Arvamuse andmine justiitsministri määruse „Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord“ eelnõu kohta

Riigikohtu arvamus justiitsministri määruse „Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord“ eelnõu kohta Eelnõu kohta arvamuse avaldamiseks on jäetud ebamõistlikult lühike tähtaeg ja see ei jäta võimalust veenduda, et eelnõul pole muid puudusi. Riigikohtule jääb mõnevõrra arusaamatuks, mis on eelnõu reguleerimise eesmärk. Seletuskirjas on küll öeldud, et eelnõu eesmärkide hulgas on muuta asjaajamiskord kergemini jälgitavaks ning ühtlasi „ kehtestatakse menetlusväliste dokumentide ja menetlusdokumentide vorminõuded ja nende registreerimise kord .“ Paraku ei ole neid eesmärke täidetud. Eelnõu reguleerib eelkõige menetlusdokumentidega seonduvat, menetlusvälised dokumendid on tagaplaanil. Riigikohus saab aru, et see võibki olla eelnõu koostajate taotlus, sest seletuskirja väitel kehtiv reguleerib kehtiv k odukord suurel hulgal paber kand jatel toimuvat kohtumenetlusväliste dokumentide menetlust kohtute kantseleis ja on seega vananenud . Samas on kaheldav, kas see taotlus õigustab näiteks menetlusväliste dokumentide vormistusnõuete puudumist, samas kui menetlusdokumentide puhul on see üsna detailne. § 12 annab menetlusväliste dokumentide puhul vaid üldise viite Justiitsministeeriumi asjaajamiskorrale. § 20 käsitleb e-arveid ainult kui menetlus dokumente. 6. jagu sätestab teabega tutvumise korra, kuid sisuliselt reguleerib vaid menetlus doku men ti de ga ehk kohtutoimikuga tutvumise kor d a. Kas ja kuidas saab isik vajadusel tutvuda menetlusväliste dokumentidega? Seega peab pärima, kas tõesti muudab eelnõus olev lähenemine asjaajamiskorra nii dokumendina kui ka protsessina kantseleiteenistujale ja kodanikule selgemaks ning kergemini jälgitavaks . Võib-olla tasub eelnõus selgelt välja öelda, et a) see asjaajamiskord reguleerib vaid menetlusdokumentidega seo tud küsimusi ; b) m enetlusväliste dokumentide puhul on aga kohtutele täitmiseks J ustiitsministeeriumi asjaajamiskord. Eelnõu ( § 10 ) sätestab, et kohtud lähtuvad pöördujate teenindamisel kliendikesksuse põhimõttest. See säte on mõneti üllatav. K as antud põhimõte kehtib vankumatult ka kriminaal asjade menetlemisel ? Kas sel juhul on nii kannatanu kui ka kohtualune võrdsel määral kliendid? Võib-olla oleks siinkohal otstarbekas kaaluda teistsugust sõna kasutust . On märkimisväärne , et eelnõu erineva tasemega struktuuriosad kannavad identset pealkirja. Näiteks 3. peatüki 5. jagu ja sama s jaos olev § 26 kannavad mõlemad pealkirja „Kohtuasja toimik“ . Faktiliselt on § 26 sisuks üksnes paberkandjal oleva kohtutoimiku vormistamine. E elnõu sama tasemega struktuuriosade pealkirjad ei ole mõistlikul määral ühtsed. Nii kannab 3. jagu pealkirja „ Menetlusväline dokument. Menetlusväliste dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine “ . 4. jagu on aga pealkirjaga „ Menetlusdokumentide registreerimine “ , kuigi kohe sama jao algul § 19 annab menetlusdokumendi definitsiooni. Riigikohtul jääb eelnõu tekstist arusaamatuks, kas sõnad elektrooniline ja digitaalne on sünonüümid ja samamahulised väljendid või mitte? § 30 räägib digitaalse toimiku elektroonilisest väljavõttest ja elektroonilisest juurdepääsust. Kas dokumendi elek t rooniline kuju ja digitaalne kuju on üks ja seesama kuju või on neil erinev tähendussisu? Kas digitaalse toimiku elektrooniline väljavõte ja digitaalne väljavõte on erinevad või samased? Juhul kui on tegu sünonüümidega, kas siis erinevate väljendite kasutamine suurendab arusaadavust? 1. Seletuskirjas (§ 1 juurde) on viidatud eelnõu § 1 lg-le 2. See lõige eelnõu tekstis puudub. 2. Arusaamatuks jääb eelnõu § 2 lg 1 teises lauses kasutatud mõiste „dokumentide jõustamine“. Kui selle all peetakse silmas tegevust seoses kohtulahendi jõustumisega, siis ei arvesta eelnõu menetlusseadustike regulatsiooni kohtulahendite jõustumise kohta. Näiteks võidakse kohtulahend avalikult kuulutada kohtuistungil ilma kantselei osaluseta. Kohtulahend jõustub edasikaebevõimaluste ammendumisel, ka sellel olukorral ei ole seost kantselei tegevusega. Kui jõustamise all mõeldakse jõustumismärke lisamist, tuleks eelnõu täpsustada. Eelnõu §-s 2 võiks eristada ( eraldi lõikudes ) kantselei ülesanded ja ametikohad. 3. Seletuskirjas on täpsustamata, kas § 2 lg-s 2 on halduskantselei teadlikult välja jäetud. Seetõttu on selgusetu, kas see tähendab, et ringkonnakohtutes halduskantseleid moodustada ei tohi ning haldusasjadega peab tegelema üks määruses nimetatud kant s elei ( üld -, kriminaal- või tsiviilkantselei)? 