?);  kuidas edeneb igapäevaste tööülesannete täitmine;  mis on läinud hästi ja millised probleemid on esile kerkinud;  milline on töötaja töörõõm ja motivatsioon;  töötaja arengusoovid;  tagasiside töötajale. 3.3. Aastavestluse planeerimine ja läbiviimine 3 Korraldab personalivestluste protsessi ülevaatamise ja vajadusel protsessi ja vormide täiendamise. Kooskõlastab vestluste perioodi ja Personali- ja täpse ajakava juhtkonnas, korraldab personalivestluste läbiviimiseks haldusosakonna vajalikud koolitused uutele juhtidele. Teavitab töötajaid vestluste juhataja perioodi algamisest. Saadab vestluste perioodi alguses töötajatele läbi Jira keskkonna vestluse Personalispetsialist vormi. Planeerib vestluse toimumise aja ja koha ning teavitab sellest töötajat üldjuhul vähemalt ühe nädala ette, tagamaks piisava aja vestluse Vahetu juht ettevalmistamiseks mõlemale osapoolele (va katseaja alguse vestlus, mis ei vaja töötajapoolset ettevalmistuse aega). Täidab Jira keskkonnas vestluse vormi ja edastab selle enne vestlust Töötaja vahetule juhile. Tutvub töötaja poolt täidetud vestluse vormiga ja mõtleb läbi omapoolse Vahetu juht tagasiside töötajale. Varub vestluseks 1-2 tundi ja valib vestluseks koha, mis on võimalikult vaba välistest segajatest (nt helisev telefon, avatud kabinetiuks jne). Vahetu juht Vestluseks on oluline kasutada ruumi, mis tagab vestluse privaatsuse. Lepib kokku töötajaga vestluse. Räägib läbi, mis on hetkel tähtis ja Vahetu juht milles vajab töötaja tuge. 3.3.1. Tulemusvestluse läbiviimine I osa – eelmise perioodi tulemuste kokkuvõte Kirjeldab oma eelmise perioodi tegevusi, saavutatud tulemusi ning annab hinnangu eesmärkide täitmisele. Eesmärkide mittetäitmisel Töötaja analüüsib koos juhiga nende põhjuseid. Täpsustab vajadusel saadud infot, annab tagasisidet töötaja tulemustele, lepib koos töötajaga kokku üldhinnangu töötaja töötulemustele ja põhjendab tulemuspalga ettepanekut või selle määramata jätmist. Vahetu juht Edastab vastavalt juhkonnas kokkulepitud protseduurile tulemuspalga ettepanekud oma alluvate osas Teevad kokkuvõtte möödunud perioodil toimunud koolitustest ja Vahetu juht, töötaja muudest arendustegevustest. II osa – järgmise perioodi eesmärgid, tegevused, tulemused Räägivad läbi ja lepivad kokku asutuse arengu- ja tegevuskavast tulenevad tööeesmärgid ja nendele vastavad tegevused, mille Vahetu juht, töötaja elluviimisele töötaja kaasa aitab. Seab töötajale eesmärgid, mis on mõõdetavad ja töötajale väljakutset pakkuvad, kuid jõukohased. Juhtide tööeesmärgid peavad sisaldama Vahetu juht lisaks osakonna/talituse eesmärkidele kindlasti ka töötajate juhtimisega seonduvaid eesmärke. Räägivad läbi tööd takistavad tegurid (nt töökeskkond, -koormus vms) ja lepivad kokku tegevused nende ületamiseks. Kui töötaja tegeleb Vahetu juht, töötaja kõrvaltegevusega, arutatakse läbi kõrvaltegevuse võimalik mõju tööülesannete täitmisele. 4 Teeb oma ettepanekud osakonna/talituse ja asutuse töökorralduse Töötaja parandamiseks. Annab tagasisidet juhile. 3.3.2. Vahevestluse läbiviimine Teevad lühikokkuvõte möödunud perioodi (I poolaasta) tegevustest, sh kaardistavad lisandunud tegevused. Lepivad kokku järgmise perioodi arendustegevustes (sh arutavad, mil määral on muutunud tööülesannete täitmiseks vajalikud erialased oskused). Vahetu juht, töötaja Arutavad läbi töötaja karjääriplaanid ja peamised motivaatorid ning demotivaatorid. Analüüsivad töötaja käitumise vastavust väärtuspõhisele kompetentsimudelile tuginedes näidetele. Koostab ja edastab oma vastutusvaldkonda kuuluvate töötajate osas valdkonna juhile struktuuriüksuste lõikes vestluste kokkuvõtte. Teeb Personalipartner vajadusel selle põhjal ettepanekud personalivaldkonna tegevuskava või koolitusplaani täiendamiseks. 3.4. Lahkumisvestluse läbiviimine Lepib lahkuva töötajaga kokku lahkumisvestluse läbiviimise ja saadab Personalipartner töötajale läbi Jira keskkonna vestlust ettevalmistava küsimustiku. Täidab nõusoleku korral küsimustiku ja saadab tagasi personalipartnerile. Töötaja Viib läbi lahkumisvestluse, selgitamaks välja lahkumise põhjused ja Personalipartner tagasiside saamiseks RTKle kui tööandjale. Koostab Jira keskkonnas lühikese kokkuvõtte vestlusel räägitust ja Personalipartner saadab selle tutvumiseks lahkuva töötaja vahetule juhile. Personali- ja Kasutab vestluste kaudu saadud infot osakonna tegevuskava koostamisel. haldusosakonna juhataja 5