Leping

KOOSTÖÖKOKKULEPE nr 1-4/2024-003-1 Andmekaitse Inspektsioon, registrikood 70004235, asukoht Tatari tn 39, Tallinn 10134, mida esindab põhimääruse alusel peadirektor Pille Lehis, Konkurentsiamet, registrikood 70000303, asukoht Tatari tn 39, 10134 Tallinn, mida esindab põhimääruse alusel peadirektor Evelin Pärn-Lee ja Patendiamet, registrikood 70003164, asukoht Tatari tn 39, Tallinn 10134, mida esindab põhimääruse alusel peadirektor Margus Viher, edaspidi nimetatud asutus või koos asutused, võttes arvesse, et: a) 25 novembril 2021.a sõlmisid asutused koostöökokkuleppe nr 1-4/2021-002-1 ja 19 detsembril 2021.a koostöökokkuleppe muudatuse nr 1-4/2021-002-2; koostöökokkuleppe nr 1-4/2021-002-1 kohaselt ja Konkurentsiameti põhimääruse alusel loodi 1 jaanuarist 2022.a Konkurentsiameti koosseisu Andmekaitse Inspektsiooni, Konkurentsiameti ja Patendiameti teatud tugifunktsioone ühiselt täitva struktuuriüksusena koostöö ja tugiteenuste osakond (täna kehtiva nimega koostöö ja tugiteenuste teenistus ehk KTT); b) 2022. aasta lõpus valmisid ümberehitustööd Tatari tn 39, Tallinn peahoones, kus täna asuvad ja tegutsevad Andmekaitse Inspektsioon, Konkurentsiamet ja Patendiamet; c) asutuste tugifunktsioone täitvate teenistujate üleviimine KTT-sse on toiminud, samuti on tegutsemise käigus ühiselt korraldatavad tugifunktsioonid kas täpsustunud või muutunud; d) KTT kaudu ühiselt korraldatavate tugifunktsioonide nagu ka Tatari tn 39, Tallinn asuva peahoone ühise kasutamisega seotud õiguste ja kohustuste osas parema ülevaate aga ka suurema õigusselguse saamiseks otsustasid asutused 25 novembril 2021.a sõlmitud koostöölepingu lõpetada ja sõlmida selle asemel uue leping, mille lisas on välja toodud senisest detailsemalt ühiselt korraldatavad tugifunktsioonid, sõlmisid koostöökokkuleppe (edaspidi kokkulepe) alljärgnevas: 1. Üldsätted 1.1. Kokkuleppe eesmärgiks on reguleerida aadressil Tatari tn 39, Tallinn asuva peahoone (edaspidi hoone) ühise kasutamise üldistes tingimustes ja ühiselt korraldatavates tugifunktsioonides. 1.2. Asutused on kokku leppinud, et teatud tugifunktsioone täidab Konkurentsiameti koosseisus asuv koostöö ja tugiteenuste teenistus (edaspidi KTT), mida juhivad asutuste peadirektorid ühiselt, võrdse kohtlemise põhimõtte alusel, lähtudes koostööle ja tulemustele orienteeritud ning inimesi toetavast lähenemisviisist. 1.3. Kokkuleppega reguleeritakse poolte koostööd hoone ühisel kasutamisel ja tugifunktsioonide ühisel korraldamisel. 2. Hoone ühiselt kasutamine 2.1. Hoone kasutamine toimub ühtsete põhimõtete alusel lähtudes võrdse kohtlemise põhimõttest. 2.2. Kokkuleppe lahutamatuks osaks on peadirektorite poolt kinnitatud: 2.2.1 tulekahju korral tegutsemise plaan ja 2.3 Käesolevas punktis nimetatud korrad kinnitatakse ja muudetakse peadirektorite otsustega vastavalt punktile 4.5. 2.4 Asutuste peadirektorid tagavad käesolevas punktis toodud kordade järgimise asutuses, kehtestades vastava kohustuse asutuse töökorras. 3. Ühiselt korraldatavad tugifunktsioonid 3.1. KTT pädevuses on üldjuhul järgmiste ülesannete täitmine: 3.1.1. asutuste halduskorralduse tagamine; 3.1.2. asutuste valitsemisel oleva riigivara ja vahendite haldamine; 3.1.3. teabehalduse ja kommunikatsiooni korraldamine ja arendamine; 3.1.4. asutuste personalitöö ja koolituste korraldamine ning sellega seotud isikuandmete töötlemine; 3.1.5. asutuste töötervishoiu- ja tööohutusalase töö korraldamine; 3.1.6. finantsarvestuse ja aruandluse korraldamine; 3.1.7. välissuhete, sealhulgas rahvusvaheliste koostöökohtumiste ja konverentside korraldamine; 3.1.8. koostöö tegemine arendusprojektide elluviimiseks. 3.2. KTT poolt asutustele osutatavate tugifunktsioonide detailsem tööjaotus on toodud käesoleva kokkuleppe lisas 1. 3.3. Kokkuleppe lisas 1 sätestatud tööjaotust saab muuta peadirektorite otsusega vastavalt punktile 4.5, ning see tuleb vormistada kokkuleppe lisana. 3.4. Asutuste peadirektorid tagavad tööjaotusest tulenevate põhimõtete rakendamise oma asutuses, vajadusel kajastades neid asutuse sisestes kordades või juhistes. 3.5. KTT esindab asutusi teiste isikute või asutuste ees KTT pädevuses olevate ülesannetega seotud küsimustes, kui asutuste peadirektorid ei ole andnud muud korraldust. 