Eesti Teadusagentuur tööprotsesside Euroopa Horisondi partnerluste vahendusasutusena kirjelduse kinnitamine

JUHATUSE KÄSKKIRI Tartu 11.07.2023 nr 1.1-4/23/126 Eesti Teadusagentuur tööprotsesside Euroopa Horisondi partnerluste vahendusasutusena kirjelduse kinnitamine Kinnitan tööprotsesside kirjelduse „Eesti Teadusagentuur Euroopa Horisondi partnerluste vahendusasutusena“ (lisatud). Käskkirja andmise alus: Sihtasutuse Eesti Teadusagentuur põhikirja punkt 4.2.20 (allkirjastatud digitaalselt) Karin Jaanson tegevjuht  Lisa KINNITATUD SA Eesti Teadusagentuuri 11.07.2023 juhatuse käskkirjaga nr 1.1-4/23/126 Eesti Teadusagentuur Euroopa Horisondi partnerluste vahendusasutusena Tööprotsesside kirjeldus SISUKORD 1. ÜLDOSA ........................................................................................................................................ 2 1.2. Lühendid ja terminid .................................................................................................................... 2 1.3. Seotud õigusaktid ja juhendid....................................................................................................... 4 1.4. Seotud infosüsteemid ................................................................................................................. 5 1.5. TPK muutmine ............................................................................................................................ 5 2. Protsessiga seotud osapooled ning nende ülesannete ja vastutuse jaotus ................................... 5 2.1. VTKO vastutusala ......................................................................................................................... 7 1. Taotlusvooru ettevalmistamine ................................................................................................... 7 2. Taotluste menetlemine ................................................................................................................ 8 3. Otsustusprotsess ......................................................................................................................... 9 2.2. TRO vastutusala ........................................................................................................................... 9 4. Riigiabi ja VTA kontroll ................................................................................................................. 9 5. Lepingu eelnõu ja lepingumuudatuse eelnõu menetlemine...................................................... 10 6. Väljamaksete prognoosi kokku panemine ................................................................................. 11 7. Ettemaksetaotluse koostamine ja esitamine ............................................................................. 11 8. Maksetaotluse koostamine ja esitamine.................................................................................... 11 9. Tegevuste aruannete kontrolli protsess..................................................................................... 13 10. Projekti aruannete koostamine (toetuse saaja tegevus)............................................................ 13 11. Järelevalvetoimingud ................................................................................................................. 14 11.1. Vabatahtlikud tagastused .................................................................................................. 14 11.2. Finantskorrektsioonid ........................................................................................................ 14 11.3. Lepingu täitmise kontroll ................................................................................................... 15 2.3. Administratsiooni vastutusala ................................................................................................... 