Taotlus

Taotlusvorm Koostatud justiits- ja digiministri 18.05.2026 määruse nr 15 “Tulevikukindla andmemajanduse ökosüsteemi mudel ja taristulised lahendused andmete turvaliseks haldamiseks, käitlemiseks ja väärindamiseks” põhjal. 1. Taotleja andmed Taotleja asutuse nimi Riigi Tugiteenuste Keskus Taotleja esindaja nimi Pärt-Eo Rannap Taotleja esindaja ametikoht peadirektor Esindaja telefoninumber 58554814 Esindaja e-post [email protected] 2. Partneri andmed (vajadusel) Partnerasutuse nimi Partneri esindaja nimi Partneri esindaja ametikoht Partneri esindaja telefoninumber Partneri esindaja e-post 3. Projekti lühiülevaade Projekti lühikirjeldus Projekti eesmärk on viia läbi terviklik analüüs tehisintellekti (AI) rakendamise võimalustest riigi keskses dokumendihaldussüsteemis DORIS ning sellega seotud äriprotsessides. DORIS on arendamisel olev riigi keskne dokumendihaldussüsteem, mille eesmärk on pakkuda ühtset dokumendihalduse lahendust riigiasutustele. DORISe üheks keskseks põhimõtteks on liikuda senisest enam dokumendipõhiselt lähenemiselt andmepõhisuse suunas, mis võimaldab automatiseerida tööprotsesse, parandada teabe kvaliteeti ja leitavust ning luua eeldused tehisintellekti laiemaks kasutamiseks dokumendihalduses. Analüüsi käigus hinnatakse dokumendihaldus- süsteemi olemasolevatest funktsionaalsustest ja kasutusstsenaariumidest tulenevaid tehisintellekti rakendusvõimalusi. Sealhulgas analüüsitakse juba tuvastatud kasutusjuhtumeid (nt klassifitseerimine, metaandmete määramine, juurdepääsupiirangute määramise toetamine ja otsing) ning tuvastatakse täiendavad tehisintellekti rakenduskohad, nende realiseerimiseks vajalikud eeldused ja võimalik mõju süsteemi edasisele arendamisele. 3. Projekti lühiülevaade Äriprotsesside vaates analüüsitakse järgmisi protsesse (üldiselt, mitte asutusespetsiifiliselt):  dokumendi välist hõlmamist (sh Outlookist e-kirjade hõlmamine ja suunamine DORISesse);  dokumendi loomist ja menetlemist (sh metaandmete täitmine, sisu koostamine, märksõnastamine, toimikusse paigutamine, juurdepääsupiirangud ja töövood);  dokumendi otsingut ja kasutamist (sh info leidmine, seoste tuvastamine ja taaskasutamine);  toetavaid tegevusi (nt andmekvaliteedi seire, aruandlus);  kasutajate juhendamist süsteemi kasutamisel. Projekti tulemusena koostatakse prioriseeritud tehisintellekti kasutusjuhtude nimekiri, hinnatakse nende teostatavust ning koostatakse realistlikud tulevikustsenaariumid tehisintellekti lahenduste etapiviisiliseks rakendamiseks DORISes. Lisaks määratletakse tehisintellekti rakendamisel lisanduvad tingimused ja eeldused, millega tuleb süsteemi arendamisel ja kasutuselevõtmisel arvestada. Projekt loob selge aluse tehisintellekti lahenduste sihipäraseks, turvaliseks ja väärtust loovaks rakendamiseks, et suurendada dokumendihalduse protsesside automatiseeritust, tõsta andmete kvaliteeti ning parandada kogu teenuse efektiivsust ja kasutajakogemust avalikus sektoris. 1Projekti ajaraam 01.11.2026 – 31.10.2027 Omafinantseeringu suurus ja allikas 15% Taotletav toetuse summa [€] 85 000 eurot 4. Projekti detailsem kirjeldus Probleemikirjeldus DORIS on riigi keskne dokumendihaldussüsteem, mida hakkab tulevikus kasutama ligikaudu 160 Selgitage, miks on probleem keskvalitsuse asutust ning ca 34 000 kasutajat. aktuaalne ning keda see puudutab. Süsteemi põhitoode valmib juulis 2027, kuid Mida on probleemi lahendamiseks kavandatud funktsionaalsus ei hõlma tehisintellekti Eestis juba tehtud või mis on (AI) toe ja võimekuse rakendamist. Samal ajal on tegemisel? DORIS mõeldud kõigi riigitöötajate igapäevaseks dokumenditöö vahendiks, mistõttu selle kasutusmugavus, efektiivsus ja protsesside automatiseerituse tase mõjutavad