4. KTT töö korraldamine ja juhtimine 4.1. Tugifunktsioonide täitmisel teevad asutuste ja KTT teenistujad koostööd, eesmärgiga saavutada riigi huvidele vastav terviklik lahendus. 4.2. KTT juhindub oma tegevuses õigusaktidest, asutuste siseaktidest ja otsustest, töökordadest ja asutuste peadirektorite korraldustest, samuti headest kommetest ja tavadest. 4.3. KTT: 4.3.1. täidab oma pädevuses olevaid ülesandeid hoolikalt ning professionaalselt; 4.3.2. tegutseb oma ülesannete täitmisel riigile lojaalselt ja lähtudes riigi huvidest; 4.3.3. kohtleb ülesannete vastuvõtmisel, samuti ülesannete täitmisel kõiki asutusi võrdse kohtlemise põhimõtte alusel ja erapooletult, lähtudes riigi huvidest; 4.3.4. tagab enda valdkonda puudutavate kordade ja muude dokumentide ettevalmistamise ning ajakohasena hoidmise; 4.3.5. kohustub hoidma saladuses mistahes kujul või andmekandjal olemasolevat konfidentsiaalset teavet ning vältima selle sattumist kõrvaliste isikute kätte. Konfidentsiaalseks teabeks loetakse teavet, mille saladuse hoidmiseks on asutusel põhjendatud huvi, muuhulgas asutusesiseseks tunnistatud teave või muud andmed, mille juurdepääs või mille kasutamine on mistahes õigusaktiga piiratud, sätestades täpsema korra töökordades või KTT töötajatega sõlmitavates töölepingutes. 4.3.6. Teave on konfidentsiaalne niikaua, kui asutus pole informatsiooni avalikustanud või selle avalikustamist lubanud või kui teavet võib teatavaks teha õigusaktides ette nähtud juhtudel; 4.3.7. täidab muid ülesandeid, mis ei ole kokkuleppes või töökorras sätestatud, kuid mis oma olemuselt lähtuvalt kuuluvad KTT pädevusse. 4.4. KTT töö suunamiseks toimuvad peadirektorite koosolekud, mille kokkukutsumise õigus on KTT juhil või asutuse peadirektoril. 4.5. KTT tööd (sh tööjaotust) puudutavad otsused võetakse vastu samuti nagu eriarvamused lahendatakse peadirektorite vahel konsensuse alusel. 4.6. Peadirektorite otsused fikseeritakse vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis ja nende säilitamise tagab KTT. 4.7. Asutuste peadirektoritega tuleb kooskõlastada: 4.7.1. KTT tööd reguleerivad töökorrad ja nende muutmised; 4.7.2. olulised töökorralduslikud muudatused, kui need võivad mõjutada tugifunktsioonide täitmist; 4.7.3. KTT teenistuskohtade koosseisu muudatused; 4.7.4. KTT aastaeelarve ja selle oluline vähendamine; 4.7.5. muud KTT tööd puudutavad olulised otsused. 4.8. Asutused: 4.8.1. tagavad KTT-le oma ülesannete täitmiseks vajaliku teabe õigeaegse esitamise; 4.8.2. võimaldavad KTT teenistujatele juurdepääsu ja töötlemisõiguse ülesannete täitmiseks vajalikele andmetele, andmekogudele ja infosüsteemidele (sh asutusesiseseks tunnistatud ja eriliigiliste isikuandmetele); 4.8.3. kooskõlastavad KTT-ga kõik muudatused juhendites ja eeskirjades, kui need on seotud tugifunktsioonide täitmisega KTT poolt. 5. Vaidluste lahendamine Kõik kokkuleppest tulenevad või sellega seotud vaidlused lahendatakse asutuste vahel läbirääkimiste teel jakokkuleppe mittesaavutamise korral lahendatakse vaidlused õigusaktides ettenähtud korras. 6. Muud sätted 6.1. Kokkulepe jõustub 1.06.2024 ja sõlmitakse tähtajatult. 6.2. Teabevahetus käesoleva kokkuleppe täitmiseks võib toimuda nii suuliselt kui ka kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Teadete edastamine toimub üldjuhul telefoni, e-posti, posti, e-arve süsteemi, DVK  või muu selleks sobiva infosüsteemi teel. 6.3. Käesoleva kokkuleppe muudatused vormistatakse kirjalikus või elektroonilises vormis, kui kokkuleppes ei ole ette nähtud teisiti. 6.4. Kokkulepe allkirjastatakse digitaalselt. 7. Varasema koostöökokkuleppe lõpetamine Asutused on kokku leppinud, et käesoleva kokkuleppe jõustumisega lõpeb asutuste vahel 25 novembri 2021.a sõlmitud koostöökokkuleppe nr 1-4/2021-002-1 koos selle lisade ja muudatustega (sh 19 detsembril 2022. a sõlmitud muudatus nr 1-4/2021-002-2). Andmekaitse Inspektsioon Konkurentsiamet Patendiamet /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/  KTTs vastutav(ad) KTT pädevuses on järgmiste ülesannete täitmine KA PA AKI Selgitused, sh teenuse osutamise tingimused Lisatäitja või kaasatud isik isik(ud) Asutuste finantsteenuse tagamine 1 AKI ja KA eelarve koostamine, asutustes eelarveliste vahendite arvestuse korraldamine, eelarveliste vahendite