16 12. Vaiete menetlemine .................................................................................................................. 16 1 (16) 1. ÜLDOSA 1.1.Eesmärk ja rakendusvaldkond Tööprotseduuri kirjelduse (TPK) eesmärk on kirjeldada ülesanded ja tegevused, mida Eesti Teadusagentuur (ETAG) täidab ÜSM artikli 71 lõikes 5 nimetatud programmist „Euroopa horisont“ kaasrahastatavat programmi rakendava asutuse ehk vahendusasutusena. Strateegilisel tasandil defineeritakse Eestile olulised TAIE algatuste valdkonnad, algatustega liitumise protsess ja selles osalejate vastutus. Valitakse välja need partnerlused, milles osalemisse riik panustab (fikseeritakse rahastav(ad) ministeerium(id) ning panustatav summa, vastav info saadetakse ka Euroopa Komisjonile). Otsus kinnitatakse TANis. Partnerluse aluseks on partnerluse strateegiline tegevuskava, mille koostamisse kaasatakse kõikide osalevate riikide eksperdid. Enne kui partnerlus saab hakata korraldama taotlusvoorusid, lepitakse osalevate riikide vahel kokku nii taotlusvoorude kui partnerluse raames toimuvate muude lisategevuste üldistes põhimõtetes ja teemades: toimub eesmärke ja sisutegevusi tutvustavate dokumentide koostamine, arutelud teiste rahastavate organisatsioonidega ning Euroopa Komisjoniga. Vajadusel kaasatakse valdkonna eksperte. Siseriiklikult toimub rahvusvahelistes teadus-, arendus- ja innovatsioonialgatustes osalemine Teadus- ja Arendusnõukogu ning Teaduspoliitika komisjoni poolt heaks kiidetud strateegilise raamistiku alusel. Operatiivtasandil ehk taotlusvoorude ja projektide tasandil koordineerib partnerlustes osalemist ETAG osaluskava alusel. Osaluskava koostamisel määratakse kindlaks, millised partnerlused ja taotlusvoorud panustavad temaatiliselt TAIE millistesse fookusvaldkondadesse. Neist neli esimest on ka nutika spetsialiseerumise valdkonnad. ETAG kinnitab vastavusnõuded, milles on kehtestatud taotlusvoorudes osalemise tingimused, sh ERF vahendite kasutamisega seotud tingimused. 1.2.Lühendid ja terminid EH määrus Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus EL) 2021/695, 28. aprill 2021, millega luuakse teadusuuringute ja innovatsiooni raamprogramm „Euroopa horisont“ ja kehtestatakse selle osalemis- ja levitamisreeglid ning tunnistatakse kehtetuks määrused (EL) nr 1290/2013 ja (EL) nr 1291/2013 EK Euroopa Komisjon EL Euroopa Liit EMT ettemaksetaotlus ETAG Sihtasutus Eesti Teadusagentuur ETIS Eesti Teadusinfosüsteem (riiklik andmekogu teadu- ja arendustegevuse andmete kogumiseks) Euroopa Horisont teadusuuringute ja innovatsiooni raamprogramm „Euroopa horisont“, loodud EH määruse alusel FKO finantskorrektsiooni otsus HMS Haldusmenetluse seadus 2 (16) MoU vastastikuse mõistmise memorandum (Memorandom of Undrestanding) partnerluste taotlusvoorude kokkuleppimiseks MT maksetaotlus Nutika spetsialiseeru- mise valdkond digilahendused igas eluvaldkonnas, tervisetehnoloogiad ja -teenused, kohalike ressursside väärindamine ja nutikad ja kestlikud energialahendused Osaluskava Ülevaade Eesti osalusest EL raamprogrammide "Horisont 2020"ja "Euroopa horisont" partnerlustes; NordForski programmides ja rahvusvahelistes teadustaristutes rahastajate ja aastate lõikes Partnerlus teadus- ja arendustegevust rahastavate asutuste võrgustik (nt ERA-NET) PINAL ETAGi dokumendihaldussüsteem TA-asutus Teadus- ja arendustegevusega tegelev asutus TAN Teadus- ja Arendusnõukogu TAT toetuse andmise tingimused TRO (ETAG) Teadus- ja arendustegevuse rahastamise osakond RÜ rakendusüksus (Riigi Tugiteenuste Keskus) RAR riigiabi ja vähese tähtsusega abi register RHS riigihangete seadus RTK Riigi Tugiteenuste Keskus TAIE Teadus- ja arendustegevuse, innovatsiooni ning ettevõtluse arengukava 2021–2035 Taotlussüsteem partnerluse infosüsteem taotluste esitamiseks ja menetlemiseks, nt EPSS Toetuse saaja Isik või asutus, kelle partnerluse taotlusvoorus rahastuse saanud Eesti osaprojekti rahastatakse Mobilitas 3.0 