oluliselt kogu avaliku sektori töökorraldust. Tänased dokumendihalduse protsessid sisaldavad märkimisväärses mahus käsitööd, mis toob kaasa mitmeid probleeme:  dokumentide ja e-kirjade klassifitseerimine ning metaandmete määramine on ajamahukas ja ebaühtlane;  juurdepääsupiirangute määramisel esineb eksimisriske ning praktika ei ole ühtlane, juurdepääsupiirangute järelkontroll on ajamahukas käsitöö ning ei anna soovitud tulemusi;  dokumentide leidmine (otsing) sõltub tugevalt metaandmete kvaliteedist ja kasutaja teadmistest;  protsessid on killustatud erinevate keskkondade vahel ning ei toimi tervikuna optimeeritud töövoona (nt Outlook-DORIS);  tavakasutajad vajavad süsteemi kasutamisel sageli täiendavat tuge ning see aeglustab kasutajate vaates tööprotsesse. Hetkel puudub süsteemne analüüs, mis kaardistaks DORISe vaates tehisintellekti võimalused, sh:  tuvastaks olulist väärtust loovad tehisintellekti rakendamise kohad nii kasutajate kui ka dokumendihalduse protsesside vaates;  määratleks tingimused ja eeldused, millega tuleb süsteemi arendamisel arvestada (nt andmekaitse, juurdepääsupiirangud, jm);  pakuks välja tehisintellekti tehnilised lahendused, mida on võimalik rakendada arvestades andmekaitse-, infoturbe- ja muid nõudeid. Arvestades tehisintellekti kiiret arengut ning riigi ootust suurendada tööprotsesside automatiseeritust ja efektiivsust, on vajalik läbi viia terviklik analüüs, mis 4. Projekti detailsem kirjeldus looks selge aluse tehisintellekti lahenduste sihipäraseks ja turvaliseks rakendamiseks DORISes. Ilma sellise analüüsita on oht, et tehisintellekti lahenduste rakendamisel ei ole piisav mõju tööprotsesside efektiivsemaks muutmisel ja teenuse kvaliteedi parandamisel. Projekti oodatav tulemus ja mõju Projekti eesmärk on koostada terviklik analüüs tehisintellekti rakendamise võimalustest DORISes Kas projektil on selge ning ning sellega seotud äriprotsessides, mille tulemused mõõdetav eesmärk, mille on mõõdetavad järgmiste väljundite kaudu: saavutamist või mittesaavutamist  määratletud ja kirjeldatud tehisintellekti on võimalik hinnata? kasutusjuhud koos prioriseerimisega (sh selle metoodika);  vähemalt prioriteetsete protsesside osas määratletakse automatiseerimise võimalused, tehisintellekti ja kasutaja rollijaotus, vastutuse jaotus ning hinnatakse, millistes protsessietappides on võimalik rakendada täielikku või osalist automatiseerimist;  kasutusjuhtude põhjal on kirjeldatud tehisintellektil põhinevad lahendused (sh mock-up);  hinnatud iga kasutusjuhtumi mõju ja teostatavust (tehnilised, õiguslikud, organisatsioonilised tingimused), sealhulgas mõju äriprotsessidele võrreldes tänase olukorraga;  koostatud tegevuskava edasiseks rakendamiseks. Projekti edukust hinnatakse selle alusel, et valmib terviklik analüüs koos prioriseeritud kasutusjuhtude, lahenduskontseptsioonide, mõjuanalüüside ja rakendussoovitustega, mis võimaldavad teha teadlikke otsuseid tehisintellekti kasutuselevõtuks DORISe järgnevates arendusetappides. Arvestades, et projekti ajakava kohaselt valmib DORISe põhitoode 2027. aasta juulis, loovad analüüsi tulemused aluse tehisintellekti lahenduste kavandamiseks ja rakendamiseks DORISe edasises arenduses. Projekti tulemused omavad mõju kogu avalikule sektorile, kuna DORIS on kavandatud keskne dokumendihaldussüsteem, mida hakkavad kasutama ligikaudu 160 riigiasutust. Lisaks on analüüsi tulemused kasutatavad laiemalt ka teiste sarnaste funktsionaalsustega infosüsteemide (sh dokumendihaldussüsteemide) arendamisel, aidates tuvastada tehisintellekti rakendamise võimalusi ning 4. Projekti detailsem kirjeldus vajalikke tehnilisi ja organisatsioonilisi eeldusi avalikus sektoris. Projekt on kooskõlas “Digiühiskonna