4. Kahtlusi tekitab, kas eelnõu § 3 on vastavuses kohtute seaduse (KS) § 9 lg- ga 4 ja § 18 lg- ga 4, mille kohaselt kinnitab kohtu struktuuri ja kohtuteenistujate koosseisu kohtudirektor, välja arvatud õigusemõistmise funktsiooni teostamisega seotud osas, mill es struktuuri ja kohtuteenistujate koosseisu kinnitab kohtu esimees. Samuti on kahtlus, et eelnõu ei ole kooskõlas KS § 42 lg- ga 1. KS § 42 lg 1 ja lg 2 1 koostoimest nähtub, et minister kehtestab kantselei kodukorras „kohtu muu töökorralduse“ kantseleid puudutavas osas, kuid ülejäänud osas nähakse esimese ja teise astme kohtu töökorraldus ette kohtu kodukorras. KS § 42 lg 1 ei tohi sama paragrahvi lõike 2 1 tõlgendamisel ja rakendamisel muutuda sisutuks. Ka KS §-st 127 nähtub, et kantselei koosseisu mittekuuluvate kohtuametnike ja kohtu töötajate teenistuskohustused tuleb määrata kohtu kodukorras. Eeltoodust tulenevalt ei saa kohtu kantselei kodukorraga reguleerida kantselei koosseisu mittekuuluvate kohtu struktuuriüksuste, sh õigusteenistuse ja kohtuistungiteenistuse (eelnõu § 3) koosseisu, ülesandeid ega töökorraldust, kohtumenetlust puudutavaid küsimusi (vt ka märkust eelnõu §-de 15 ja 24 kohta). 5. Selgusetu on, millisesse struktuuriüksusesse kuulub kohtuistungi sekretär (ja referent). Eelnõu § 2 järgi kuulub kohtuistungi sekretär (ja referent) kantselei koosseisu, § 3 järgi õigusteenistuse (või ka kohtuistungiteenistuse) koosseisu. Kui need ametikohad võivad kuuluda mitmesse struktuuriüksusse või on selles osas jäetud valik konkreetse kohtu enda otsustada, võiks see seletuskirjas märgitud olla. 6. Eelnõu 2 . peatükk ei märgi midagi järelevalvespetsialisti ametikoha kohta. 7. Eelnõu § 9 võiks olla pigem eraldi lõige § 2 juures ning selles sättes puudub vajadus viidata §-dele 4 – 8, kuna kantselei ametikohad on nimetatud § 2 lg-s 1 ja eelnõu §-d 4 – 8 ei hõlma kõiki § 2 lg-s 1 nimetatud ametikohti . 8. V orminõude i d menetlusdokumentidele , v.a kohtukutsele ( TsMS § 344 lg 6), ei saa kehtestada minister. See küsimus väljub KS § 42 lg 2 1 ning TsMS § 61 delegatsiooninormi piiridest. § 13 lg 1 p 1 ja § 15 tuleks eelnõust välja jätta. 9 . § 11 puhul peaks korrigeerima sõnastust: kohtuistungite nimekiri kuvatakse "tehniliste võimaluste olemasolul" /…/ 10 . Üldine märkus menetlusväliste dokumentide registreerimise osa kohta: see on liiga üldsõnaline. Määrus peaks toimima juhendina dokumendi registreerijale , kuid see eelnõu kavand registreerijat ei abista. 11. § 16 . Normitehniliselt ei märgita lõiget ühelõikelise paragrahvi juures. Samas on paragrahvist puudu, mille alusel dokument registreeritakse dokumendiregistris, näiteks dokumentide loetelu, liigitusskeem vms. 12. § 17 . P aberdokument skaneeritakse dokumendiregistrisse. Mida tehakse originaaliga? S eletuskirja kohaselt m enetlusdokument tagastatakse. Menetlusvälise dokumendi kohta sellist selgitust ei ole. 13. § 20 lg 1 viimane lause puhul jääb mulje, nagu oleksid kõik kohtusse saabunud e-arved menetlusdokumendid. 14. § 20 lg 6 . K ui originaaldokument tagastatakse kohe saatjale, võiks seda määruses mainida. Kui "esitajal on õigus originaaldokumendi tagastamist taotleda aasta jooksul" , siis seda, kus kohas ja kuidas neid originaaldokumente aasta jooksul hoitakse, seletuskiri ei sätesta. 15 . Eelnõu §-s 23 jääb selgusetuks, miks on vaja digitaalallkirjastatud dokumendi väljatrükile lisada digitaalallkirja kinnitusleht. Seletuskirjas märgitu ( „ kuna see tõendab allkirja kehtivust “ ) ei ole tõene ( e - identimise ja e-tehingute usaldusteenuste seadus e §-d 24 ja 25). 16 . Seoses digitoimikule üleminekuga , soovitame reguleerida küsimust, milline peaks olema digitoimikust koopiate väljastamise kord (nii menetluses olevas asjas kui ka arhiveeritud toimikutest). Kes ja kuidas seda teeb ning kas digitoimikust koopiate väljastamisel peaks olema erisusi võrreldes pabertoimikuga? Kui paberkandjal arhiveeritud toimikust teeb koopiad arhiveeriv kohus, siis milline kohus arhiveerib digitoimikut ning kelle poole peaks isik koopiate väljastamise taotlemiseks pöörduma? Ilmselt on sellega seoses veel teisigi küsimusi ning digitoimikule järk järgulise ülemineku tõttu vajaks teema kindlasti igakülgset läbimõtlemist (sh menetlusseadustike tasandil) . 