vahenditest. E-toetuse tähenduses on toetuse saaja ETAGi partner. Vastavusnõuded ETAGI käskkirjaga kinnitatud “Vastavusnõuded partnerluste ühiskonkurssidel toetuse taotlejatele” VTA vähese tähtsusega abi VTA määrus Komisjoni määrus (EL) nr 1407/2013, 18. detsember 2013, milles käsitletakse Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamist vähese tähtsusega abi suhtes VTKO (ETAG) Välisteaduskoostöö osakond VV Vabariigi Valitsus ÜGEM Euroopa Komisjoni grupierandi määrus (EL) nr 651/2014 ÜM_2022 Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika ja siseturvalisuspoliitika fondide rakenduskavade vahendite andmise ja kasutamiseüldised tingimused ÜSM Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2021/1060, 24. juuni 2021, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfond+, Ühtekuuluvusfondi, Õiglase Ülemineku Fondi ja Euroopa Merendus-, Kalandus- ja Vesiviljelusfondi kohta ning nende ja Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi, Sisejulgeolekufondi ning piirihalduse ja viisapoliitika rahastu suhtes kohaldatavad finantsreeglid ÜSS Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus 3 (16)  1.3.Seotud õigusaktid ja juhendid Tüüp Pealkiri EL õigusakt Euroopa Komisjoni grupierandi määrus (EL) nr 651/2014, mida on muudetud 10.07.2017 määrusega (EL) 2017/1084 (ÜGEM) EL õigusakt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2021/1060, 24. juuni 2021, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfond+, Ühtekuuluvusfondi, Õiglase Ülemineku Fondi ja Euroopa Merendus-, Kalandus- ja Vesiviljelusfondi kohta ning nende ja Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi, Sisejulgeolekufondi ning piirihalduse ja viisapoliitika rahastu suhtes kohaldatavad finantsreeglid (ÜSM) EL õigusakt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus EL) 2021/695, 28. aprill 2021, millega luuakse teadusuuringute ja innovatsiooni raamprogramm „Euroopa horisont“ ja kehtestatakse selle osalemis- ja levitamisreeglid ning tunnistatakse kehtetuks määrused (EL) nr 1290/2013 ja (EL) nr 1291/2013 (EH määrus) EL õigusakt Komisjoni määrus (EL) nr 1407/2013, 18. detsember 2013, milles käsitletakse Euroopa Liidu toimimise lepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamist vähese tähtsusega abi suhtes (VTA määrus) Muu EL akt Komisjoni teatis Programmi „Euroopa horisont“ ja ERFi programmide koostoime (2022/C 421/03) Eesti seadus Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus (ÜSS) Eesti seadus Haldusmenetluse seadus (HMS) Eesti seadus Riigihangete seadus (RHS) Eesti seadus Konkurentsiseadus (KonkS) VV määrus Vabariigi Valitsuse 12.05.2022 määrus nr. 55 Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika ja siseturvalisuspoliitika fondide rakenduskavade vahendite andmise ja kasutamise üldised tingimused (ÜM_2022) VV määrus VV 12.05.2022 määrus nr 54 „Perioodi 2021–2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide vahendite andmisest avalikkuse teavitamine“ Muud aktid Rahvusvahelistes teadus-, arendus- ja innovatsioonialgatustes osalemise strateegiline raamistik Kiidetud heaks Teaduspoliitika komisjoni ja innovatsioonipoliitika komisjoni poolt 28.04.2021 ning Teadus- ja Arendusnõukogu poolt 31.08.2021 https://www.etag.ee/wp-content/uploads/2022/02/TAI- algatustes-osalemise-strat-raamistik.pdf?fbclid=IwAR06l8vdM- AdSZBboSkKNSKNceN0QjQpYWWt0GhbXFoq7FXqIJga2qWphzw Muud aktid Toetuse andmise tingimused Muud aktid SA Eesti Teadusagentuuri juhatuse käskkirjaga kinnitatud „Vastavusnõuded partnerluste ühiskonkurssidel toetuse taotlejatele“ Muud aktid SA Eesti Teadusagentuuri juhatuse käskkirjaga kinnitatud „Sihtasutus Eesti Teadusagentuuri teabehalduse kord“ 4 (16) Samuti lähtutakse kõikides asjassepuutuvatest EK ja korraldusasutuse välja töötatud juhendmaterjalidest. 