sihipärase kasutamise jälgimine ning oma pädevuse piires struktuuriüksuste juhtide ja eelarve täitmise Eelarve on koostatud tähtaegselt ja asjatundlikult, eelarveliste vahendite arvestus on korraldatud eest vastutavateks määratud isikute konsulteerimine. x x ning on olemas pidev ülevaade eelarve täitmisest. Finantspartner KTT juht / KA ja AKI peadirektor 2 Iga kuu eelarveliste vahendite kasutamise analüüsi läbiviimine, Eelarvelisi vahendeid kasutatakse ratsionaalselt, olemas on pidev ülevaade eelarve täitmisest säästuettepanekute koostamine koos põhjendustega ning nende (eelarvet ei ole ületatud), vajadusel on eelarvesse sisse viidud muudatused. KAIS-i programmi on esitamine juhtkonnale x x tehtud vajalikud eelarvekanded. Finantspartner KTT juht / KA ja AKI peadirektor 3 Koostöös teiste osakondadega tulevasteks perioodideks eelarvekavade ettevalmistamine x x Eelarveliste vahenditega seotud tegevus on korraldatud sihipäraselt ja otstarbekalt. Finantspartner KTT juht / KA ja AKI peadirektor 4 KA ja AKI põhitegevusega seotud kulude analüüs. Finantsaruannete Tagatud on ratsionaalne majandustegevus ja aruandlus. koostamine juhtkonnale. x x Finantspartner KTT juht / KA ja AKI peadirektor 5 Töötasufondi kasutamise kontrollimine ja jälgimine, iga kuu töötasufondi kasutamise analüüsi koostamine, KA ja AKI teenistujate palgajuhendi Tagatud on ratsionaalne majandustegevus ja aruandlus. koostamisel osalemine. x x Finantspartner KTT juht / KA ja AKI peadirektor 6 KA ja AKI majandustegevuse tulude ja kulude analüüsimine, iga kuu Tagatud on ratsionaalne majandustegevus ja aruandlus. vastava aruande koostamine ning juhtkonnale esitamine. x x Finantspartner KTT juht / KA ja AKI peadirektor 7 Koos kululiigi eest vastutava ametnikuga eelarvemuudatusteks taotluste Tagatud on ratsionaalne majandustegevus ja aruandlus. ettevalmistamine. x x Finantspartner KTT juht / KA ja AKI peadirektor 8 Ostu-müügilepingute koostamine, kontrollimine ja menetlusrajale panemine ja vajadusel hankekontaktiks olemine (nt reisiteenuste korraldusel). x x Eesmärgiks on kontrollitud lepingud, mis arvestavad rahaliste võimaluste ja maksetähtaegadega. Finantspartner KTT juht 9 Lisab uusi liikmeid, kontrollib arveid, lisab finantsdimensioone, prognoosib kulusid. AKI-le annab STEBBY. x ainult juriidilist nõu, arvestust peab AKI ise. Finantspartner KTT juht 10 Kontrollib, et arve on õige, lisab finantsdimensiooni ja kooskõlastusrajal on kulu tegija ja lõplik Raamatupidamisprogrammis Fitek arvete menetlemine. x x kinnitaja. Finantspartner KTT juht 11 Kontrollib, et lähetus on õigesti vormistatud, lisab finantsdimensiooni ja tagab õige Lähetuskulude menetlemine. x x kooskõlastusringi. Finantspartner KTT juht 12 Kontrollib, et majanduskulu on õigesti vormistatud, lisab finantsdimensiooni ja tagab õige Majanduskulude menetlemine. x x kooskõlastusringi. Finantspartner KTT juht KTT pädevuses on järgmiste ülesannete täitmine KA PA AKI Asutuste halduskorralduse tagamine (p 3.1.1) Tallinnas aadressil Tatari 39 asuva ametihoone 1 haldamise ja kasutamise korraldamine. x x x Uutele töötajatele töökohtade tagamine 2 (seadmed, mööbel), ka töökohadel Tartus. x x x 3 Muu riigivara ja vahendite (inventari) tellimine. x x x Kord aastas riigivara ja vahendite inventuuri 4 tegemine. x x x 5 Töökeskkonna haldamine. x x x 6 Tervisekontrolli korraldamine. x x x 7 Töökeskkonna riskianalüüsi tegemine. x x x 8 Esmaabiandja määramine. x x x 9 Kontoritarvete tellimine. x x x 10 Kaupmehest kauba tellimine. x x x Telefoniside ja uute numbrite vormistamine Telia iseteenindussüsteemis, uute aparaatide ja SIM- 11 kaartide tellimine. x x x Läbi WORKSi süsteemi RKASi töömeeste töö 12 koordineerimine. x x x 13 Kinnisvarateenindusega majas korra tagamine. x x x 14 Kingituste, meenete ja lillede tellimine. x x x 15 Üritustele toitlustuse tellimine. x x x 16 Hoone ligipääsukaartide ja võtmete väljastamine. x x x 17 Parkimise tagamine hoone juures. x x x 18 Transpordi tellimine. x x x Oma tegevusvaldkonnas informatsiooni ja vajaliku teabe operatiivse liikumise tagamine; eelnevalt kokku lepitud andmete üldkettal säilitamise korraldamine; vastutusalasse kuuluvate dokumentide süstematiseerimine ja 20 asjakohasena hoidmine. x x x x x x 21 Paberikogujate haldus.  