arengukava 2035” eesmärkidega, eelkõige suunaga suurendada avaliku sektori teenuste tõhusust, andmepõhisust ning tehisintellekti kasutuselevõttu riigihalduses. Projekti käigus analüüsitakse ja kavandatakse tehisintellekti rakendamine riigi keskses dokumendihaldus- süsteemis, mis on üks avaliku sektori põhilisi töövahendeid ning andmete töötlemise platvorme. Samuti toetab projekt „Andmete ja tehisintellekti valges raamatus 2024–2030“ seatud eesmärke, panustades tehisintellekti praktilisse kasutuselevõttu avalikus sektoris, sh läbi kasutusjuhtude kaardistamise ja rakendustingimuste määratlemise. Projekt aitab kaasa riigiülese protsesside automatiseerimise ja teenuste kvaliteedi parandamise eesmärkide saavutamisele, luues süsteemse aluse tehisintellekti laiemaks kasutuselevõtuks dokumendihalduses. Projekti meeskond ja Projekti elluviimisel on keskne roll äripoolel (RTK), töökorraldus kes tagab sisendi, suuna ja tulemuste valideerimise ning vajadusel olemasolevate arenduspartnerite Kirjeldage rollide ja töö jaotust kaasamise, samas kui analüütiline töö tellitakse projektimeeskonnas. Missugust väliste ekspertide käest, et tagada sõltumatus ning täiendavat ekspertiisi tuleb juurde laiapõhjaline kompetents. kaasata (nt tehniline ekspertiis, andmekaitse)? Rollid ja tööjaotus:  RTK, DORIS teenus / äripoole eksperdid – vastutab projekti eesmärkide seadmise, sisendi andmise, vajadusel arendusmeeskonna kaasamise ning tulemuste valideerimise eest. Tagab analüüsi vastavuse tegelikele vajadustele ja DORISe arendussuundadele.  Väline analüüsi- ja konsultatsioonipartner – kaardistab ja analüüsib DORISe tehisintellekti rakendusvõimalused ning hindab nende teostatavust, mõju ja riske. Selle põhjal koostab partner prioriseeritud kasutusjuhud, lahendusideed ja tegevuskava koos soovitustega AI etapiviisiliseks rakendamiseks. Vastutab analüüsi metoodika, kvaliteedi ja terviklikkuse eest. 4. Projekti detailsem kirjeldus Jätkutegevused Projekti tulemusena valminud analüüsi ja soovituste alusel kavandatakse tehisintellekti lahenduste Kirjeldage planeeritud etapiviisiline rakendamine jätkutegevusi pärast dokumendihaldussüsteemis DORIS ning sellega rahastusperioodi lõppu. seotud äriprotsessides. Detailanalüüsi alusel kirjeldatakse süsteeminõuded, mis kooskõlastatakse erinevate osapooltega (sh äripoole, IT-partnerite ja teiste seotud asutustega) ning mille põhjal antakse sisend edasiseks arendustegevuseks. Riskid ja maandamismeetmed 1. Ebapiisav sisend DORISe funktsionaalsuste ja olulisemate äriprotsesside kohta Kirjeldage peamisi riske, mis Risk: Analüüsi kvaliteet sõltub sisendi terviklikkusest võivad takistada projekti elluviimist ja täpsusest. Kui DORISe funktsionaalsusi ja või eesmärkide saavutamist, äriprotsesse ei analüüsita piisava detailsusega, võivad millised maandamismeetmed jääda tuvastamata olulised tehisintellekti kasutusele võetakse? rakendusvõimalused. Maandamine: Kaasatakse süsteemselt äripoole eksperdid. 2. Tehisintellekti lahenduste teostatavuse ebakindlus Risk: Kõik tuvastatud kasutusjuhud ei pruugi olla tehniliselt või organisatsiooniliselt realistlikud. Maandamine: Iga kasutusjuhtumi puhul hinnatakse eraldi teostatavust (tehnilised, õiguslikud, organisatsioonilised tingimused) ning prioriseeritakse realistlikud ja suurima mõjuga lahendused. 3. Õigus- ja andmekaitsenõuetest tulenevad piirangud Risk: Tehisintellekti kasutamine dokumendihalduses võib olla piiratud kehtivate õigusaktidega (nt juurdepääsupiirangud, isikuandmete töötlemine). Maandamine: Tehakse andmekaitse ja õiguslik ekspertiis ning hinnatakse varakult kõikide kasutusjuhtude vastavust kehtivale regulatsioonile. 