1.4. Seotud infosüsteemid ETIS Eesti Teadusinfosüsteem E-toetus Struktuuritoetuste registri toetuse saaja poolne keskkond. Taotlussüsteem Partnerluse taotlusvoorus kasutatav infosüsteem taotluste esitamiseks, hindamiseks ja aruandluseks, nt EPSS RAR riigiabi ja vähese tähtsusega abi register PINAL ETAGi dokumendihaldussüsteem 1.5. TPK muutmine TPK vaadatakse üle vastavalt vajadusele (seaduse ja määruste muutumisel, tööjaotuse muutumisel jms), aga vähemalt üks kord aastas. Sisulised muudatused kooskõlastatakse RTK kui korraldusasutusega. TPK muudatused kinnitatakse ETAGi juhatuse käskkirjaga. TPK muutmise eest vastutavad VTKO ja TRO juhatajad. 2. Protsessiga seotud osapooled ning nende ülesannete ja vastutuse jaotus ETAGi struktuur 5 (16) Tegevused ja vastutuse jaotus Tegevus Vastutaja Kaasatud VTKO, teised rahastajad Osaluskava koostamine ETAG (ministeeriumid ja nende allasutused) Vastavusnõuete kinnitamine ETAG Partnerluse sekretariaat, kõigi Taotlusvooru rahastavate riikide ja asutuste VTKO ettevalmistamine osalusel Taotluste menetlemine Partnerluse sekretariaat, kõigi (tehniline kontroll, hindamine, rahastavate riikide ja asutuste VTKO pingerea kokkupanek osalusel rahastusotsused) Riigiabi kontroll TRO Administratsioon Lepingu sõlmimine toetuse TRO VTKO saajaga Maksetaotluste prognoosi TRO kokkupanek Ettemaksetaotluste TRO RTK (raamatupidamine) koostamine ja esitamine Maksetaotluste koostamine ja TRO RTK (raamatupidamine) esitamine Tegevuste aruannete kontroll (vastavalt vajadusele TRO Administratsioon vahearuanded) Tegevuste lõpparuanne Partnerlus Järelevalve ja lepingute TRO Administratsioon täitmise kontroll Vaidemenetlus ETAG administratsioon VTKO, TRO TPK vastuvõtmine ja ETAG administratsioon VTKO, TRO muutmine Partnerlus vastutab taotluste registreerimise, tehnilise kontrolli (välja arvatud Eesti vastavusnõuete kontroll), hindamise, rahastusotsuste langetamise eest, rahastatud projektide aruandluse ja kontrolli eest ning eelnimetatud tegevuste tulemustest taotlejate teavitamise eest. VTKO vastutab kaasrahastatud Euroopa partnerlustes osalemise siseriikliku koordineerimise, toetusskeemi ettevalmistamise, vastavusnõuete kontrolli, taotluste menetlemise protsessis osalemise ja rahastusotsuste langetamisel osalemise eest. TRO (teadlasmobiilsuse valdkond, T&A rahvusvahelistumise toetamise programmi Mobilitas 3.0 elluviija) vastutab taotluse rahuldamise otsuse saanud taotlejatega lepingute sõlmimise, lepingu täitmise kontrolli ja maksetaotluste menetlemise eest. Administratsioon (jurist) vastutab vaiete lahendamise protsessi eest. TPK kontaktisik on VTKO juhataja. 6 (16)  2.1. VTKO vastutusala 1. Taotlusvooru ettevalmistamine Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 1.1 VTKO vastava Osaluskava alusel informeerib Jooksvalt vastavalt e-kiri taotlusvooru partnerluse taotlusvooru organiseerijat taotlusvooru sekretariaadile konsultant ETAG-i valmisolekust osaleda ajakavale Euroopa Horisondi partnerluse taotlusvoorus. Taotlusvooru organiseerija on EK ning partnerlus ja tehniliselt korraldab taotlusvooru partnerluse sekretariaat. 1.2 VTKO vastava Osaleb taotlusvooru kesksete Jooksvalt vastavalt e-kirjavahetus partnerluse tingimuste koostamisel ning taotlusvooru taotlusvooru konsultant teemadevaliku otsustamisel ajakavale sekretariaadiga 1.3 VTKO vastava Edastab ETAGi Jooksvalt vastavalt Partnerluse partnerluse vastavustingimused taotlusvooru taotlusvooru koduleht konsultant korraldajatele (vastav info ajakavale lisatakse konkursidokumentidesse ja on nähtav kõigile Eesti taotlejatele) 1.4 VTKO vastava Osaleb taotlusvooruga seotud Jooksvalt vastavalt ETAGi juhatuse partnerluse dokumentide (konkursi teemad, taotlusvooru esimehe poolt konsultant juhend taotlejatele, ajakavale allkirjastatud ühismemorandum, dokument (MoU, kaasvastutavate töötlejate kaasvastutavate kokkulepe jt) koostamisel töötlejate kokkulepe); e-kirjavahetuse taotlusvooru sekretariaadiga 1.5 VTKO vastava Levitab taotlusvooru infot, Jooksvalt vastavalt ETAGi koduleht, partnerluse nõustab taotlejaid ning vastab taotlusvooru meililistid konsultant päringutele ajakavale 1.6 VTKO vastava Kontrollib koostöös TRO Taotlusvooru Hinnang partnerluse teadlasmobiilsuse ettevalmistamise konsultant valdkonnajuhiga, et juhul, kui käigus partnerlusi toetatakse Mobilitas 3.0-st, vastavad sellised tegevused ÜSM art 73 lõike 2 punktides a, b ja g sätestatud nõuetele. 