Selgitused, sh teenuse osutamise tingimused Üürileping Tatari 39 ametihoone kasutamiseks on sõlmitud RKAS-i ja KA vahel, millest tulenevalt korraldab KA kogu üürilepingu täitmisega seotud suhtlust. Töökoht ja mööbel on tagatud. Arvutid ja IT-tööd jäävad personali tellida. Koostöös finantspartneriga korraldab sisendi hankeks või suhtleb RKAS-iga. Viib läbi inventuuri läbiviimine ja tagab tehnilise lahenduse selleks, et loendatud asjad jõuaksid Riigitöötaja portaali. Kohustus tagada ametiruumide vastavus töötervishoiu ja tööohutuse nõuetele on RKAS-il, kuna üüripinna sihtotstarve on büroohoone. RKAS-il kohustus tagada ametihoone hoidmine sobivas seisundis. Tervisekontrollis tuleb käia 4 kuu jooksul ametisse asumisest, lisaks üks kord kolme aasta jooksul. Kulud kannab vastav ametiasutus. (TTOS § 131 tingimuste täitmine) Täidab TTOS § 13 tingimusi, s.o teeb süstemaatilist töökeskkonna sisekontrolli ja riskianalüüsi (kulud kannab vastav ametiasutus), teeb töökohal esmaabi kättesaadavaks jmt. PA-st on kaasatud Aasa Süld, AKI-st määratud isik. TTOS § 132 tingimuste täitmine. Tellib tarbeid Büroomaailmast ja vajadusel teistest asutustest. Kaupmehest tellitakse kaupa vastavalt vajadusele üks kord kuus. Kui tööle on tulemas uued töötajad, vanad töötajad on lahkumas; ümbervormistused iseteeninduses.AKI infoliini muutmine/täiendamine on KTT ülesanne, kui AKI vastutav isik puhkab. Kui Tatari 39 hoones on vaja teha remonttöid, paigaldada seadmeid, kolida jms . Kõik majas ja väljaspool maja olevad korrashoiutööd, koristajate töö. Koostööpartneritele. AKI sünnipäevade kingid tellib KTT, ülejäänud korraldab AKI poolt määratud isik. Kui majas on üritus ja ka väljaspool maja korraldatavatele üritustele. Kui uued töötajad tulevad tööle ja vanad töötajad lahkuvad ning uute võtmete ja kaartide tegemine, kui mõni töötaja on need ära kaotanud. Ligipääsu andmine parkimiseks. Busside tellimine, töösõitudeks transpordi korraldamine. Muud korraldused lepitakse asutustega eraldi kokku. Informatsioon on edastatud. On ülevaade varem täidetud ülesannetest, dokumendid on süstematiseeritud ja arhiivi üle antud vastavalt kehtivale korrale. Säilitamisele mittekuuluvate paberdokumentide hävitamise korraldamine (kogujate rendi, äraveo tellimine vastavalt asutuse vajadusele).  KTTs vastutav(ad) Lisatäitja või kaasatud isik(ud) isik Haldus- ja töötervishoiu spetsialist Finantspartner/ KTT juht Haldus- ja töötervishoiu spetsialist Personalispetsialist Haldus- ja töötervishoiu spetsialist Finantspartner/ KTT juht Haldus- ja töötervishoiu spetsialist Finantspartner Haldus- ja töötervishoiu spetsialist KTT juht Haldus- ja töötervishoiu spetsialist Personalispetsialist Haldus- ja töötervishoiu spetsialist Personalispetsialist Haldus- ja töötervishoiu spetsialist Finantspartner Haldus- ja töötervishoiu spetsialist KTT Haldus- ja töötervishoiu spetsialist KTT Haldus- ja töötervishoiu spetsialist KTT Haldus- ja töötervishoiu spetsialist KTT juht Haldus- ja töötervishoiu spetsialist KTT Haldus- ja töötervishoiu spetsialist KTT Haldus- ja töötervishoiu spetsialist KTT Haldus- ja töötervishoiu spetsialist Personal Haldus- ja töötervishoiu spetsialist Personal Haldus- ja töötervishoiu spetsialist KTT Haldus- ja töötervishoiu spetsialist KTT Haldus- ja töötervishoiu spetsialist KTT  KTT pädevuses on järgmiste ülesannete täitmine Asutuste personaliteenuse tagamine Värbamine Personaliarvestus Puhkused Töövõimetusleht Koolitusplaan  KTT pädevuses on järgmiste ülesannete täitmine KA PA AKI uste personaliteenuse tagamine Personalispetsialist (SP) Sisend värbamiseks. x x Konkursi ettevalmistus. x x Laekunud avalduste koondamine ja kandidaatide valik. x x Värbamiste ülevaated. x x Värbamisüritustel osalemine. x x Vormistamine. x x Tööle asumine. x x Uute ja muutunud personaliandmete edastamine ja SAP-i kandmine. x x Uue teenistuja juurdepääsuload ja vahendid. x x Elektroonilise toimiku pidamine. x x Dokumentide koopiad, ärakirjad, väljavõtted. x x Personalialased käskkirjad, v.a distsiplinaarkäskkirjad. x x RTIPi kasutamise juhendamine ja vajadusel muudatuste tegemine. x x Arhiveerimine. x x Puhkuste vormistamine. x x Lapsehoolduspuhkuse vormistamine. x x Lapsehoolduspuhkuse katkestamine, tööle asumine. x x Eriliigiliste