17 . Imperatiivselt sõnastatud e elnõu § 24 lg-d 1 ja 2, kohustades kohut menetlusdokumendi kättetoimetamiseks kasutama infosüsteemi ja n - ö e-vorme, ei ole kooskõlas menetlusseadustikega (nt TsMS § 306 jj). Ministri volitus kehtestada täpsemad nõuded infosüsteemi kaudu menetlusdokumentide kättesaadavaks tegemisele ei sisalda volitust muuta infosüsteemi kaudu kättetoimetamine kohustuslikuks seal, kus seadus vastavat kohustust ette ei näe. 18. § 26 lg 6 . Palun konsulteerida menetlejatega , kas pitser toimiku kaanel on piisavalt eesmärgipärane. E ttepanek on teha kinniseks kuulutatud materjalist eraldi toimik. Mõnes kohtus seda praktiseeritakse, näiteks Tartu Ringkonnakohtus. 19. Lisas 5 nimetatakse kohtutoimikute säilitustähtajad. Muu hulgas on märgitud : "2. Kõik kohtutoimikud, kus kohtuasjas on tehtud Riigikohtu üldkogu lahend, Riigikohtu kolleegiumi täiskoosseisu lahend, Euroopa Liidu Kohtu eelotsus või Euroopa Inimõiguste Kohtu sisuline lahend, tuleb säilitada alaliselt . " 20. Seletuskirjas ei ole seletatud, kuidas ja mis ajast hakatakse pabertoimikuid ülalöeldu osas eristama – kas KIS2 märke järgi või peaks toimikul olema vastav märge "Riigikohtu üldkogu lahend", "Riigikohtu kolleegiumi täiskoosseisu lahend", "Euroopa Liidu Kohtu eelotsus" või "Euroopa Inimõiguste Kohtu sisuline lahend". Kas pabertoimikul selline märge on üldse vajalik ja kui on, siis kes selle märke teeb ? Menetlusseadustikud ei tunne määruses kasutatud terminit "kolleegiumi täiskoosseis", vaid "kogu koosseis". 21. On üllatav, et kohtute (või mistahes institutsiooni) asjaajamiskorda saab aastal 2017 sätestada sel moel, et kordagi oleks peetud vajalikuks mainida digitaalset dokumendihaldussüsteemi (DHS) . Samas on mitmel korral juttu dokumendiregistrist. Kas eelnõu koostaja peab DHS -i samaseks dokumendi registriga, mis on siiski vaid DHS -i üks elemente? Või on DHS sünonüümiks terminile „ infosüsteem “ ? Selline seisukoht lähenemine on seda üllatavam, et eelnõus eristatakse ühelt poolt kohtute infosüsteemi ja kiirmenetluse infosüsteemi. Infosüsteem on üldmõiste , mille tähendussisu on tuntavalt laiem kui ühe või teise konkreetse rakenduse või selle osa nimetus. K ohtute infosüsteemi ja kiirmenetluse infosüsteemi nimetuse kasutamisel ei ole eelnõu alati järjekindel. Näiteks § -st 25 jääb mulje, et nii kohtuasja kui ka kiir menetluse asja numbri annab üks ja sama infosüsteem. Õ igusaktis ei tohi ks segadusse ajavalt rääkida infosüsteemist, mis kord võib tähendada DHS -i Delta (või selle üht osa), kord KIS -i ja kord kiirmenetluse info süsteemi. 22. Eelnõu § 34 lg 4 sätestab, et säilitustähtaja möödudes toimikuid ja dokumente ei väljastata. Riigikohus saab aru nii, et juhul kui informatsiooni kandja koos seal oleva informatsiooniga on jäänud mistahes põhjusel tähtaegselt hävitamata, siis seda informatsiooni enam andme subjekt kätte ei saa, kuigi informatsioon ise on endiselt kohtus olemas. K as ja kuidas on selline seisukoht kooskõlas isikuandmekaitse aluspõhimõttega, et andmesubjektil on õigus saada enda kohta käivaid andmeid ? Teiseks tuleb arvestada, et kohtutel olev informatsioon on ikkagi avalik teave ning sellele juurdepääsu võib piirata vaid seaduses ettenähtud alusel. K us ja millises seaduses on öeldud, et pärast alg ul määratud säilitustähtaja möödumist ei ole olemasoleva informatsiooni väljastamine lubatud ? 23 . Eelnõu § -d 29 ja 30 sätestavad toimikutega tutvumise korra. Siinjuures puudub eristus ühelt poolt menetlusdokumentide (ehk kohtutoimikute) ning menetlusväliste dokumentide (ehk asjaajamistoimikute) vahel. Teiselt poolt puudub vahetegu aktiivses kohtumenetluses ja aktiivses asjaajamises olevate dokumentide ning juba aktiivsest kohtumenetlusest ning aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumentide vahel. Eelnõus kavandatav regulatsioon lähtub eelkõige menetlusseadustikes esitatud nõuetest, mis on asjakohane vaid aktiivses kohtumenetluses olevate menetlusdokumentide puhul. Samas ei tohi pidada asjakohaseks menetlusseadustike nõuete laiendamist mittemenetluslikele dokumentidele. Võib märkida, et ka Euroopa Liidu i sikuandmete kaitse üldmäärus eristab kohtute puhul selgelt ühelt poolt nende õigust mõistvat funktsiooni ning teiselt poolt kohtute kui riigiasutuste muid funktsioone. Teiseks ei saa kuidagi pidada asjakohaseks menetlusseadustike nõuete rakendamist juba arhiveeritud kohtutoimikute tutvumisele ( e elnõu l isa 9 p -d 3, 4). Viimasel juhul tekib küsimus, kas kohtumenetlus jätkub siis mingil määral ka pärast