7 (16) 1.7 TRO Kontrollib, kas TATi kohta on Taotlusvooru Päring RARis teadlasmobiilsuse esitatud grupierandi teatis. ettevalmistamise valdkonna juht käigus. Kui teatis on esitatud, ei pea selle kehtivuse ajal enam uuesti kontrollima 2. Taotluste menetlemine Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 2.1. VTKO vastava Otsib sõltuvalt taotlusvooru Jooksvalt e-kiri partnerluse teemast vastava taustaga vastavalt konsultant retsensente taotlusvooru ajakavale 2.2. VTKO vastava Viib taotlusvooru sulgemise järel Jooksvalt Märge partnerluse läbi Eesti taotlejate tehnilise vastavalt taotlussüsteemis konsultant kontrolli, st hindab vastavust taotlusvooru vastavusnõuetele (sh riigiabi ajakavale teemadel) 2.3. VTKO vastava Kui toetust taotletakse VTA-na, Vastavalt e-kiri partnerluse teavitab TRO teadlasmobiilsuse vajadusele konsultant valdkonna (vanem)konsultanti, otsustatakse RAR-s broneeringu tegemise vajadus. 2.4. VTKO vastava Tehnilise kontrolli käigus Jooksvalt Kirjavahetus partnerluse tekkinud küsimuste vastavalt taotlejaga, konsultant lahendamine. Taotleja taotlusvooru ärakuulamine. ajakavale 2.5. VTKO vastava Kinnitab, kas taotlus vastab Jooksvalt Märge partnerluse vastavustingimustes kehtestatud vastavalt taotlussüsteemis konsultant nõuetele või mitte. taotlusvooru ajakavale Partnerluse sammud 2.5. Vastava Teavitamine tehnilise kontrolli Jooksvalt Märge partnerluse tulemustest vastavalt taotlussüsteemis, konkursi taotlusvooru e-kiri vastava sekretariaat ajakavale partnerluse konkursi sekretariaadilt taotluse koordinaatorile 8 (16) 2.6. Vastava Kinnitatud osalemistingimustele Jooksvalt Hinnangud partnerluse vastavate taotluste saatmine vastavalt taotlustele konkursi sõltumatutele hindajatele taotlusvooru sekretariaat ajakavale 2.7. Vastava Sõltumatute hindajate poolt Jooksvalt Taotluste pingerida partnerluse hinnangu saanud taotluste vastavalt hindamiskomitee järjestamine paremusjärjekorda taotlusvoorule 3. Otsustusprotsess Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 3.1 VTKO vastava Osaleb projektide valiku Jooksvalt Rahastatud partnerluse otsustuskoosolekul vastavalt projektide nimekiri konsultant taotlusvooru partnerluse ajakavale kodulehel 3.2 VTKO vastava Osaleb otsustamisel, millistest Jooksvalt Fikseeritakse partnerluse vahenditest projekte vastavalt lepinguga ETAGi ja konsultant rahastatakse. Otsustamine taotlusvooru asutuse vahel sõltub sellest, kui palju Eesti ajakavale taotluseid pingereas rahastatavate taotluste hulka jõudis ning riigi planeeritud rahalistest vahenditest selles taotlusvoorus. 2.2. TRO vastutusala 4. Riigiabi ja VTA kontroll Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 4.1. Teadlasmobiilsuse Kontrollib kas projekti raames Enne lepingu Täidetud kontrolli valdkonna toetatakse tegevusi, mida sõlmimist, vorm (vanem)konsultant käsitletakse majandustegevusena vastavalt ning kas toetust antakse projekti grupierandina (ÜGEM alusel) või algusele VTAna , sh kontrollib, kas VTA summa on broneeritud või kas on piisav vaba jääk, grupierandipuhul kontrollib antava abi osakaalu, ergutavat mõju (tegevustega pole alustatud enne taotluse esitamist) 4.2. Teadlasmobiilsuse Kontrolli tulemusel otsustab, kas Enne lepingu Täidetud kontrolli valdkonna toetust antakse ÜGEM alusel või sõlmimist, vorm (vanem)konsultant VTA-na või pole tegu riigiabiga vastavalt projekti algusele 9 (16) 4.3. Administratsiooni VTA broneerimine RARis 3 tp jooksul Registrikanne töötaja arvates