puhkuste vormistamine. x x Uue perioodi puhkuste planeerimise algatamine. x x Töövõimetusest teavitamine ja SAP-i kandmine. x x x x x x x x Koolitusplaani administreerimine. x x x x x x x x x x x x Muud ülesanded. x x Vestlused. x x Praktikad. x x Personalistatistika ja -analüüs. x x Personalialaste juhendite/kordade jms korrasolek. x x Personalipartner (PP) Personalispetsialisti töö koordineerimine eelnevates punktides. x x Juhtide värbamine. x x Avatud uste päevad. x Tööandja saadikuks olemine. x Sõbraliku tööandja tiitel. x Uue töötaja sisseelamise programm. x x Lahkumisintervjuud. x x Lahkumiste analüüs. x x ROU (rahulolu-uuring)küsimustiku kaasamõtleja. x x ROU tulemuste tõlgendamine. x x ROU fookusgrupid. x x Kovisoonid. x x Väärtuste arutelu gruppides osalemine. x x Teenistujatega suhtlemine. x x Struktuuriüksuse juhiga koosseisukoosolek. x x Juhtide arengupäeva teema ettevalmistamine. x x Sisenevate (uute) juhtide toetamine ja värbamiskompetentside väljatöötamise grupis osalemine. x x Juhtkonna nõupidamistel osalemine ja nõustamine. x x Teenistuste/osakondade, laiendatud juhtkonna nõupidamistel osalemine. x x Ühekordsed projektid. x x Organisatsioonikultuurilised teemad. x x Teenistuskohtade klassifitseerimine. x x Kaastundeavalduse edastamine avaldamiseks. x x x Psühholoogiline nõustamine. x x x  Selgitused, sh teenuse osutamise tingimused Juhi või PP sisend personalile vakantse koha täitmiseks, juhi ootused kandidaadile, ametikoha eripärad (nt asenduskoht), palganumber jmt. SP on kursis värbamiskanalite valikuga (CV Online, CV Keskus, avalikud konkursid, sihtotsing, headhunting , FB, Instagram, LinkedIN, ajalehekuulutus, plakat, otse(mass)postitus jm). Leida nutikaid lahendusi. PP roll on olla juhtide värbamisel põhiline partner tippjuhile. Tema ülesandeks on konkursi etappide läbimõtlemine ja ta on ka ise osaline (vestlused, videointervjuude läbitöötamine, tripod i tõlgendamine ja seoste loomine jne). Tehnilise poole korraldab spetsialist. Muude kohtade osas planeeritakse Seisu ülevaatamine ja juhtidele esitamine. Algandmed paneb kokku SP ja suuremat pilti vaatab PP: kui palju on üle ja järeltöötluses aktiivkonkursse, mis on lõppenud, kui palju on kandidaate ja kes on need reaalsed inimesed, kellega värbamistööd teha, kui palju on lõpusirgel, milliste konkurssidega tuleb rohkem vaeva näha. Rahandusministeeriumile aastakokkuvõtte esitamine. Võimalusel osaleb ise ja aitab kaasa mõelda aastaplaani koostamisel, kus osaleda. Poolaastaplaani koostamine on hädavajalik, sest paljud üritused on pikalt ette planeeritavad (intellektiga, avatud uste päevad, kõrgkoolide teema). Seega peab põhisündmuste kohta olema varakult info välja otsitud. Tehnilise poolega tegeleb SP koostöös kommunikatsiooni ja põhitegevuse inimestega. Juht kooskõlastab uue teenistuja tööleasumise aja, palga, koormuse, kohaldatava katseaja, juhendaja. SP algatab Riigitöötaja portaalis pakkumise ja töölevormistamise. SP korraldab töökoha loomise, tellib ligipääsud, organiseerib sisseelamise programmi ja annab sisendi haldusspetsialistile tervisekontrolli saatmiseks. MJT puhul eraldi kokku leppida. Uued/muutunud personaliandmed edastab asutuse kontaktisik RTK-le DHS-i/e-kirja vahendusel. SP taotleb IT-lt uuele teenistujale juurdepääsuload registritele ja programmidele ning vajalikud Teenistujate elektrooniliste toimikute pidamine DHS-s. 2023 a. läks KA ja PA üle Riigitöötaja isikuandmetemoodulile, seega töötajat puudutavad dokumendid on seal. Kui on vajadust vaadata Dokumentide koopiate, ärakirjade ja väljavõtete väljastamine ja personalipartnerile kinnitamisele suunamine. Personalialaste käskkirjade vormistamine, v.a distsiplinaarkäskkirjad. Teenistujate nõustamine RTIP-i keskkonna kasutamisel, oma pädevuste ulatuses vajadusel muudatuste tegemine. Personalil ei ole enam pabertoimikuid, on digitaalsed. 