lõpp lahendi jõustumist ning kohtu toimiku arhiveerimist . Juhul kui see on eelnõu koostajate seisukoht, siis tuleb see selgel välja öelda. Edasi tuleb vastata küsimusele , kui kaua reguleerivad menetlusseadustikud juba menetlusest ning aktiivsest asjaajamisest väljunud ja arhiveeritud kohtutoimikute kasutamist . K as menetlusseadustike sätete rakendamine piirdub vaid kohtuasutuste endi arhiividega või tuleb neid rakendada ka avalikes arhiivides ning mil määral? Riigikohus on seisukohal, et juhul kui menetlusseadustike regulatsioon laieneb ka juba arhiveeritud kohtutoimikutele, siis võib suure tõenäosusega tekkida probleeme kohtutoimikute üleandmisega avalikule arhiivile, sest avalik arhiiv tegeleb vaid üheselt aktiivsest menetlusest ja asjaajamisest väljunud toimikute säilitamisega. 24 . Eelnõu § 34 ja lisa 9 reguleerivad toimikute säilitustähtaegade määramist. § 34 lg 1 sätestab, et säilitustähtaja määramisel tuleb juhinduda kohtute kodukorra § 34 lg -s 2 ja lisas 9 toodud säilitustähtaegadest, tegelikest vajadustest ja dokumendi unikaalsusest. Eelnõu koostajad ei ole teadvustanud, et a sjaajamise ning arhiivinduse eesmär k on autentse informatsiooni tagamine , sõltumata teabekandja liigist. Seega on arusaamatu, miks on informatsiooni säilitustähtaeg seatud sõltuvusse sellest, kas tegu on pabertoimiku või e toimikuga (§ 34 lg 2 ). Selline lähenemine muudab asjaajamise korraldamise kohmakaks ning suurendab eksimisvõimalust säilitustähtaegade järgimisel. Ühtlasi tuleb tõdeda, et lisas 9 ei ole toodud kõik asjakohased tähtajad. Näiteks on arusaamatu, millised on siis lisas 9 olevas tabelis KarS § -de 133 – 140 või § -de 142 – 147 alusel moodustatud kohtutoimikute säilitustähtajad. Juhul kui olemasolev eelnõu jääb regul e erima ka menetlusväliste dokumentide asjaajamiskorda, siis korda me oma varasemat ettepanekut kaaluda ka kohtuasutuse asjaajamistoimikute säilitustähtaegade lisamist kodukorra lisasse. S äilitustähtaegade reguleerimisel on täielikult mööda mindud Rahvusarhiivi 26. novembri 2012. a hindamisotsusest nr 128 „ Esimese ja teise astme kohtute juhtimis- ja põhifunktsioonide dokumentide hindamine arhiiviväärtuse väljaselgitamiseks“ . Tundub , et seda otsust ei ole silmas peetud J ustiitsministeeriumi asjaajamiskorra koostamisel. Säilitustähtaegade määramisel tuleks kindlasti arvestada ka teisi Rahvusarhiivi hindamisotsuseid, näiteks hindamisotsused tugifunktsioonide kohta. Arusaamatu on ka eelnõu § 34 lg 1 säte, et kohtuasja toimiku säilitustähtaega on õigus muuta asja menetlenud kohtu esimehel. A rusaamatuks jääb , kas silmas on peetud mistahes asja menetlenud kohtu (asja menetlenud I astme kohus, ringkonnakohus, R iigikohus) esimeest või siis vaid asja I astmes menetlenud kohtu esimeest. Samuti on arusaamatu, mis alusel kohtu esimees seda teeb ning kas ta võib muuta ka Rahvusarhiivi hindamisotsuses toodud tähtaegu. Samas on eelnõus reguleerimata , kes ja kuidas peaks otsustama , millised on need säilita tavad kohtutoimikud, mis Rahvusarhiivi hindamisotsuses on sõnastatud kui „üksikud suurt avalikku huvi äratanud asjad kohtu ettepanekul“ . Kas see kuulub üksiku ametniku (kohtu esimees, arhivaar, eksperdina keegi kolmas isik) või mingi kollegiaalse üksuse kompetentsi? Eelnõu § 37 sätestab dokumentide hävitamise korra. § 37 lg 2 sätestab, et kohtuasja pabertoimik hävitatakse pärast toimiku täielikku digiteerimist . Siinkohal jääb arusaamatuks, kas see kehtib ka nende kohtuasjade toimikute kohta, millel on Rahvusarhiivi hindamisotsuse kohaselt arhiiviväärtus. Võib-olla tasub siinkohal kaaluda täiendavat igakordset kooskõlastamist Rahvusarhiiviga. 25 . Kuna eelnõu on menetlusdokumendi - keskne, siis jääb eelnõu luge misel arusaam, et eelnõu koostajate arvates muutub liigitusskeem vajalikuks alles arhiveerimisel. See on põhimõtteliselt väär arusaam, sest liigitusskeem planeerib ja ohjab dokumendi kogu elukäiku selle tekkemomendist alates. Seega kuulub see pigem 1. jakku. 2 6 . Eelnõu tuleks kooskõlastada ka advokatuuri ja prokuratuuriga, kuna selles sisaldub ka menetlusosalisi puudutavaid sätteid. 27 . Eelnõu põhiteksti lõpus, allkirjastamismärke puhul ei ole arvestatud ministeeriumi kantsleri vahetumisega. Teie 22.12 .2017 nr 8-1 / 8963 Meie 09 . 01 .201 8 nr 6-6 / 1 7 - 60 Justiits ministeerium info @ just .ee Arvamuse andmi ne Täname võimaluse eest avaldada arvamust justiitsministri määruse „M aa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord “ eelnõu kohta . Käesolevaga edastame arvamuse nimetatud eelnõu kohta. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Tanel Kask Riigikohtu koolitusosakonna juhataja õigusteabe osakonna juhataja ülesannetes Lisa 1 : Riigikohtu arvamus justiitsministri määruse „M aa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord “ eelnõu kohta Riigikohtu arvamus justiitsministri määruse „Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord“ eelnõu kohta Eelnõu kohta arvamuse avaldamiseks on jäetud ebamõistlikult lühike tähtaeg ja see ei jäta võimalust veenduda, et eelnõul pole muid puudusi. Riigikohtule jääb mõnevõrra arusaamatuks, mis on eelnõu reguleerimise eesmärk. Seletuskirjas on küll öeldud, et eelnõu eesmärkide hulgas on muuta asjaajamiskord kergemini jälgitavaks ning ühtlasi „ kehtestatakse menetlusväliste dokumentide ja menetlusdokumentide vorminõuded ja nende registreerimise kord .“ Paraku ei ole neid eesmärke täidetud. Eelnõu reguleerib eelkõige menetlusdokumentidega seonduvat, menetlusvälised dokumendid on tagaplaanil. Riigikohus saab aru, et see võibki olla eelnõu koostajate taotlus, sest seletuskirja väitel kehtiv reguleerib kehtiv k odukord suurel hulgal paber kand jatel toimuvat kohtumenetlusväliste dokumentide menetlust kohtute kantseleis ja on seega vananenud . Samas on kaheldav, kas see taotlus õigustab näiteks menetlusväliste dokumentide vormistusnõuete puudumist, samas kui menetlusdokumentide puhul on see üsna detailne. § 12 annab menetlusväliste dokumentide puhul vaid üldise viite Justiitsministeeriumi asjaajamiskorrale. § 20 käsitleb e-arveid ainult kui menetlus dokumente. 6. jagu sätestab teabega tutvumise korra, kuid sisuliselt reguleerib vaid menetlus doku men ti de ga ehk kohtutoimikuga tutvumise kor d a. Kas ja kuidas saab isik vajadusel tutvuda menetlusväliste dokumentidega? Seega peab pärima, kas tõesti muudab eelnõus olev lähenemine asjaajamiskorra nii dokumendina kui ka protsessina kantseleiteenistujale ja kodanikule selgemaks ning kergemini jälgitavaks . Võib-olla tasub eelnõus selgelt välja öelda, et a) see asjaajamiskord reguleerib vaid menetlusdokumentidega seo tud küsimusi ; b) m enetlusväliste dokumentide puhul on aga kohtutele täitmiseks J ustiitsministeeriumi asjaajamiskord. Eelnõu ( § 10 ) sätestab, et kohtud lähtuvad pöördujate teenindamisel kliendikesksuse põhimõttest. See säte on mõneti üllatav. K as antud põhimõte kehtib vankumatult ka kriminaal asjade menetlemisel ? Kas sel juhul on nii kannatanu kui ka kohtualune võrdsel määral kliendid? Võib-olla oleks siinkohal otstarbekas kaaluda teistsugust sõna kasutust . On märkimisväärne , et eelnõu erineva tasemega struktuuriosad kannavad identset pealkirja. Näiteks 3. peatüki 5. jagu ja sama s jaos olev § 26 kannavad mõlemad pealkirja „Kohtuasja toimik“ . Faktiliselt on § 26 sisuks üksnes paberkandjal oleva kohtutoimiku vormistamine. E elnõu sama tasemega struktuuriosade pealkirjad ei ole mõistlikul määral ühtsed. Nii kannab 3. jagu pealkirja „ Menetlusväline dokument. Menetlusväliste dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine “ . 4. jagu on aga pealkirjaga „ Menetlusdokumentide registreerimine “ , kuigi kohe sama jao algul § 19 annab menetlusdokumendi definitsiooni. Riigikohtul jääb eelnõu tekstist arusaamatuks, kas sõnad elektrooniline ja digitaalne on sünonüümid ja samamahulised väljendid või mitte? § 30 räägib digitaalse toimiku elektroonilisest väljavõttest ja elektroonilisest juurdepääsust. Kas dokumendi elek t rooniline kuju ja digitaalne kuju on üks ja seesama kuju või on neil erinev tähendussisu? Kas digitaalse toimiku elektrooniline väljavõte ja digitaalne väljavõte on erinevad või samased? Juhul kui on tegu sünonüümidega, kas siis erinevate väljendite kasutamine suurendab arusaadavust? 1. Seletuskirjas (§ 1 juurde) on viidatud eelnõu § 1 lg-le 2. See lõige eelnõu tekstis puudub. 2. Arusaamatuks jääb eelnõu § 2 lg 1 teises lauses kasutatud mõiste „dokumentide jõustamine“. Kui selle all peetakse silmas tegevust seoses kohtulahendi jõustumisega, siis ei arvesta eelnõu menetlusseadustike regulatsiooni kohtulahendite jõustumise kohta. Näiteks võidakse kohtulahend avalikult kuulutada kohtuistungil ilma kantselei osaluseta. Kohtulahend jõustub edasikaebevõimaluste ammendumisel, ka sellel olukorral ei ole seost kantselei tegevusega. Kui jõustamise all mõeldakse jõustumismärke lisamist, tuleks eelnõu täpsustada. Eelnõu §-s 2 võiks eristada ( eraldi lõikudes ) kantselei ülesanded ja ametikohad. 