infost, et toetust antakse VTAna 4.4. Teadlasmobiilsuse Kui toetust antakse ÜGEM alusel Enne lepingu e-kiri valdkonna või VTAna, teavitab toetuse saajat sõlmimist, (vanem)konsultant KonkS-s, ÜGEM-s või VTA vastavalt määruses sätestatud tingimustest projekti algusele 4.5. Administratsiooni Kannab pärast lepingu sõlmimist 5 tp lepingu Registrikanne töötaja antava abi andmed RARi. sõlmimisest (VTA puhul) 15 tp lepingu sõlmimisest grupierandi puhul 4.6. Administratsiooni Pärast väljamakse tegemist 5 tp ülekande Registrikanne töötaja kannab info väljamakse kohta tegemisest RARi 5. Lepingu eelnõu ja lepingumuudatuse eelnõu menetlemine Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 5.1 Teadlasmobiilsuse Valmistab ette lepingu projekti ja Enne projekti Leping PINALis valdkonna lisab selle PINALisse algust vanemkonsultant kooskõlastamiseks Kooskõlastavad teadlasmobiilsuse valdkonna juht, TRO juhataja, jurist, finantsjuht. Allkirjastab juhatuse esimees või tema volitatud isik. 5.2. Teadlasmobiilsuse Edastab lepingu allkirjastamiseks 2 tööpäeva Teade PINALis valdkonna toetuse saajale pärast vanemkonsultant allkirjastamist 5.3. Teadlasmobiilsuse Vahetab PINALis lepingu faili ja 2 tööpäeva Allkirjastatud leping valdkonna saadab selle teadmiseks pärast toetuse PINALis Vanemkonsultant finantsjuhile ja raamatupidamisele saaja allkirjastatud faili saamist 5.4. Teadlasmobiilsuse Lepingu muutmise taotluse Jooksvalt Allkirjastatud valdkonna saamisel algatab lepingu vastavalt lepingu muudatus vanemkonsultant muudatuse PINALIs – vajadusele PINALis kooskõlastamine ja allkirjastamine vastavalt punktidele 5.1–5.3 10 (16)  6. Väljamaksete prognoosi kokku panemine Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 6.1 Teadlasmobiilsuse Esitab vastavalt TAT-i Määratud Prognoos e- valdkonna juht tingimustele maksetaotluste tähtaeg toetuses prognoosi e-toetus keskkonna kaudu RTK projektikoordinaatorile 6.2 Teadlasmobiilsuse Kontrollib maksetaotluste Jooksvalt Võrdlustabel valdkonnakonsultant prognoosi vastavust tegelikult taotluste esitatud kuludele ja vajadusel prognoos-tegelikud teeb ettepaneku prognoosi kulud muutmiseks 6.3 teadlasmobiilsuse Esitab selgitused Jooksvalt Kiri e-toetuse valdkonna juht maksetaotluste prognoosi keskkonnas muutmiseks ja korrigeeritud prognoosi läbi e-toetuse RTK projektikoordinaatorile 7. Ettemaksetaotluse koostamine ja esitamine Nr Vastutaja (ametikoht) Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg 7.1 ETAG Esitab EMT enne maksetaotluse Vastavalt kiri e-toetuse perioodi algust vajadusele keskkonnas 7.2 Teadlasmobiilsuse Kontrollib EMT andmeid 5 tp jooksul EMT EMT on valdkonna konsultant vastavalt nõuetele ja esitab EMT esitamisest Mobilitase e-toetus keskkonnas programmi kasutas ühiskettal 7.3 Finantskonsultant- Kontrollib ja teavitab 2 tp jooksul Raha laekumine raamatupidaja laekumisest programmijuhti ja pärast raha ETAG kontole ja (ETAG) konsultanti laekumist RTK-st automaatteavitus ETAGi meilil 7.4 Teadlasmobiilsuse Koostab esildise toetuse saajale 4 tp jooksul Esildis PINALis valdkonna konsultant raha maksmiseks kui RTK-st on pärast raha ettemakse raha laekunud laekumist RTK-st 7.5 Raamatupidaja (RTK) Maksab toetuse saajale 5 tp jooksul või Raha on toetuse vastavalt esildisele ettemaksu vastavalt TAT-is saajale makstud summa määratud ajal 8. Maksetaotluse koostamine ja esitamine Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 11 (16) 8.1 Toetuse saaja Esitab MT koos Vastavalt e-kiri kaustas. kuludokumentidega e-kirja teel lepingus võrgukettal V kokkulepitud või ETAGi nõutud tähtaegadele 8.2 Teadlasmobiilsuse Kontrollib esitatud Esimesel e-kirjavahetus valdkonna kuludokumente, nende tasumist võimalusel MT toetuse saajaga konsultant tõendavaid dokumente ning esitamisest tööde teostamise ja kauba/teenuse kättesaamist tõendavaid dokumente 8.3 Teadlasmobiilsuse Kontrolli käigus tuvastatud