4. Välise partneri kvaliteet ja sõltuvus sellest Risk: Analüüsi kvaliteet sõltub välise partneri kompetentsist ja kogemusest. Maandamine: Partner valitakse läbipaistva hankeprotsessi kaudu, seatakse selged nõuded kompetentsile ning tagatakse pidev tellijapoolne suunamine ja tulemuste valideerimine. 5. Tulemuste ebapiisav rakendatavus edasiseks arenduseks Risk: Analüüs võib jääda liiga üldiseks ega toeta otseselt arendusotsuseid. Maandamine: Keskendutakse praktilistele väljunditele (kasutusjuhud, nõuded, stsenaariumid, tegevuskava). 5. Seos teadus- ja arendustegevuse kriteeriumitega (palun kirjeldage) Tegevuse liik (alusuuring, Projekt kvalifitseerub rakendusuuringuks ja osaliselt rakendusuuring või eksperimentaalarenduseks, kuna selle käigus eksperimentaalarendus) uuritakse tehisintellekti rakendamise võimalusi konkreetsetes äriprotsessides ning kujundatakse lahendusvariandid nende praktiliseks rakendamiseks dokumendihaldussüsteemis DORIS. Uudsus Uudsus seisneb tehisintellekti rakendamise käsitlemises terviklikult dokumendihalduse teenuse vaates, hõlmates kogu protsessi alates e-kirjade hõlmamisest kuni dokumentide otsinguni ja kasutajate toetamiseni süsteemi kasutamisel. Seni on tehisintellekti kasutamist käsitletud üksikute funktsionaalsuste tasandil, käesolev projekt loob süsteemse ja integreeritud lähenemise. Loomingulisus Projektis kombineeritakse erinevaid tehnoloogilisi ja ärilisi lähenemisi (nt Outlooki ja dokumendihaldussüsteemi lõimimine tehisintellekti abil, metaandmete automaatne täitmine, sisu koostamine, andmete kvaliteedikontrolli rakendamine), et leida uusi viise dokumentide haldamise automatiseerimiseks ja kasutajakogemuse parandamiseks. Ettemääramatu tulemus Projekti tulemus ei ole ette täielikult määratav, kuna analüüsi käigus selgub, millised tehisintellekti kasutusjuhud on õiguslikult ja organisatsiooniliselt teostatavad ning millised lahendused ja lähenemised annavad suurima mõju. Täiendavat määramatust loob tehisintellekti valdkonna kiire areng, sealhulgas tehnoloogiate ja regulatsioonide muutumine, mis võib mõjutada analüüsi tulemusi ning soovitatavaid lahendussuundi. Süsteemsus Projekt viiakse ellu süsteemselt, hõlmates dokumendihalduse protsesse tervikuna ning käsitledes paralleelselt ärilisi ja õiguslikke aspekte. Analüüs tugineb struktureeritud metoodikale, sisaldab iteratiivset valideerimist ning kaasab erinevaid osapooli. Ülekantavus või korratavus Projekti tulemused on ülekantavad ja korratavad ka teistes avaliku sektori asutustes ning infosüsteemides. Väljatöötatud lähenemised, kasutusjuhud ja kriteeriumid tehisintellekti rakendamiseks on kasutatavad laiemalt dokumendihalduses ja sarnastes teenustes, toetades ühtse praktika kujunemist riigiüleselt. 6. Projekti eelarve ja ajakava Lisa iga etapi ning tegevuse juurde tegevuse kirjeldus, algus ja lõpp ning eelarve. I etapp I etapp – Tehisintellekti rakendusvõimaluste analüüs dokumendihaldussüsteemis Tegevus 1 Kirjeldus: DORISe funktsionaalsustest ja kasutusstsenaariumidest tulenevate tehisintellekti rakendusvõimaluste kaardistus ja analüüs, sh juba varasemalt kirjeldatud võimalikud rakendamiskohad. Algus: 01.11.2026 Lõpp: 28.02.2027 Eelarve: 45 000 € II etapp Teostatavuse ja mõju hindamine Tegevus 1 Kirjeldus: Tuvastatud tehisintellekti kasutusjuhtude teostatavuse hindamine, sh tehniliste, õiguslike, organisatsiooniliste, andmekaitse- ja infoturbenõuete analüüs. Koostatakse tehisintellekti rakendamise kasutusjuhtude ja võimalike lahendusideede kirjeldused koos lihtsate prototüüpide või skeemidega (nn mock-up’id) ning hinnatakse nende mõju. Analüüsitakse võimalikke rakendusmudeleid, kasutajamõju ja rakendamisega seotud riske. Algus: 01.03.2027 Lõpp: 30.06.2027 Eelarve: 45 000 € III etapp Soovitused ja