arvete viseerimise kord

KÄSKKIRI 19.11.17 nr 1-2/17-042 Tehnilise Järelevalve Ameti arvete viseerimise kord Tulenevalt 17. detsembri 2007. a. määruse nr 99 “Tehnilise Järelevalve Ameti põhimäärus” § 25 lõikest 1: kinnitan 1. Tehnilise Järelevalve Ameti arvete viseerimise ja menetlemise korra (lisatud). (allkirjastatud digitaalselt) Kaur Kajak Peadirektor Koostaja: Merle Jürmann  2 Lisa KINNITATUD Tehnilise Järelevalve Ameti peadirektori 19.11.17 käskkirjaga nr 1-2/17-042 Tehnilise Järelevalve Ameti arvete viseerimise ja menetlemise kord I Üldsätted Käesolev kord reguleerib arvete ning majanduskulude aruannete menetlemise, kooskõlastamise ja kinnitamise korraldamist Tehnilise Järelevalve Ametis (edaspidi TJA). 1. Arved 1.1. TJA menetleb ostuarveid e-arvekeskkonnas, kus toimub arvete kooskõlastamine ning kinnitamine . 1.2. TJA-le esitatavad ostuarved peavad olema üldjuhul masintöödeldaval kujul (XML formaadis) vastavalt kehtivale e-arve standardile või pdf formaadis. Word- ja Exceli failina arveid e-arvekeskkonnas ei digiteerita. 1.3. Arvete maksetähtaeg peab olema vähemalt 14 kalendripäeva arve saamisest (st arve jõudmisest e- arvekeskkonda või TJA-sse ), soovitav on 21 kalendripäeva. 1.4. Lepingujärgse arve esitamise aluseks on üldjuhul tööde või kauba üleandmise ja vastuvõtmise akt. 1.5. Asutusse saabunud ostuarvete menetlemisel (kooskõlastamisel ja kinnitamisel) osaleb vähemalt kaks ametnikku. Menetlusringile saatmiseks kasutatakse administraatori poolt eeldefineeritud kinnitusringe või koostatakse menetluse korraldaja või administraatori poolt jooksvalt uus kinnitusring, mis kehtib ainult konkreetsele ostuarvele. Uusi ostuarveid saab kinnitamisele saata menetlusringi korraldaja ja administraatori õigustega kasutaja, kelleks TJA-s on finantsnõunik. 1.6. Arve kooskõlastab vastava teenistuse/osakonna juhataja, koolituskulude ja töötervishoiu kulude puhul üldosakonna juhataja, sõidukitega seotud kulude puhul sõidukite kasutamise eest vastutav ametnik, juriidiliste kulude puhul õigusnõunik, majandamiskulude osas varahalduse peaspetsialist ning seejärel alati finantsnõunik. 1.7. Kooskõlastaja kinnitab, et arvel kajastatud kogused ja hinnad on kajastatud õigesti ning vastavad lepingule/hinnapakkumusele ning kulutus on põhjendatud. Vajadusel lisab kooskõlastaja arve juurde programmi käskluse „lisa manus“ kaudu täiendavaid dokumente (näiteks töö teostamise või kauba üleandmise akt, spetsifikatsioon) ning vastavasse lahtrisse täiendava selgituse. 1.8. Kui ostuarve ei vasta kokkulepitud tingimustele, siis lükatakse dokument koos selgitusega tagasi. Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle valdkonda antud kulu ei kuulu, suunab ta arve tagasi kinnitusringi alustajale. 1.9. Finantsnõunik koostab arve konteeringu lisades vajalikud finantsdimensioonid ning kontrollib, et kulutus on tehtud asutuse ülesannete täitmiseks asutusele kinnitatud eelarve vahendite piires ja kooskõlas eelarves kinnitatud eesmärkidega (tööplaan, ostukava). 1.10. Peadirektor kinnitab kõik uurimis- ja arendustööde, esindus-, info- ja avalike suhete ning õigusabi kulud sõltumata summast, samuti ühekordselt tellitavad soetused ja teenused alates 300 eurost (ilma km-ta) ning lepingujärgsed ja püsikulud alates 1000 eurost (ilma km-ta). Ülejäänud kulude osas on arvete lõpliku kinnitamise õigus finantsnõunikul. Vajadusel konsulteerib finantsnõunik eelnevalt peadirektoriga. 2. Majanduskulude aruanded  3 2.1. Majanduskulude aruannete menetlemine toimub Riigitöötaja Iseteenindusportaali (RTIP) majandamiskulude moodulis. 2.2. RTIP majanduskulude moodulis saab töötaja esitada taotluseid enda poolt tehtud kulude (nägemisteravust korrigeerivate abivahendite ja muude enda poolt tehtud majanduskulude) hüvitamiseks valides vastava dokumendiliigi. 2.3. Aruande koostaja kinnitab, et kulutus on tehtud asutuse ülesannete täitmiseks lisades selgituse ning lisab manusena kuludokumendi. 2.4. Aruande kinnitab finantsnõunik kooskõlastades selle nägemisteravust korrigeeriva abivahendi puhul eelnevalt üldosakonna juhatajaga. 2.5. Pärast aruande asutuse poolt kinnitamist edastatakse see RTK raamatupidajale, kes on menetlusringis viimane kinnitaja. 4 Lisa 2 KINNITATUD Tehnilise Järelevalve Ameti peadirektori 19.11.17 käskkirjaga nr 1-2/17-042 5 Lisa 3 KINNITATUD Tehnilise Järelevalve Ameti peadirektori 19.11.17 käskkirjaga nr 1-2/17-042