Toetuse saajal e-kiri kaustas valdkonna puuduste/mitteabikõlblike aega 6 tp võrgukettal V: konsultant kulude/näpuvigade kohta saadab MT toetuse saajale täiendamiseks/parandamiseks e- kirja teel 8.4 Teadlasmobiilsuse Koondab toetuse saajate Vastavalt MT on e-toetuses valdkonna esitatud MT-d ja esitab kuluread prognoosis konsultant e-toetuses märgitud tähtajale 8.5 Teadlasmobiilsuse Kinnitab e-toetus keskkonnas Vastavalt MT on kinnitatud valdkonna juht esitatud kuluread prognoosis e-toetuses märgitud tähtajale 8.6 Teadlasmobiilsuse Edastab e-toetuses valimi Vastavalt Kuludokumendid valdkonna ridade kuludokumendid tähtajale on e-toetuses konsultant 8.7 Teadlasmobiilsuse Edastab projektikoordinaatori Vastavalt e-kiri kaustas valdkonna märkused toetuse saajatele e- tähtajale võrgukettal V: konsultant kirja teel (vajadusel) 8.8 Teadlasmobiilsuse Edastab toetuse saajate Vastavalt Vastused e- valdkonna vastused e-toetuses (vajadusel) tähtajale toetuses ja e-kiri konsultant 8.9 Teadlasmobiilsuse Edastab toetuse saajale Vastavalt e-kiri kaustas valdkonna täiendava riigihanke kontrolli tähtajale võrgukettal V: konsultant info (vajadusel) 8.10 Teadlasmobiilsuse Edastab toetuse saajalt saadud Vastavalt Vastus e-toetuse valdkonna täiendava info ja/või tähtajale postkastis konsultant lisadokumendid riigihanke kohta e-toetuses 8.11 Finantskonsultant- Kontrollib ja teavitab 2 tp jooksul Raha laekumine raamatupidaja laekumisest teadlasmobiilsuse pärast raha ETAG kontole ja (ETAG) valdkonna juhti ja konsultanti laekumist RTK- kiri ETAGi e-mailil st 12 (16) 8.12 Teadlasmobiilsuse Koostab esildise toetuse saajale 4 tp jooksul esildis PINALis valdkonna raha maksmiseks kui RTK-st on pärast raha konsultant vastava MT toetuse summa laekumist RTK- laekunud st 8.13 Raamatupidaja Maksab toetuse saajale vastavalt 5 tp jooksul või Raha on toetuse (RTK) esildisele MT esitatud toetuse vastavalt TAT- saajatele makstud summa is määratud ajal 8.14 Teadlasmobiilsuse Kui toetuse saaja ei ole esitanud Esimesel e-kiri kaustas valdkonna MT koos lisadokumentidega võimalusel võrgukettal V: konsultant tahtajaks, siis saadab meeldetuletuse 9. Tegevuste aruannete kontrolli protsess Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 9.1 Teadlasmobiilsuse Hindab maksetaotluste ja Jooksvalt valdkonna kuludokumentide põhjal, kas (vanem)konsultant projekt edeneb. 9.2 Teadlasmobiilsuse Kohustab toetuse saajat esitama Vastavalt e-kiri kaustas valdkonna vahearuande, kui on kahtlus vajadusele võrgukettal V: (vanem)konsultant projekti nõuetekohases edenemises 9.3 Teadlasmobiilsuse Hindab esitatud vahearuannet, 30 päeva e-kiri kaustas valdkonna kaasates vajadusel eksperte. Teeb aruande võrgukettal V: (vanem)konsultant vajadusel ettepanekuid tegevuste esitamisest parandamiseks või algatab lepingu lõpetamise või muutmise 9.4 Teadlasmobiilsuse Kogu TAT-i hõlmava aasta Vastavalt TAT- Aruanne e- valdkonna juht aruande, sh partnerluste s määratud toetuse tegevuse, esitamine tähtajale. keskkonnas. rakendusüksusele. 10. Projekti aruannete koostamine (toetuse saaja tegevus) Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 10.1 Toetuse saaja Esitab Eesti osaprojekti Partnerluse e-kiri lõpparuande partnerluse seatud tähtaeg sekretariaadile 10.2 Toetuse saaja Sisestab Eesti osaprojekti Lepingus kokku Aruanne ETISes lõpparuande ETISesse lepitud tähtaeg 13 (16)  11. Järelevalvetoimingud 11.1. Vabatahtlikud tagastused Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 11.1. Toetuse saaja Teavitab ETAG-i kirjalikult, et Jooksvalt e-kiri 1 talle on hüvitatud mitteabikõlblik kulu ja annab teada soovist tagastada vahendid vabatahtlikult 11.1. Teadlasmobiilsu Kontrollib vabatahtliku 2 tp jooksul tööülesanne 2 se valdkonna tagastamise asjaolusid ja pärast kirja konsultant teavitab teadlasmobiilsuse saamist valdkonna juhti 11.1. Teadlasmobiilsu Koostab ja vajadusel 5 tp jooksul kiri PINALis 3 se valdkonna kooskõlastab juristiga toetuse pärast konsultant saaja vabatahtliku tagastuse tööülesande nõustumisega või saamist mittenõustumisega. Teavitab raamatupidajat. 