1. mai 2024 on läinud arhiivi pidamine üle RTK-le. Töötajate ajakava puhkused vormistatakse RTIP-i puhkuste moodulis. Pärast kooskõlastus(t)e ja kinnituse saamist kanduvad taotluse andmed automaatselt SAP-i. SP on vahelüli, kui inimene soovib enda puhkust muuta, et kontrollida, kas tühistatud puhkusele määratakse uus periood. RTIP-i puhkuste moodulis koostab teenistuja LHP-le jäämise puhkusetaotluse. Haldur kontrollib ja lisab RTK teavituse saajaks, kes teeb vastavad kanded SAP-is ja TÖR-is. Pärast kooskõlastus(t)e ja kinnituse saamist kanduvad taotluse andmed automaatselt SAP-i. RTIPi puhkuste moodulis koostab teenistuja LHP katkestamise puhkusetaotluse. Haldur kontrollib ja lisab teavituse saajaks RTK. Pärast kooskõlastus(t)e ja kinnituse saamist kanduvad taotluse andmed automaatselt SAP-i. RTK korrigeerib vajadusel töötaja saadaolevaid puhkusi SAP-is. RTIP-i puhkuste moodulis koostab teenistuja tasustamata puhkuse. Haldur kontrollib ja lisab teavituse saajaks RTK. Pärast kooskõlastus(t)e ja kinnituse saamist kanduvad taotluse andmed automaatselt SAP-i. Iga aasta novembris uue aasta puhkuste ajakavalise planeerimise käivitamine (RTK avamine). RTK-l on automaatne liides, mille kaudu nad saavad teavituse, et teenistuja on avanud/lõpetanud haiguslehe ja teevad sellest tulenevalt vastavad korrigeeringud palga väljamaksmisel. Ülese koolitusplaani kokkukogumine, KA kasutab PlanProd. RTIP-is koolituste administreerimine. Koolituste sihtrühmade vastavuse kontrollimine, vajadusel asenduste leidmine. Koolitustelt puudujate üle arvestuse pidamine. Koolitustelt puudujate operatiivne infokogumine. Koolitatavate transpordi korraldamine koostöös haldusspetsialistiga. Aruandluse pidamine. Uue töötaja infopäeva korraldamine. Töökorraldusreeglite muutmisest teavitamine. Teenistujate küsimustele vastamine, vajadusel nõu andmine. Arengu- ja hindamisvestluse, katseajavestluse läbiviimise koordineerimine, kaardistamine ja kokku lepitud vormis RTK-le edastamine. Tehnilise poole korraldamine (leping). Fontese palgauuring, RaM, JuMi statistika, ametikohtade klassifitseerimine jmt. Personalialase teavituse jm materjali ülespanek siseveebi, sh personalialaste kordade loetelu täiendamine, tühistatud kordade eemaldamine, info uuele töötajale. Personalispetsialisti töö on koordineeritud ja see on igapäevane suhtlus ning arutelu. Viib läbi juhtide, tipp-ekspertide värbamisi ja on tippjuhile partneriks. Tutvustab asutust värbamise eesmärgil. PP koordineerib ja juhib gruppi, kes ürituse läbi viivad; suhtleb kommunikatsioonijuhiga. Avatud uste päeva ettevalmistus on 2-3 kuud, see algab kuulutuse loomisega ja registreerimislingi koostamisega. Pärast registreerimist on pannakse paika kontseptsioon, mida ja kus näidatakse, mida täpselt räägitakse jne. Koos kommunikatsioonipartneriga saadikute koolitamine ja tagamine ning eestvedamine. Eesmärk on hoida märgist ja tulevikus vaadata üle, mida muutma peab. PP aitab uuel töötajal pärast vormistamist sisse elada: esimene tööpäev, PP vestlus, meene, tagasiside, juhi roll (vajalik välja töötada). PP küsib juhilt tagasiside, saadab lahkujale elektroonilise küsitluse ja pärast seda kutsub inimese vestlusele. PP viib teenistusest lahkujatega läbi lahkumisintervjuud. Lahkumispõhjuste analüüs nii aasta jooksul kui RAM-i aruandele lisamiseks, mis on uue aasta alguses. Tagasiside antakse nii juhtidele kui RAM-ile. Kui tehakse rahulolu-uuring, siis PP ülesanne on planeerida tegevus. Teha selgeks suur asutuse pilt ja seejärel iga struktuuriüksuse juhiga eraldi. Tulemusi tutvustatakse pärast ka iga struktuuriüksuse sees. PP võtab igast struktuuriüksusest paar inimest ja tehakse 3 fookusgruppi, et kitsaskohad ja rõõmud üle rääkida ning pärast fookusgruppe formuleerib PP tulemused. Saadetakse välja kutsed, broneeritakse ruum, jagatakse inimesed gruppideks ja hakatakse arutlema, lõpus on kokkuvõte. Üks arutelugrupp kestab u 2 tundi + ettevalmistus ja lõppjärelduste formuleerimine. Väiksemad struktuuriüksused on koos ja suuremad eraldi, sarnast tööd tegevad inimesed kogutakse kokku ja viiakse läbi kovisioonid. Need on teisisõnu arutelutoad: räägitakse, mis on organisatsioonis hästi, mis mitte, tehakse järeldused ja viiakse eesmärgid ellu. Kui hakatakse väärtusi üle vaatama, siis on PP-l selle juures eestvedav roll. Personali kaasuste lahendamine: konfliktid juhi ja alluva vahel, teenistuja läbipõlemine, vaimse tervise küsimused. Teenistujad tulevad ise rääkima ja küsima. 