3. Seletuskirjas on täpsustamata, kas § 2 lg-s 2 on halduskantselei teadlikult välja jäetud. Seetõttu on selgusetu, kas see tähendab, et ringkonnakohtutes halduskantseleid moodustada ei tohi ning haldusasjadega peab tegelema üks määruses nimetatud kant s elei ( üld -, kriminaal- või tsiviilkantselei)? 4. Kahtlusi tekitab, kas eelnõu § 3 on vastavuses kohtute seaduse (KS) § 9 lg- ga 4 ja § 18 lg- ga 4, mille kohaselt kinnitab kohtu struktuuri ja kohtuteenistujate koosseisu kohtudirektor, välja arvatud õigusemõistmise funktsiooni teostamisega seotud osas, mill es struktuuri ja kohtuteenistujate koosseisu kinnitab kohtu esimees. Samuti on kahtlus, et eelnõu ei ole kooskõlas KS § 42 lg- ga 1. KS § 42 lg 1 ja lg 2 1 koostoimest nähtub, et minister kehtestab kantselei kodukorras „kohtu muu töökorralduse“ kantseleid puudutavas osas, kuid ülejäänud osas nähakse esimese ja teise astme kohtu töökorraldus ette kohtu kodukorras. KS § 42 lg 1 ei tohi sama paragrahvi lõike 2 1 tõlgendamisel ja rakendamisel muutuda sisutuks. Ka KS §-st 127 nähtub, et kantselei koosseisu mittekuuluvate kohtuametnike ja kohtu töötajate teenistuskohustused tuleb määrata kohtu kodukorras. Eeltoodust tulenevalt ei saa kohtu kantselei kodukorraga reguleerida kantselei koosseisu mittekuuluvate kohtu struktuuriüksuste, sh õigusteenistuse ja kohtuistungiteenistuse (eelnõu § 3) koosseisu, ülesandeid ega töökorraldust, kohtumenetlust puudutavaid küsimusi (vt ka märkust eelnõu §-de 15 ja 24 kohta). 5. Selgusetu on, millisesse struktuuriüksusesse kuulub kohtuistungi sekretär (ja referent). Eelnõu § 2 järgi kuulub kohtuistungi sekretär (ja referent) kantselei koosseisu, § 3 järgi õigusteenistuse (või ka kohtuistungiteenistuse) koosseisu. Kui need ametikohad võivad kuuluda mitmesse struktuuriüksusse või on selles osas jäetud valik konkreetse kohtu enda otsustada, võiks see seletuskirjas märgitud olla. 6. Eelnõu 2 . peatükk ei märgi midagi järelevalvespetsialisti ametikoha kohta. 7. Eelnõu § 9 võiks olla pigem eraldi lõige § 2 juures ning selles sättes puudub vajadus viidata §-dele 4 – 8, kuna kantselei ametikohad on nimetatud § 2 lg-s 1 ja eelnõu §-d 4 – 8 ei hõlma kõiki § 2 lg-s 1 nimetatud ametikohti . 8. V orminõude i d menetlusdokumentidele , v.a kohtukutsele ( TsMS § 344 lg 6), ei saa kehtestada minister. See küsimus väljub KS § 42 lg 2 1 ning TsMS § 61 delegatsiooninormi piiridest. § 13 lg 1 p 1 ja § 15 tuleks eelnõust välja jätta. 9 . § 11 puhul peaks korrigeerima sõnastust: kohtuistungite nimekiri kuvatakse "tehniliste võimaluste olemasolul" /…/ 10 . Üldine märkus menetlusväliste dokumentide registreerimise osa kohta: see on liiga üldsõnaline. Määrus peaks toimima juhendina dokumendi registreerijale , kuid see eelnõu kavand registreerijat ei abista. 11. § 16 . Normitehniliselt ei märgita lõiget ühelõikelise paragrahvi juures. Samas on paragrahvist puudu, mille alusel dokument registreeritakse dokumendiregistris, näiteks dokumentide loetelu, liigitusskeem vms. 12. § 17 . P aberdokument skaneeritakse dokumendiregistrisse. Mida tehakse originaaliga? S eletuskirja kohaselt m enetlusdokument tagastatakse. Menetlusvälise dokumendi kohta sellist selgitust ei ole. 13. § 20 lg 1 viimane lause puhul jääb mulje, nagu oleksid kõik kohtusse saabunud e-arved menetlusdokumendid. 14. § 20 lg 6 . K ui originaaldokument tagastatakse kohe saatjale, võiks seda määruses mainida. Kui "esitajal on õigus originaaldokumendi tagastamist taotleda aasta jooksul" , siis seda, kus kohas ja kuidas neid originaaldokumente aasta jooksul hoitakse, seletuskiri ei sätesta. 15 . Eelnõu §-s 23 jääb selgusetuks, miks on vaja digitaalallkirjastatud dokumendi väljatrükile lisada digitaalallkirja kinnitusleht. Seletuskirjas märgitu ( „ kuna see tõendab allkirja kehtivust “ ) ei ole tõene ( e - identimise ja e-tehingute usaldusteenuste seadus e §-d 24 ja 25). 16 . Seoses digitoimikule üleminekuga , soovitame reguleerida küsimust, milline peaks olema digitoimikust koopiate väljastamise kord (nii menetluses olevas asjas kui ka arhiveeritud toimikutest). Kes ja kuidas seda teeb ning kas digitoimikust koopiate väljastamisel peaks olema erisusi võrreldes pabertoimikuga? Kui paberkandjal arhiveeritud toimikust teeb koopiad arhiveeriv kohus, siis milline kohus arhiveerib digitoimikut ning kelle poole peaks isik koopiate väljastamise taotlemiseks pöörduma? Ilmselt on sellega seoses veel teisigi küsimusi ning digitoimikule järk järgulise ülemineku tõttu vajaks teema kindlasti igakülgset läbimõtlemist (sh menetlusseadustike tasandil) . 