11.1. Teadlasmobiilsu Allkirjastab vabatahtliku 3 tp jooksul Kiri PINALis 4 se valdkonna tagastuse kirja pärast juht tööülesande saamist 11.1. Raamatupidaja Kontrollib ja teavitab 2 tp jooksul ETAG kontole 5 (RTK) vabatahtliku tagastuse raha laekumisest programmijuhti laekumisest ja konsultanti 11.1. Teadlasmobiilsu Koostab vabatahtliku 5 tp Kiri e-toetuses 6 se valdkonna tagastuse avalduse koos konsultant vajalike lisadokumentidega ja esitab programmikoordinaatorile 11.1. Teadlasmobiilsu Edastab e-toetuses tulnud Esimesel e-kiri 7 se valdkonna RTK nõusolekukirja võimalusel konsultant raamatupidajale 11.1. Raamatupidaja Teostab vabatahtliku RTK Kirjas Makse sooritatud 8 tagastuse makse RTK kontole märgitud tähtaja jooksul 11.2. Finantskorrektsioonid Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 14 (16) 11.2. Teadlasmobiilsu Edastab RTK-lt tulnud päringu Esimesel e-kiri kasutas 1 se valdkonna või FKO eelnõu toetuse võimalusel võrgukettal V: (vanem)konsult saajale kirja saamisest ant 11.2. Toetuse saaja Vastab päringule ETAGi e-kiri kasutas 2 määratud võrgukettal V: tähtaja jooksul 11.2. Teadlasmobiilsu Edastab toetuse saaja vastuse RTK määratud kiri e-toetuse 3. se valdkonna RTK-le tähtajaks keskkonnas (vanem)konsult ant 11.2. Teadlasmobiilsu Pärast FKO saamist otsustab 30 päeva FKO Kirjavahetus toetuse 4. se valdkonna koostöös toetuse saajaga saamisest saajaga (vanem)konsult vaidlustamise ant 11.2. Teadlasmobiilsu Tagasinõude koostamine Esimesel Kiri PINALis 5. se valdkonna toetuse saajale, kui FKO-d ei võimalusel juht vaidlustata või vaidlustamine ei ole edukas 11.2. 6. 11.3. Lepingu täitmise kontroll Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 11.3.1 Teadlasmobiilsuse Teavitab toetuse saajat lepingu Vastavalt e-kiri valdkonna juht täitmise kontrollist ja selle vajadusele põhjusest (rikkumise kahtlus, vihje, aruandluse mittevastavus nõuetele) 11.3.2 Kaasatud Viib kontrolli läbi – küsib 30 päeva Protokoll, e-kiri teadlasmobiilsuse täiendavaid dokumente, kontrollitoiming valdkonna selgitusi, viib läbi paikvaatluse utest töötajad, vms teavitamisest administratsioon 11.3.3 Kaasatud Koostab kontrolli tulemuste 30 päeva e-kiri teadlasmobiilsuse kohta akti ja Teeb vajadusel kontrollitoiming valdkonna ettepanekuid tegevuste utest töötajad, parandamiseks või algatab teavitamisest administratsiooni lepingu lõpetamise või töötaja muutmise 15 (16)  2.3. Administratsiooni vastutusala 12. Vaiete menetlemine Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg (ametikoht) 12.1. Taotleja Esitab vaide ETAGi otsuse või 30 päeva jooksul vaie e-kirjaga menetlustoimingu peale otsuse teatavaks saamisest (vajadusel) 12.2. Assistent Registreerib vaide ja edastab 2 tööpäeva Vaie Pinalis täitmiseks juristile ja teadmiseks asjassepuutuvatele töötajatele 12.3. Jurist Kontrollib vaide vastavus HMS-s 3 tööpäeva e-kiri sätestatud nõuetele, annab vajadusel tähtaja puuduste kõrvaldamiseks. Prognoosib vaide lahendamiseks vajamineva aja ning teavitab vaide esitajat vajadusest tähtaega pikendada. Kaasab vaidlustatud otsuse lahendamisse otsuse ettevalmistanud ETAGi töötajad ning palub nende seisukohta 12.4. Jurist Koostab vaideotsuse eelnõu, 10 päeva või Vaideotsuse kuulates ära vaidlustatud otsuse pikendatud vaide eelnõu PINALis ettevalmistanud töötajad, lahendamise vajadusel kaasates välise eksperdi tähtaeg ning teised seotud isikud 12.5. Jurist Kooskõlastab vaideotsuse eelnõu 3 tööpäeva Menetlus TRO või SAO juhatajaga ning PINALis esitab allkirjastamiseks ETAGi juhatuse esimehele 12.6. ETAGi juhatuse Allkirjastab vaideotsuse 2 tööpäeva Vaideotsus esimees PINALis 12.7. Jurist Edastab vaideotsuse vaide 1 tööpäev e-kiri esitajale 16 (16)