1x poolaastas kohtub PP struktuuriüksuse juhiga (kaasatud on SP) ja vaadatakse üle kõik struktuuriüksuse kooseisus olevad kohad, inimesed ja nendega seotud mured ning rõõmud. Arengupäeva sisuks on lühi-teemaseminarid aladel, millest juhid puudust tunnevad (nt: generatsioonide vahelised erinevused, kuidas viia läbi arenguvestlust jne). Tulevikuteema. Tulevikuteema PP nõustab juhtkonda personalialastes küsimustes. KA ja PA juhtkonna ja laiendatud osakonna juhtide np PP koostab esitluse (vajadusel kaasab infokorjeks personaliinimese), kus annab ülevaate suurematest muudatustest, ettevaatest jne). Praktika ja karjäärisüsteem, palgasüsteem, tööplaan, koolitusplaan jne. Milliseid hüvesid pakume, mis üritusi oodatakse jne. Tööpered, tase, palgatase, ametijuhendid jne. Kolleegi või tema lähedase surma korral kaastunde avaldamine asutuse poolt ajalehes Postimees (eelduseks lähedase isiku/teenistuja nõusolek). Vajadusel psühholoogilise nõustamise teenuse tagamine. AKI on oma koostööpartner.  KTTs vastutav(ad) Lisatäitja või kaasatud isik isik(ud) Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner KTT juht/ Personalispetsialist kommunikatsioonipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner RTK Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalispetsialist Personalipartner Personalipartner Personalipartner Personalipartner KTT Personalipartner Personalipartner Personalipartner Personalipartner Personalipartner Personalipartner Personalipartner Personalipartner Personalipartner Personalipartner Personalipartner Personalipartner Personalipartner Personalipartner Personalipartner Personalipartner Personalipartner Personalipartner Personalipartner Personalipartner KTT juht Personalipartner KTT juht  TEABEHALDUS KTT pädevuses on järgmiste ülesannete täitmine KA PA AKI Asutuste teabehaldusteenuse tagamine x x x 1 Dokumendihaldus x x x 2 Sisekoolitused Krüptopulk - AKI (asub Lõkke 4, hoonest välja ei ole x 3 lubatud viia)? x x x 4 Paberdokumendid (mis saabuvad postiga) x x x 5 Arhiivihaldus x x x 6 Rahvusarhiivi töökeskkonna ASTRA kasutamine 7 Majasiseste kordade edendaja x x x 8 Andmehalduse korraldamine x 9 Infoturbe korraldamine x Lk 20 /30st  TEABEHALDUS x x x 19 Digipädevuse edendaja 21 Avalikud teenused x x Lk 21 /30st  TEABEHALDUS KTTs vastutav (ad) Selgitused, sh teenuse osutamise tingimused Lisatäitja või kaasatud isik isik(ud) E-posti-, DVK- ja lihtposti haldus. Vajadusel volikirjade ja käskkirjade koostamine. DHS-i üldpõhimõtete haldamine (sh korrad, liigitusskeemid jmt), dokumendihalduse korraldamine, sh töö dokumentidega.Deltaga seotud RTK/KTT küsimused, probleemid, lahendused, statistika. DHS-i teabele kaitse korraldamine. teabehalduspartner DHS-i peakasutaja rolli täitmine. Arhiivi korraldamine. RTK (kontaktisik) Sisekoolitused (DELTA). RTK/KTT teabehalduspartner RTK (kontaktisik) Krüpteeritud AKI dokumentide avamine ja dekrüpteeritud dokumendi uuesti salvestamine DHS-i (krüptopulga parooli uuendab üks kord aastas AKI valdkonnajuht). RTK RTK KTT tugiteenuste spetsialist annab postiga saabunud paberdokumendid RTK/KTT kokkulepitud viisil RTK-le, kes organiseerib kirjade skaneerimise ja jõudmise DHSi; teabehalduspartner (paberkirjad jäävad alles 1 aastaks). RTK (kontaktisik) Arhiivide üle arvestuse pidamine. Dokumentide arhiivi vastuvõtmise, laenutamise, hävitamise korraldamine (hinnapakkumiste küsimine, sh laadimistööde ja transpordi tellimine). Arhiivihoidlas töötamine, vastavalt vajadusele (hoidlad asuvad Tatari tn 39 ja Tartu mnt 85/1. RKAS-i kinnisvarahalduriga suhtlemine RTK/KTT seoses Tartu mnt hoidlaga). Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi vastavalt teabehalduspartner arhiivieeskirja nõuetele. RTK (kontaktisik) Asutuste liigitusskeemide üle arvestuse pidamine Rahvusarhiivi digitaalses RTK/KTT töökeskkonnas ASTRA ja kooskõlastamine Rahvusarhiiviga. teabehalduspartner RTK (kontaktisik) Teabehalduskorra/dokumendihalduskorra koostamine, ajakohasena hoidmine. KTT teabehalduspartner Andmehalduse korraldamine. KTT teabehalduspartner EITS-i rakendamine, infoturbe korraldamine. KTT teabehalduspartner Lk 22 /30st  TEABEHALDUS Erinevate keskkondade tutvustamine, koolituste tellimine/otsimine, juhendite ja diginurgakese pidamine. KTT teabehalduspartner Avalike teenuste koordineerimine. KTT teabehalduspartner Lk 23 /30st  KTT pädevuses on järgmiste ülesannete täitmine Kommunikatsiooniteenus 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20  