17 . Imperatiivselt sõnastatud e elnõu § 24 lg-d 1 ja 2, kohustades kohut menetlusdokumendi kättetoimetamiseks kasutama infosüsteemi ja n - ö e-vorme, ei ole kooskõlas menetlusseadustikega (nt TsMS § 306 jj). Ministri volitus kehtestada täpsemad nõuded infosüsteemi kaudu menetlusdokumentide kättesaadavaks tegemisele ei sisalda volitust muuta infosüsteemi kaudu kättetoimetamine kohustuslikuks seal, kus seadus vastavat kohustust ette ei näe. 18. § 26 lg 6 . Palun konsulteerida menetlejatega , kas pitser toimiku kaanel on piisavalt eesmärgipärane. E ttepanek on teha kinniseks kuulutatud materjalist eraldi toimik. Mõnes kohtus seda praktiseeritakse, näiteks Tartu Ringkonnakohtus. 19. Lisas 5 nimetatakse kohtutoimikute säilitustähtajad. Muu hulgas on märgitud : "2. Kõik kohtutoimikud, kus kohtuasjas on tehtud Riigikohtu üldkogu lahend, Riigikohtu kolleegiumi täiskoosseisu lahend, Euroopa Liidu Kohtu eelotsus või Euroopa Inimõiguste Kohtu sisuline lahend, tuleb säilitada alaliselt . " 20. Seletuskirjas ei ole seletatud, kuidas ja mis ajast hakatakse pabertoimikuid ülalöeldu osas eristama – kas KIS2 märke järgi või peaks toimikul olema vastav märge "Riigikohtu üldkogu lahend", "Riigikohtu kolleegiumi täiskoosseisu lahend", "Euroopa Liidu Kohtu eelotsus" või "Euroopa Inimõiguste Kohtu sisuline lahend". Kas pabertoimikul selline märge on üldse vajalik ja kui on, siis kes selle märke teeb ? Menetlusseadustikud ei tunne määruses kasutatud terminit "kolleegiumi täiskoosseis", vaid "kogu koosseis". 21. On üllatav, et kohtute (või mistahes institutsiooni) asjaajamiskorda saab aastal 2017 sätestada sel moel, et kordagi oleks peetud vajalikuks mainida digitaalset dokumendihaldussüsteemi (DHS) . Samas on mitmel korral juttu dokumendiregistrist. Kas eelnõu koostaja peab DHS -i samaseks dokumendi registriga, mis on siiski vaid DHS -i üks elemente? Või on DHS sünonüümiks terminile „ infosüsteem “ ? Selline seisukoht lähenemine on seda üllatavam, et eelnõus eristatakse ühelt poolt kohtute infosüsteemi ja kiirmenetluse infosüsteemi. Infosüsteem on üldmõiste , mille tähendussisu on tuntavalt laiem kui ühe või teise konkreetse rakenduse või selle osa nimetus. K ohtute infosüsteemi ja kiirmenetluse infosüsteemi nimetuse kasutamisel ei ole eelnõu alati järjekindel. Näiteks § -st 25 jääb mulje, et nii kohtuasja kui ka kiir menetluse asja numbri annab üks ja sama infosüsteem. Õ igusaktis ei tohi ks segadusse ajavalt rääkida infosüsteemist, mis kord võib tähendada DHS -i Delta (või selle üht osa), kord KIS -i ja kord kiirmenetluse info süsteemi. 22. Eelnõu § 34 lg 4 sätestab, et säilitustähtaja möödudes toimikuid ja dokumente ei väljastata. Riigikohus saab aru nii, et juhul kui informatsiooni kandja koos seal oleva informatsiooniga on jäänud mistahes põhjusel tähtaegselt hävitamata, siis seda informatsiooni enam andme subjekt kätte ei saa, kuigi informatsioon ise on endiselt kohtus olemas. K as ja kuidas on selline seisukoht kooskõlas isikuandmekaitse aluspõhimõttega, et andmesubjektil on õigus saada enda kohta käivaid andmeid ? Teiseks tuleb arvestada, et kohtutel olev informatsioon on ikkagi avalik teave ning sellele juurdepääsu võib piirata vaid seaduses ettenähtud alusel. K us ja millises seaduses on öeldud, et pärast alg ul määratud säilitustähtaja möödumist ei ole olemasoleva informatsiooni väljastamine lubatud ? 23 . Eelnõu § -d 29 ja 30 sätestavad toimikutega tutvumise korra. Siinjuures puudub eristus ühelt poolt menetlusdokumentide (ehk kohtutoimikute) ning menetlusväliste dokumentide (ehk asjaajamistoimikute) vahel. Teiselt poolt puudub vahetegu aktiivses kohtumenetluses ja aktiivses asjaajamises olevate dokumentide ning juba aktiivsest kohtumenetlusest ning aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumentide vahel. Eelnõus kavandatav regulatsioon lähtub eelkõige menetlusseadustikes esitatud nõuetest, mis on asjakohane vaid aktiivses kohtumenetluses olevate menetlusdokumentide puhul. Samas ei tohi pidada asjakohaseks menetlusseadustike nõuete laiendamist mittemenetluslikele dokumentidele. Võib märkida, et ka Euroopa Liidu i sikuandmete kaitse üldmäärus eristab kohtute puhul selgelt ühelt poolt nende õigust mõistvat funktsiooni ning teiselt poolt kohtute kui riigiasutuste muid funktsioone. Teiseks