tegevuskava Tegevus 1 Kirjeldus: tehisintellekti kasutusjuhtude prioriseerimine ning etapiviisilise rakendamise tegevuskava koostamine DORISe edasiarendamise toetamiseks. Lõpparuande koostamine, tulemuste valideerimine ning ettepanekute ja soovituste esitamine tehisintellekti lahenduste rakendamiseks dokumendihaldussüsteemides. Algus: 01.07.2027 Lõpp: 30.09.2027 Eelarve: 10 000 € 7. Kasutatavate andmete ülevaade Ülevaade projekti käigus Projekti käigus kasutatakse ja analüüsitakse töödeldavatest andmetest dokumendihalduse protsesside kirjeldusi ning näidisandmeid, sh:  e-kirjade ja dokumentide metaandmeid;  dokumentide struktuuri ja liigitusskeeme;  ärireegleid ja töövoogude kirjeldusi. Vajadusel kasutatakse piiratud mahus pseudonüümitud või anonümiseeritud näidisandmeid, et hinnata tehisintellekti lahenduste rakendatavust erinevates protsessietappides. Projekti  7. Kasutatavate andmete ülevaade raames ei ole eesmärgiks ulatuslik isikuandmete töötlemine. Kas vajalik on läbi viia Ei (analüüsifaasis ei ole vajalik), kuid projekti käigus andmekaitsealane mõjuhinnang? hinnatakse eraldi, kas ja milliste tehisintellekti kasutusjuhtude rakendamisel on tulevikus vajalik andmekaitsealane mõjuhinnang. Kas projekti käigus rakendatakse Ei. Projekti fookus on analüüsil ning lahenduste andmejälgijat? kavandamisel, mistõttu andmejälgijat otseselt ei rakendata. Kas vajalik on täita algoritmi Ei (analüüsifaasis). Projekti käigus kaardistatakse kasutatavuse vorm?1 võimalikud tehisintellekti kasutusjuhud, kuid algoritmide otsest rakendamist ei toimu. Vajadus algoritmi kasutatavuse vormi täitmiseks hinnatakse konkreetsete lahenduste arendamise etapis. Kas projekti käigus avalikustatakse Ei. Projekti raames ei kavandata avaandmete avaandmeid? avalikustamist, kuna käsitletavad andmed on seotud dokumendihalduse sisemiste protsesside ja näidisandmetega. 8. Muu vajalik teave vabas vormis 1 AI ülevaade | Kratid Volitused Kontrollige e-äriregistrist2, kas Teil on äriregistri registrikaardi järgi õigus taotleja esindamiseks. Juhul, kui Teil puudub e-äriregistris taotleja esindusõigus, saate oma esindusõigust tõendada, lisades taotlusele digiallkirjastatud volituse. Kinnitused Palun tutvuge alljärgnevate tingimustega ning kinnitage, et olete nendega nõus: Annan nõusoleku: - teha õiguspädevale organile järelpärimisi; - teostada taotleja suhtes toetuse andmise tingimustest tulenevaid õigusi; - edasise infovahetuse toimumiseks elektroonilisel teel. Kinnitan järgnevat: - kõik taotluses esitatud andmed on õiged ning esitatud dokumendid on kehtivad ja ehtsad; - taotluses sisalduv projekt vastab toetuse andmise tingimuste määruses sätestatud eesmärkidele ja toetatavatele tegevustele; - taotlejal on toetuse andmise tingimustes sätestatud projekti elluviimiseks ja haldamiseks vajalik kvalifikatsioon või kogemus ning õiguslik, organisatsiooniline või tehniline eeldus; - taotleja kohustub väljastama andmeid ja osutama igakülgselt kaasabi Justiits- ja Digiministeeriumile ning teistele asutustele, kelle kohustus on teha taotluses sisalduva projekti elluviimise üle järelevalvet; - taotleja kohustub viima projekti ellu taotluses esitatud teabe ja tingimuste alusel; - taotleja kohustub Justiits- ja Digiministeeriumi viivitamata teavitama taotluses esitatud andmetes toimunud muudatusest ja ilmnenud asjaolust, mis võib mõjutada taotluse kohta otsuse tegemist; - taotlejal on nõutavad vahendid projekti omafinantseeringu tagamiseks; - taotleja on teadlik, et toetuse saamise info ja toetuse summa avalikustatakse. ☒ Kinnitan, et kõik taotluses esitatud andmed on õiged ja täielikud, olen ülaltoodud tingimustega tutvunud ja olen nendega nõus. 2 Juriidilise isiku otsing | e-Äriregister