KTT pädevuses on järgmiste ülesannete täitmine KA Kommunikatsiooniteenus Ürituste korraldamine x Koostöökokkuleppe sõlminud asutuste tekstide (menetlusdokumentide, pressimaterjalide, ametlike perioodiliste jt väljaannete) toimetamine ja korrektuur x Vajadusel tõlgete tegemine asutuse kodulehe jt väljaannete jaoks x Tõlkimistööde tellimine x Osalemine kodulehtede sisu loomisel x KTT esindamine oma tegevusvaldkonna kohtumistel x Asutuste struktuuriüksustega teabe vahetamine ja koostöö tegemine x Muude peadirektori või koostöö ja tugiteenuste teenistuse juhataja antud, seadusega kooskõlas olevate teenistusalaste ülesannete, juhiste ja korralduste täitmine x Uudishimupausid x Laste jõulupeod x Kommunikatsioonipartner Meediasuhted x Välisveeb x Siseveeb x Kommunikatsioonistrateegia loomine ja täitmine x Sotsiaalmeedia haldus ja sisuloome (LinkedIn) x Ürituste korraldamine x Artiklid x Bränding x Meediaüritused x Kommunikatsioonitegevuste aastaplaani koostamine x PA AKI Selgitused, sh teenuse osutamise tingimused Registreerimislehtede organiseerimine, registreerunute tabelite x pidamine, infokirjade koostamine ja kõige muu vajalikuga abistamine. Kõikide vajalike tekstide toimetamine. x x Lühemate ja kiiremate tekstide tõlkimine eesti-inglise suunal ja x x vastupidi. Pikemad-keerulisemad tekstid ja need, millega on rohkem aega, x x lähevad aja kokkuhoiu mõttes tõlkebüroosse. Vajadusel tekstide koostamisega (nt ingliskeelse teksti põhjal x eestikeelse lühiuudise loomine jms). x x x x x x x X Ettevalmistus x x Pressiteated, päringud jms Sisuloome, toimetamine, uuendamine, v.a otsuste info, ülespanemine Sisuloome, toimetamine, uuendamine, ülespanemine Briifid, pressikonverentsid jms  KTTs vastutav(ad) Lisatäitja või isik(ud) kaasatud isik Ürituste koordinaator KTT Ürituste koordinaator KTT Ürituste koordinaator KTT Ürituste koordinaator KTT Ürituste koordinaator KTT Ürituste koordinaator KTT Ürituste koordinaator KTT Ürituste koordinaator KTT Ürituste koordinaator KTT Ürituste koordinaator KTT Kommunikatsioonipartner KTT Kommunikatsioonipartner KTT Kommunikatsioonipartner KTT Kommunikatsioonipartner KTT Kommunikatsioonipartner KTT Kommunikatsioonipartner KTT Kommunikatsioonipartner KTT Kommunikatsioonipartner KTT Kommunikatsioonipartner KTT Kommunikatsioonipartner KTT KTT pädevuses on järgmiste ülesannete KA PA AKI täitmine Asutuste teabehaldusteenuse tagamine 1 Postkasti tühjendamine x x x Uksetelefoniga ukse avamine Tatari tn 39, 2 x x x Tallinn. Külaliste vastuvõtmine Kohvilaud / külalistega 3 seotud tegevuste juures x x x abistamine. 4 Kohvimasinate puhastus x x x Ametisse saabunud 5 x x x pakkide korraldamine 6 Ametite üldtelefonid x x x Raamatute andmebaasi 7 x haldamine  Selgitused, sh teenuse osutamise tingimused KTTs vastutav (ad) isik(ud) Võtta postkastist kirjad, ajalehed jm: PA ajalehed (PA puhkeruumi), igapäevaselt; AKI ajalehed (AKI koridori lauale - ainult KTT tugiteenuste spetsialist kolmapäeval Eesti Ekspress); KA ajalehed (KA II korruse puhkeruumi); tähitud kirjade vastuvõtmine (vaja ID-kaarti) Uksetelefonile vastamine. Kui inimene on fuajees vastu võetud, antakse külalise kutsunud KTT tugiteenuste spetsialist teenistujale teada telefoni või Skype'i teel. Ametite teenistujad täidavad ruumikalendrid vajaliku infoga: kelle juurde tuleb, kui mitu inimest, mis on vaja ette valmistada jne. Vastavalt kalendris märgitule abistatakse KTT tugiteenuste spetsialist kohvilauaga, individuaalteenust ei pakuta (st kui tuleb 1-3 inimest, siis külaliste kontakt tegeleb kohvi ja näksiga ning tagab, et mustad nõud jõuavad kööginurka). Hommikul puhastab kõik kohvimasinad (pikk pesu 1x nädalas, hommikul kohvimasin töötab, KTT tugiteenuste spetsialist sh piimasüsteem). DPD jms kulleri asutusse toodud pakid pannakse fuajees kappi, v.a söögiks tellitud toidupakid. KTT tugiteenuste spetsialist Info edastamine isikule Skype'i või telefoni teel. Ametite üldtelefonidele (667 2400, 627 4135, 627 7900) vastamine (nn kõnekeskus). Kõnede KTT tugiteenuste spetsialist edasisuunamine vastavalt vajadusele. Raamatute üle arvestuse pidamine ühistöökeskkonnas Kontor (Exceli tabel KTT tugiteenuste spetsialist ühiskasutuses). Lisatäitja või kaasatud isik KTT KTT KTT KTT KTT KTT KTT