ei saa kuidagi pidada asjakohaseks menetlusseadustike nõuete rakendamist juba arhiveeritud kohtutoimikute tutvumisele ( e elnõu l isa 9 p -d 3, 4). Viimasel juhul tekib küsimus, kas kohtumenetlus jätkub siis mingil määral ka pärast lõpp lahendi jõustumist ning kohtu toimiku arhiveerimist . Juhul kui see on eelnõu koostajate seisukoht, siis tuleb see selgel välja öelda. Edasi tuleb vastata küsimusele , kui kaua reguleerivad menetlusseadustikud juba menetlusest ning aktiivsest asjaajamisest väljunud ja arhiveeritud kohtutoimikute kasutamist . K as menetlusseadustike sätete rakendamine piirdub vaid kohtuasutuste endi arhiividega või tuleb neid rakendada ka avalikes arhiivides ning mil määral? Riigikohus on seisukohal, et juhul kui menetlusseadustike regulatsioon laieneb ka juba arhiveeritud kohtutoimikutele, siis võib suure tõenäosusega tekkida probleeme kohtutoimikute üleandmisega avalikule arhiivile, sest avalik arhiiv tegeleb vaid üheselt aktiivsest menetlusest ja asjaajamisest väljunud toimikute säilitamisega. 24 . Eelnõu § 34 ja lisa 9 reguleerivad toimikute säilitustähtaegade määramist. § 34 lg 1 sätestab, et säilitustähtaja määramisel tuleb juhinduda kohtute kodukorra § 34 lg -s 2 ja lisas 9 toodud säilitustähtaegadest, tegelikest vajadustest ja dokumendi unikaalsusest. Eelnõu koostajad ei ole teadvustanud, et a sjaajamise ning arhiivinduse eesmär k on autentse informatsiooni tagamine , sõltumata teabekandja liigist. Seega on arusaamatu, miks on informatsiooni säilitustähtaeg seatud sõltuvusse sellest, kas tegu on pabertoimiku või e toimikuga (§ 34 lg 2 ). Selline lähenemine muudab asjaajamise korraldamise kohmakaks ning suurendab eksimisvõimalust säilitustähtaegade järgimisel. Ühtlasi tuleb tõdeda, et lisas 9 ei ole toodud kõik asjakohased tähtajad. Näiteks on arusaamatu, millised on siis lisas 9 olevas tabelis KarS § -de 133 – 140 või § -de 142 – 147 alusel moodustatud kohtutoimikute säilitustähtajad. Juhul kui olemasolev eelnõu jääb regul e erima ka menetlusväliste dokumentide asjaajamiskorda, siis korda me oma varasemat ettepanekut kaaluda ka kohtuasutuse asjaajamistoimikute säilitustähtaegade lisamist kodukorra lisasse. S äilitustähtaegade reguleerimisel on täielikult mööda mindud Rahvusarhiivi 26. novembri 2012. a hindamisotsusest nr 128 „ Esimese ja teise astme kohtute juhtimis- ja põhifunktsioonide dokumentide hindamine arhiiviväärtuse väljaselgitamiseks“ . Tundub , et seda otsust ei ole silmas peetud J ustiitsministeeriumi asjaajamiskorra koostamisel. Säilitustähtaegade määramisel tuleks kindlasti arvestada ka teisi Rahvusarhiivi hindamisotsuseid, näiteks hindamisotsused tugifunktsioonide kohta. Arusaamatu on ka eelnõu § 34 lg 1 säte, et kohtuasja toimiku säilitustähtaega on õigus muuta asja menetlenud kohtu esimehel. A rusaamatuks jääb , kas silmas on peetud mistahes asja menetlenud kohtu (asja menetlenud I astme kohus, ringkonnakohus, R iigikohus) esimeest või siis vaid asja I astmes menetlenud kohtu esimeest. Samuti on arusaamatu, mis alusel kohtu esimees seda teeb ning kas ta võib muuta ka Rahvusarhiivi hindamisotsuses toodud tähtaegu. Samas on eelnõus reguleerimata , kes ja kuidas peaks otsustama , millised on need säilita tavad kohtutoimikud, mis Rahvusarhiivi hindamisotsuses on sõnastatud kui „üksikud suurt avalikku huvi äratanud asjad kohtu ettepanekul“ . Kas see kuulub üksiku ametniku (kohtu esimees, arhivaar, eksperdina keegi kolmas isik) või mingi kollegiaalse üksuse kompetentsi? Eelnõu § 37 sätestab dokumentide hävitamise korra. § 37 lg 2 sätestab, et kohtuasja pabertoimik hävitatakse pärast toimiku täielikku digiteerimist . Siinkohal jääb arusaamatuks, kas see kehtib ka nende kohtuasjade toimikute kohta, millel on Rahvusarhiivi hindamisotsuse kohaselt arhiiviväärtus. Võib-olla tasub siinkohal kaaluda täiendavat igakordset kooskõlastamist Rahvusarhiiviga. 25 . Kuna eelnõu on menetlusdokumendi - keskne, siis jääb eelnõu luge misel arusaam, et eelnõu koostajate arvates muutub liigitusskeem vajalikuks alles arhiveerimisel. See on põhimõtteliselt väär arusaam, sest liigitusskeem planeerib ja ohjab dokumendi kogu elukäiku selle tekkemomendist alates. Seega kuulub see pigem 1. jakku. 2 6 . Eelnõu tuleks kooskõlastada ka advokatuuri ja prokuratuuriga, kuna selles sisaldub ka menetlusosalisi puudutavaid sätteid. 27 . Eelnõu põhiteksti lõpus, allkirjastamismärke puhul ei ole arvestatud ministeeriumi kantsleri vahetumisega.